Ouvrir une firme d’architecture

L’architecte peut offrir ses services par le biais d’entreprises de différentes formes juridiques :

  • l’entreprise individuelle
  • la société en nom collectif
  • la coopérative de services
  • l’organisme à but non lucratif
  • la société par actions (incorporation)
  • la société en nom collectif à responsabilité limitée (SENCRL)

L’architecte doit déclarer sa firme à l’Ordre, dans les 30 jours suivant la date d’ouverture, en remplissant le formulaire de déclaration d’ouverture de firme dans l’Espace membre. Le Fonds des architectes émet ensuite la police d’assurance, à la demande de l’Ordre.

Des frais d’ouverture de 321,93 $ pour les incorporations et les SENCRL couvrent l’analyse du respect de la réglementation, ces deux formes juridiques étant concernées par le Règlement sur l’exercice de la profession en société. Les autres formes juridiques d’entreprise ne sont pas touchées par ces frais ni par ce règlement.

Réouvrir sa firme

L’architecte qui souhaite réouvrir sa firme doit communiquer son intention par courriel à l’adresse suivante : [email protected]. Il devra mentionner l’adresse de sa firme ainsi que la date à partir de laquelle il souhaite la réouvrir. Par la suite, le personnel de l’Ordre communiquera l’information auprès du Fonds des architectes afin de réouvrir la police d’assurance associée à cette firme. 

Avant de déclarer sa firme

Avant de déclarer sa firme à l’Ordre, l’architecte doit s’assurer que la réglementation en vigueur est respectée :

  • Le nom de la firme ne doit pas induire le public en erreur ni être trompeur. Il ne peut pas non plus aller à l’encontre de la dignité de la profession. Par exemple, une firme composée d’un seul associé ou actionnaire ne peut indiquer « associés » au pluriel dans le nom de son entreprise (article 74, Code de déontologie).
  • Le nom principal de la firme ne doit pas être une dénomination numérique. L’Ordre tolère toutefois la dénomination numérique comme nom secondaire au Registraire des entreprises du Québec (article 74, Code de déontologie).
  • Les entreprises individuelles dont le nom comprend le prénom et le nom complet de l’individu n’ont pas l’obligation de s’enregistrer au Registraire des entreprises du Québec. Notons qu’un architecte ayant un nom de famille composé doit faire figurer celui-ci en entier dans le nom de son entreprise pour être exempté de cette obligation (article 21, Loi sur la publicité légale des entreprises).

Les articles suivants sont tirés du Règlement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux d’architectes :

  • Chaque bureau doit être identifié en façade par une enseigne qui indique la raison sociale utilisée (article 3.02 du règlement).
  • Un exemplaire du permis de chaque architecte doit être placé à la vue du public dans tout bureau ou bureau de consultation (article 3.05 du règlement).
  • Des exemplaires du Code de déontologie et du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des membres de l’Ordre professionnel des architectes doivent être offerts pour consultation publique dans tous les bureaux et bureaux de consultation (article 3.06 du règlement).
  • Il doit y avoir un registre contenant les renseignements de chaque mandat (article 2.01 alinéa a). Veuillez noter qu’un exemple est mis à votre disposition dans l’Espace membre.
  • Il doit y avoir un dossier à jour pour chaque mandat (article 2.02).
  • La firme doit être déclarée à l’Ordre dans les 30 jours suivant sa date d’ouverture (article 3.04 du règlement).
  • Chaque bureau doit être sous la surveillance d’un architecte (salarié ou actionnaire) lors des heures d’ouverture (article 3.03 du règlement).
  • L’architecte doit veiller au secret professionnel et s’assurer de la confidentialité des documents, de l’identité du client et des communications avec ce dernier (article 42, Code de déontologie).
  • Il est recommandé de prévoir un gardien provisoire des dossiers en cas d’incapacité temporaire ou permanente. Pour plus d’informations, veuillez consulter le modèle de convention relative à une cession de dossiers ou à une garde provisoire.

 

  • L’architecte qui offre ses services par le biais d’une entreprise individuelle, d’une société en nom collectif (SENC), d’un organisme à but non lucratif ou d’une coopérative de services doit souscrire, auprès du Fonds des architectes, une police d’assurance responsabilité professionnelle couvrant un montant de garantie d’au moins 1 000 000 $ par sinistre et d’au moins 2 000 000 $ pour l’ensemble des sinistres présentés contre la société au cours d’une période de garantie n’excédant pas 12 mois.

 

  • L’architecte qui offre ses services par le biais d’une incorporation ou d’une société en nom collectif à responsabilité limitée (SENCRL) doit souscrire, auprès du Fonds des architectes, une police d’assurance responsabilité professionnelle couvrant un montant de garantie d’au moins 1 250 000 $ par sinistre et d’au moins 2 500 000 $ pour l’ensemble des sinistres présentés contre la société au cours d’une période de garantie n’excédant pas 12 mois (article 10, alinéa 3, Règlement sur l’exercice de la profession en société).

 

Les architectes n’ont pas besoin de contacter le Fonds des architectes pour souscrire une assurance responsabilité professionnelle. L’Ordre se charge d’informer le Fonds à la suite de l’ouverture d’une firme par un architecte dans l’Espace membre.

Règlement sur la souscription obligatoire au Fonds d’assurance responsabilité professionnelle de l’Ordre des architectes du Québec

Plus de 50 % des droits de vote rattachés aux actions ou aux parts sociales de la société sont détenus :

  • a) soit par des architectes;
  • b) soit par des personnes morales, des fiducies ou toute autre entreprise dont les droits de vote rattachés aux actions, parts sociales ou autres titres de participation sont détenus à 100 % par des architectes;
  • c) soit à la fois par des personnes, des fiducies ou toute autre entreprise visées aux sous-paragraphes a et b;
    • aucun fabricant ou grossiste de matériaux, ni aucune personne détenant majoritairement les actions d’un tel fabricant ou grossiste ne détient d’action ou de part sociale de la société;
    • les administrateurs du conseil d’administration de la société par actions ou les administrateurs d’une société en nom collectif à responsabilité limitée sont en majorité des architectes;
    • le président du conseil d’administration de la société par actions ou la personne qui exerce des fonctions similaires dans une société en nom collectif à responsabilité limitée est architecte et, selon le cas, actionnaire avec droit de vote ou associé;
    • seul un architecte est investi, par entente ou par procuration, de l’exercice du droit de vote se rattachant à une action ou à une part sociale détenue par un architecte ou par une personne morale, une fiducie ou toute autre entreprise visée au sous-paragraphe b du paragraphe 1;
    • La société doit avoir un emplacement situé au Québec;
    • L’architecte s’engage à produire une déclaration annuelle à l’Ordre et à acquitter les frais relatifs avant le 1er avril de chaque année.

Règlement sur l’exercice de la profession en société

Pour plus d’informations concernant le démarrage d’une firme, veuillez consulter le guide Lancer sa firme d’architecture : l’essentiel disponible dans l’Espace membre.

Mettre à jour sa firme

Le répondant a l’obligation de transmettre à l’Ordre tout changement relatif sa firme, à l’exception du mouvement des employés. Les architectes employés d’un bureau d’architecte doivent mettre à jour leur emploi sur l’Espace membre lorsqu’ils joignent une firme ou lorsqu’ils cessent d’y exercer.

Tout changement d’adresse, ajout et retrait d’actionnaire ou d’associé doit être déclaré à l’Ordre dans les 30 jours suivant le changement. Pour ce faire, le répondant se rend sur son Espace membre à l’onglet Firme d’architecture et procède à la mise à jour des informations concernant sa firme en cliquant sur «Mes firmes» et ensuite sur le bouton «Modifier/fermer». Suite à la réception de ces informations, le personnel de l’Ordre coordonnera la mise à jour de l’information avec le Fonds des architectes afin que la police d’assurance reflète la nouvelle réalité de la firme.

Les sociétés par actions et les sociétés en nom collectif à responsabilité limitée (SENCRL) sont assujetties au Règlement sur l’exercice de la profession d’architecte en société. Par conséquent, chaque année, le répondant doit produire une déclaration annuelle pour chacune des firmes qu’il possède dont la forme juridique est une société par actions ou une SENCRL. Cette déclaration vise à confirmer les renseignements relatifs à la firme en plus de confirmer le respect du règlement en vigueur.

Le bouton pour la déclaration annuelle est accessible dans l’Espace membre du répondant sous la section Firme d’architecture à compter de la mi-février de chaque année pour produire cette déclaration. Des frais de 224,20$ sont chargés à la fin de la procédure.

Une firme d’architecture qui n’offre plus de poser des actes reliés à l’architecture peut être fermée auprès de l’Ordre. Le répondant doit se rendre dans son Espace membre à la section Firme d’architecture, puis cliquer sur «Mes firmes» et ensuite sur «Modifier/fermer» . Par la suite, il doit indiquer une date de fermeture reflétant le moment à partir duquel la firme a cessé d’offrir des services reliés à l’architecture, puis il remplit la déclaration solennelle à la fin du processus. Suite à la réception de la demande de fermeture, le personnel de l’Ordre communique ces informations auprès du Fonds des architectes afin que la police d’assurance soit mise en prolongation.

L’Ordre recommande fortement d’annexer les renseignements du REQ à la demande de fermeture. Les renseignements auprès du REQ doivent soit montrer que la firme est radiée, soit montrer un code d’activité différent de 7751 – Bureau d’architectes afin de ne pas induire le public en erreur.

Les architectes exerçant sous une entreprise individuelle ou sous une société en nom collectif (SENC) qui envisagent de changer la forme juridique de leur entreprise pour une société par actions ou une SENCRL doivent dans un premier temps déclarer la nouvelle société dans l’Espace membre à la section Firme d’architecture. Par la suite, ils devront fermer l’ancienne société sur leur Espace membre (voir la procédure sur la fermeture d’une firme). Suite à la réception de ces demandes, l’Ordre communiquera le changement au Fonds des architectes afin d’ajuster la police d’assurance.

Le répondant d’une firme d’architecture qui transforme une SENCRL en société par actions doit en informer le personnel de l’Ordre à l’adresse suivante : [email protected]. Il doit mentionner la date à partir de laquelle la firme change de forme juridique. Suite à la réception de la demande, l’information sera communiquée au Fonds des architectes afin de mettre la police d’assurance à jour.

Pour les fusions ou acquisitions d’entreprises, veuillez communiquer les changements à entreprendre à l’adresse suivante : [email protected] . Le personnel de l’Ordre vous orientera sur les démarches à prendre selon votre situation.

Pour en savoir plus