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Cessation de pratique
- Théâtre de Quat'sous, Les architectes FABG
Photo: Steve Montpetit
Lorsqu’un architecte cesse d’exercer sa profession définitivement ou temporairement, diverses mesures sont mises en place afin d’assurer la conservation des dossiers et des documents dont il est l’auteur. Le Règlement sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des architectes du Québec indique la procédure à suivre en pareilles circonstances.
La cessation d’exercice peut être volontaire, comme dans le cas du départ à la retraite ou d'une démission, ou involontaire, comme dans le cas d’un décès, de la radiation ou de la limitation du droit d’exercice. La période pendant laquelle l’architecte cesse d’exercer déterminera la procédure à suivre, c'est-à-dire soit la cessation d’exercice définitive ou temporaire.
Cessation d'exercice définitive
Lorsque l’architecte prend sa retraite ou cesse d’exercer de façon permanente ou pour une période indéterminée, la cessation est considérée comme définitive. Cela n’affecte en rien les droits d’un membre de demander sa réinscription au tableau de l’Ordre, pourvu qu’il satisfasse aux exigences.
L’architecte qui prend sa retraite peut choisir de demeurer membre de l’Ordre. Il n’est alors pas tenu de se soumettre aux procédures de cessation d’exercice. Pour plus d'information, consultez la section Retraite.
Avis officiels, remise du sceau et cession des dossiers
Dans les 30 jours suivant la date de cessation d’exercice, l’architecte doit transmettre au service de l’admission de l’Ordre un avis écrit mentionnant la date de cessation et le nom et les coordonnées du cessionnaire de ses dossiers. Il doit aussi retourner à l’Ordre son sceau d’architecte.
Enfin, l’architecte assuré auprès du Fonds des architectes devra aviser le Fonds de sa cessation d’exercice.
Documents utiles
Le cessionnaire et ses obligations
Les architectes assujettis à l’obligation de trouver un cessionnaire sont ceux qui exercent à leur propre compte, c’est-à-dire qui ont le statut de patron. Les architectes à l’emploi d’une société ou d’un organisme ne sont pas visés par cette obligation.
Le cessionnaire est la personne à qui l’architecte cède ses dossiers, livres et registres et qui en assure la conservation : un architecte, une université québécoise, les Archives nationales du Québec, le Centre Canadien d’Architecture ou, avec l’approbation de l’Ordre, toute autre personne ou tout autre organisme.
Obligations du cessionnaire
Dans les 30 jours suivant la date où il prend possession des dossiers, le cessionnaire ou le secrétaire doit, selon le cas, donner l’un ou l’autre des avis suivants :
• un avis écrit à chaque client l’informant :
– de la date et du motif de la prise de possession;
– du délai qu’il a pour accepter la cession, reprendre les éléments du dossier qui lui appartiennent ou en demander le transfert à un autre architecte;
– des coordonnés du cessionnaire et des heures où on peut le joindre.
• un avis dans un journal desservant la région où l’architecte exerçait sa profession, publié deux fois, à 10 jours d’intervalle, et contenant les renseignements ci-dessus.
Le cessionnaire qui donne l’un ou l’autre avis doit en transmettre une copie au secrétaire de l’Ordre.
Outre la prise de possession des dossiers et la transmission d’un avis, le cessionnaire qui a la garde des dossiers doit assumer les responsabilités suivantes :
• prendre les mesures de conservation nécessaires afin de sauvegarder les intérêts des clients de l’architecte qui cesse d’exercer;
• permettre aux personnes qui en ont le droit de prendre connaissance des documents qui les concernent et d’en obtenir copie;
• conserver les dossiers qui lui ont été transmis pendant une période d’au moins cinq ans.
Dossiers, livres et registres devant être conservés
Les documents qui doivent être conservés sont ceux :
a) qui ont été établis pour des projets :
i) dont la fin des travaux a eu lieu au cours des huit dernières années;
ii) commencés mais non terminés au cours des huit dernières années;
b) qui ont fait l’objet d’un mandat pour lequel le dernier service a été rendu au cours des cinq dernières années;
c) pour lesquels un avis de l’existence d’un vice de construction a été signifié à l’architecte, et ce, au cours des 59 mois précédant la date de cessation d’exercice.
Si aucun des documents de l’architecte ne correspond aux critères ci-dessus ou s’ils se trouvent entre les mains des architectes qui l’employaient ou pour lesquels il agissait à titre de pigiste, l’architecte doit en aviser le service de l’admission.
L’architecte peut transférer l’ensemble de ses dossiers à un cessionnaire afin d’en assurer la conservation. La création d’un Fonds d’archives auprès d’une société d’histoire ou auprès des Archives nationales du Québec, entre autres, peut s’avérer utile pour d’éventuelles recherches historiques.
Cessation involontaire et décès
Lorsque la cessation est involontaire, par exemple lorsqu’un architecte est radié du tableau de l’Ordre ou fait l’objet d’une limitation d’exercice, il doit retourner à l’Ordre dans les huit jours tous les sceaux dont il est détenteur. Il doit aussi, dans les 30 jours, confier ses dossiers à un cessionnaire ou à l’Ordre.
Lors du décès d’un architecte, le liquidateur de la succession doit retourner à l’Ordre le sceau de l’architecte. Il doit également céder les dossiers de l’architecte à un cessionnaire et en aviser l’Ordre ou, s’il ne trouve pas de cessionnaire, céder les dossiers à l’Ordre. Il est important de vérifier si l’architecte avait, de son vivant, pris des dispositions en vue de céder ses dossiers à un confrère ou une consœur en cas de décès.
Le liquidateur de la succession doit aussi communiquer avec le Fonds des architectes afin que la succession demeure protégée par la couverture d’assurance responsabilité professionnelle de l’architecte pour les actes posés avant son décès.
Cessation d’exercice temporaire
La cessation d’exercice est dite temporaire lorsque l’architecte est en mesure de déterminer la date à laquelle il reprendra l’exercice de sa profession.
Avis à l'Ordre et remise du sceau
L’architecte qui cesse d’exercer provisoirement sa profession doit aviser le service de l’admission de l’Ordre dans les 15 jours suivant la date de cessation. L’avis doit comprendre la date et la durée de la cessation, ainsi que le nom du membre de l’Ordre qui a accepté d’agir comme gardien provisoire des dossiers. Le sceau d’architecte doit être joint à l’envoi.
L’architecte assuré auprès du Fonds des architectes devra aviser le Fonds de sa cessation d’exercice temporaire.
Lorsqu’un membre est radié de façon temporaire ou qu’il fait l’objet d’une limitation d’exercice, il doit retourner son sceau à l’Ordre dans les huit jours. Il doit aussi remettre ses dossiers à un gardien provisoire ou à l’Ordre.
Gardien provisoire
Les architectes assujettis à l’obligation de trouver un gardien provisoire sont ceux qui exercent à leur propre compte, c’est-à-dire qui ont le statut de patron. Les architectes à l’emploi d’une société ou d’un organisme ne sont pas visés par cette obligation.
Le gardien provisoire est un architecte qui, pendant la durée de la cessation temporaire, assure la garde des dossiers de l’architecte ayant cessé d’exercer.
Obligations du gardien provisoire
Les principales obligations du gardien provisoire sont de prendre possession des dossiers de l’architecte et de :
• prendre les mesures de conservation nécessaires afin de sauvegarder les intérêts des clients de l’architecte qui cesse d’exercer;
• permettre aux personnes qui en ont le droit de prendre connaissance des documents qui les concernent et d’en obtenir copie;
• transmettre un avis aux clients de l’architecte les informant de la cessation temporaire ou faire publier un tel avis dans les journaux si la durée de la cessation excède six mois et qu’elle résulte d’une radiation temporaire ou d’une suspension du droit d’exercice;
• remettre à l’architecte ses dossiers quand il reprend l’exercice de la profession.
Documents utiles
Retraite
L’architecte qui prend sa retraite doit aviser le service de l’admission par écrit de la date de son départ à la retraite et de son intention de maintenir ou non son adhésion à l’Ordre.
Si l’architecte est assuré par le Fonds des architectes, il doit communiquer avec le Fonds pour faire ajuster sa police d’assurance responsabilité professionnelle. Une protection lui sera offerte pour couvrir les actes professionnels posés antérieurement.
Le sceau d’architecte doit être retourné à l’Ordre dans les huit jours suivant le départ à la retraite.
Il est possible de demeurer membre de l’Ordre tout en étant à la retraite, ce qui permet de conserver le titre d’architecte, de recevoir le magazine Esquisses, de bénéficier des régimes collectifs d’assurance offerts aux membres de l’Ordre, de voter aux assemblées de l’Ordre et de s’impliquer au sein des comités de l’Ordre. Le membre retraité peut aussi accompagner un futur architecte dans ses démarches d’accès à la profession à titre de mentor.
L’architecte qui répond aux critères peut maintenir son inscription au tableau de l’Ordre en acquittant une cotisation réduite pour les membres à la retraite.
L’architecte retraité qui demeure membre de l’Ordre n’a pas l’obligation de céder ses dossiers, livres et registres. L’Ordre lui recommande toutefois de prendre des dispositions avec un autre architecte ou avec un organisme qui sera disposé à agir comme cessionnaire en cas de décès ou d’inaptitude et d’en faire part à ses proches ou à l’Ordre.
L’architecte retraité qui ne souhaite pas demeurer membre de l’Ordre doit remplir les exigences de cessation d’exercice en trouvant un cessionnaire qui conservera ses dossiers, livres et registres.
Conséquences de la cessation d'exercice
Les conséquences d’une démission, d’une radiation du tableau des membres, d’une limitation d’exercice ou d’une révocation de permis sont les suivantes :
• interdiction de porter le titre professionnel d’architecte et de l’inscrire sur la carte d’affaires, sur la papeterie, dans les annuaires téléphoniques ou sur un site Web, entre autres;
• interdiction de se désigner comme architecte ou de laisser croire à une personne que l’on est architecte;
• interdiction de pratiquer la profession;
• fin de l’admissibilité à tous les régimes offerts aux membres, comme le régime collectif d’assurance de personne (vie, maladie, médicaments) ou d’assurance automobile et habitation;
• fin de la police d’assurance responsabilité professionnelle.
À la suite d’une démission, l’ancien architecte peut bénéficier d’une couverture sans frais pour couvrir sa pratique antérieure. La succession d’un architecte décédé peut aussi bénéficier de cette protection. Pour de plus amples renseignements, contactez le Fonds des architectes.
Toute personne qui utilise le titre d’architecte ou pose les actes professionnels réservés aux architectes alors qu’elle n’est pas inscrite au tableau de l’Ordre est passible d’une poursuite pour exercice illégal ou usurpation de titre.
Le fait d’être trouvé coupable d’exercice illégal ou d’usurpation de titre alors que vous n’étiez plus membre de l’Ordre pourrait faire obstacle à votre réinscription au tableau de l’Ordre.
