Firmes d’architecture
Ouvrir une firme d’architecture
L’architecte peut offrir ses services par le biais d’entreprises de différentes formes juridiques :
- l’entreprise individuelle
- la société en nom collectif
- la coopérative de services
- l’organisme à but non lucratif
- la société par actions (incorporation)
- la société en nom collectif à responsabilité limitée (SENCRL)
L’architecte doit déclarer sa firme à l’Ordre, dans les 30 jours suivant la date d’ouverture, en remplissant le formulaire de déclaration d’ouverture de firme dans l’Espace membre. Le Fonds des architectes émet ensuite la police d’assurance, à la demande de l’Ordre.
Des frais d’ouverture de 367,92 $ (taxes incluses) pour les incorporations et les SENCRL couvrent l’analyse du respect de la réglementation, ces deux formes juridiques étant concernées par le Règlement sur l’exercice de la profession en société. Les autres formes juridiques d’entreprise ne sont pas touchées par ces frais ni par ce règlement.
Rouvrir sa firme
L’architecte qui souhaite rouvrir sa firme doit communiquer son intention par courriel à l’adresse [email protected]. Il lui faudra mentionner l’adresse de sa firme ainsi que la date à partir de laquelle la réouverture est souhaitée. Par la suite, le personnel de l’Ordre communiquera l’information à la direction du fonds d’assurance afin de rouvrir la police d’assurance associée à cette firme.
Avant de déclarer sa firme
Avant de déclarer sa firme à l’Ordre, l’architecte doit s’assurer que la réglementation en vigueur est respectée :
- Le nom de la firme ne doit pas induire le public en erreur ni être trompeur. Il ne peut pas non plus aller à l’encontre de la dignité de la profession. Par exemple, une firme composée d’un seul associé ou actionnaire ne peut indiquer « associés » au pluriel dans le nom de son entreprise (article 74, Code de déontologie).
- Le nom principal de la firme ne doit pas être une dénomination numérique. L’Ordre tolère toutefois la dénomination numérique comme nom secondaire au Registraire des entreprises du Québec (article 74, Code de déontologie).
- Les entreprises individuelles dont le nom comprend le prénom et le nom complet de l’individu n’ont pas l’obligation de s’enregistrer au Registraire des entreprises du Québec. Notons que l’architecte ayant un nom de famille composé doit faire figurer celui-ci en entier dans le nom de son entreprise pour être exempté de cette obligation (article 21, Loi sur la publicité légale des entreprises).
Les articles suivants sont tirés du Règlement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux d’architectes :
- Chaque bureau doit être identifié en façade par une enseigne qui indique le nom utilisé (article 3.02 du règlement).
- Un exemplaire du permis de chaque architecte doit être placé à la vue du public dans tout bureau ou bureau de consultation (article 3.05 du règlement).
- Des exemplaires du Code de déontologie et du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des membres de l’Ordre professionnel des architectes doivent être offerts pour consultation publique dans tous les bureaux et bureaux de consultation (article 3.06 du règlement).
- Il doit y avoir un registre contenant les renseignements de chaque mandat (article 2.01 alinéa a). Veuillez noter qu’un exemple est mis à votre disposition dans l’Espace membre.
- Il doit y avoir un dossier à jour pour chaque mandat (article 2.02).
- La firme doit être déclarée à l’Ordre dans les 30 jours suivant sa date d’ouverture (article 3.04 du règlement).
- Chaque bureau doit être sous la surveillance d’un architecte (salarié ou actionnaire) lors des heures d’ouverture (article 3.03 du règlement).
- L’architecte doit veiller au secret professionnel et s’assurer de la confidentialité des documents, de l’identité du client et des communications avec ce dernier (article 42, Code de déontologie).
- Il est recommandé de prévoir un gardien ou une gardienne provisoire des dossiers en cas d’incapacité temporaire ou permanente. Pour plus d’informations, veuillez consulter le modèle de convention relative à une cession de dossiers ou à une garde provisoire.
- L’architecte qui offre ses services par le biais d’une entreprise individuelle, d’une société en nom collectif (SENC), d’un organisme à but non lucratif ou d’une coopérative de services doit souscrire, auprès de la direction du fonds d’assurance, une police d’assurance responsabilité professionnelle couvrant un montant de garantie d’au moins 1 000 000 $ par sinistre et d’au moins 2 000 000 $ pour l’ensemble des sinistres présentés contre la société au cours d’une période de garantie n’excédant pas 12 mois.
- L’architecte qui offre ses services par le biais d’une incorporation ou d’une société en nom collectif à responsabilité limitée (SENCRL) doit souscrire, auprès de la direction du fonds d’assurance, une police d’assurance responsabilité professionnelle couvrant un montant de garantie d’au moins 1,5 M$ par sinistre et de 3 M $ par année (article 10, alinéa 3, Règlement sur l’exercice de la profession en société).
Les architectes n’ont pas besoin de contacter la direction du fonds d’assurance pour souscrire une assurance responsabilité professionnelle. L’Ordre s’occupe d’en informer la direction du fonds à la suite de l’ouverture d’une firme par un architecte dans l’Espace membre.
Plus de 50 % des droits de vote rattachés aux actions ou aux parts sociales de la société sont détenus :
- a) soit par des architectes;
- b) soit par des personnes morales, des fiducies ou toute autre entreprise dont les droits de vote rattachés aux actions, parts sociales ou autres titres de participation sont détenus à 100 % par des architectes;
- c) soit à la fois par des personnes, des fiducies ou toute autre entreprise visées aux sous-paragraphes a et b;
- aucun fabricant ou grossiste de matériaux, ni aucune personne détenant majoritairement les actions d’un tel fabricant ou grossiste ne détient d’action ou de part sociale de la société;
- les membres du conseil d’administration de la société par actions ou les administrateurs et administratrices d’une société en nom collectif à responsabilité limitée sont en majorité des architectes;
- le président ou la présidente du conseil d’administration de la société par actions ou la personne qui exerce des fonctions similaires dans une société en nom collectif à responsabilité limitée est architecte et, selon le cas, actionnaire avec droit de vote ou associé;
- seul un ou une architecte est investi, par entente ou par procuration, de l’exercice du droit de vote se rattachant à une action ou à une part sociale détenue par un ou une architecte ou par une personne morale, une fiducie ou toute autre entreprise visée au sous-paragraphe b du paragraphe 1;
- la société doit avoir un emplacement situé au Québec;
- l’architecte s’engage à produire une déclaration annuelle à l’Ordre et à acquitter les frais relatifs avant le 1er avril de chaque année.
Pour plus d’informations concernant le démarrage d’une firme, veuillez consulter le guide Lancer sa firme d’architecture : l’essentiel disponible dans l’Espace membre.
Mettre à jour l’information de sa firme
Le répondant ou la répondante a l’obligation de transmettre à l’Ordre tout changement relatif sa firme, à l’exception du mouvement du personnel. Les architectes employés ou employées d’un bureau d’architectes doivent mettre leur dossier à jour dans l’Espace membre au début et à la fin de leur emploi.
Tout changement d’adresse, ajout et retrait d’actionnaire ou d’associé ou associée doit être déclaré à l’Ordre dans les 30 jours suivant le changement. Pour ce faire, le répondant ou la répondante se rend sur son Espace membre à l’onglet Firme d’architecture et procède à la mise à jour des informations concernant sa firme en cliquant sur «Mes firmes» et ensuite sur le bouton «Modifier/fermer». Pour modifier les renseignements reliés aux associés et associées, il faut cliquer sur l’adresse du bureau où ils exercent. Une fois les changements effectués, le personnel de l’Ordre coordonnera la mise à jour de l’information avec le Fonds des architectes afin que la police d’assurance reflète la nouvelle réalité de la firme.
Les sociétés par actions et les sociétés en nom collectif à responsabilité limitée (SENCRL) sont assujetties au Règlement sur l’exercice de la profession d’architecte en société. Par conséquent, chaque année, le répondant ou la répondante doit produire une déclaration annuelle pour chacune des firmes qu’il ou elle possède dont la forme juridique est une société par actions ou une SENCRL. Cette déclaration vise à confirmer les renseignements relatifs à la firme en plus de confirmer le respect du règlement en vigueur.
Le bouton permettant d’effectuer la déclaration annuelle est accessible dans l’Espace membre du répondant ou de la répondante sous la section Firme d’architecture à compter de la mi-février de chaque année. Des frais de 258,69 $ (taxes incluses) sont facturés à la fin de la procédure.
Une firme d’architecture qui n’offre plus de poser des actes reliés à l’architecture peut être fermée auprès de l’Ordre. Le répondant ou la répondante doit se rendre dans son Espace membre à la section Firme d’architecture, puis cliquer sur «Mes firmes» et ensuite sur «Modifier/fermer» . Par la suite, il lui faut indiquer une date de fermeture reflétant le moment à partir duquel la firme a cessé d’offrir des services reliés à l’architecture, puis remplir la déclaration solennelle à la fin du processus. À la suite de la réception de la demande de fermeture, le personnel de l’Ordre communique ces informations à la direction du fonds d’assurance de l’Ordre afin que la police d’assurance soit mise en prolongation.
L’Ordre recommande fortement d’annexer les renseignements du REQ à la demande de fermeture. Les renseignements auprès du REQ doivent soit montrer que la firme est radiée, soit montrer un code d’activité différent de 7751 – Bureau d’architectes afin de ne pas induire le public en erreur.
Le changement de forme juridique d’une firme doit être effectué par le répondant ou la répondante. Voici la marche à suivre :
- Dans l’Espace membre, ouvrir l’onglet Firme d’architecture.
- Cliquer sur « Mes firmes », puis sur le bouton « Modifier/fermer ».
- Dans le champ « Forme juridique » du dossier de la firme, indiquer la nouvelle forme juridique et préciser la date effective du changement.
Dans tous les cas, la direction du fonds d’assurance de l’Ordre sera avisée du changement.
Veuillez noter que dans le cas d’une entreprise individuelle qui devient une société par actions, des frais de 321,95 $ seront facturés à la fin de la procédure à des fins d’analyse de conformité au Règlement sur l’exercice de la profession en société.
Pour les fusions ou acquisitions d’entreprises, veuillez communiquer les changements à entreprendre à l’adresse suivante : [email protected]. Le personnel de l’Ordre vous orientera sur les démarches à prendre selon votre situation.