Esquisses, vol. 29, no 1, printemps 2018

Contrats publics des municipalitésVents de changement

Place des gens de la mer et le parcours insulaire, Îles-de-la-Madeleine, Bourgeois Lechasseur architectes. La qualité de ce projet réalisé pour une municipalité a été soulignée par un Prix d'excellence de l'OAQ.
Photo : Adrien Williams

Un déjeuner-conférence organisé le 15 décembre dernier par l’Association des architectes en pratique privée du Québec (AAPPQ) a permis d’y voir plus clair dans les nouvelles règles de gestion des contrats publics des municipalités. Compte rendu.

Hélène Lefranc

Depuis le 1er janvier, les municipalités bénéficient d’une plus grande marge de manœuvre dans la gestion de leurs contrats publics. C’est l’une des conséquences de l’adoption, en juin 2017, du projet de loi 122 (Loi visant principalement à reconnaître que les municipalités sont des gouvernements de proximité et à augmenter à ce titre leur autonomie et leurs pouvoirs)*. Lors de l’évènement organisé par l’AAPPQ, Jocelyn Savoie, directeur des politiques au ministère des Affaires municipales et de l’Occupation du territoire (MAMOT), a présenté les principaux changements qui touchent à l’octroi des contrats de services professionnels.

D’emblée, il faut retenir que deux systèmes encadrent ces contrats, selon qu’ils sont de moins de 100 000 $ ou de 100 000 $ et plus.

Contrats de moins de 100 000 $

Sous le seuil des 100 000 $, les municipalités peuvent décider de leurs règles d’attribution des contrats. Pour cela, elles doivent adopter un Règlement de gestion contractuelle, qui remplace l’ancienne Politique de gestion contractuelle. Ce règlement doit préciser dans quelles circonstances les différents modes d’attribution s’appliquent – gré à gré, sur invitation, appel d’offres –, ainsi que les modes d’évaluation – plus bas soumissionnaire conforme, deux enveloppes, grille de pondération incluant le prix, avec ou sans négociation. Comme le souligne Jocelyn Savoie, « plusieurs scénarios sont possibles, c’est vraiment leur décision. Une municipalité pourrait inventer un autre mode, tant qu’elle le prévoit à son règlement ».

En théorie, une municipalité pourrait donc octroyer de gré à gré tous ses contrats jusqu’à concurrence de 99 999 $ (alors que le gré à gré était interdit jusqu’ici pour les contrats dépassant 25 000 $). Par contre, pour améliorer la transparence, la municipalité a l’obligation de déposer un rapport annuel portant sur sa gestion contractuelle. Et le règlement doit inclure des mesures pour assurer la rotation des fournisseurs pour tous les contrats accordés de gré à gré qui sont supérieurs à 25 000 $.

Pour les municipalités qui ne se dotent pas de règlement, l’ancien système perdure avec quelques modifications. Seuls les contrats de services professionnels de moins de 25 000 $ peuvent être attribués de gré à gré. Ceux entre 25 000 $ et 99 999 $ font l’objet d’un processus de sélection à deux enveloppes ou, ce qui est nouveau, avec une grille de pondération incluant le prix (nous y reviendrons).

Par ailleurs, il est toujours obligatoire de publier la liste des contrats de 25 000 $ ou plus sur le Système électronique d’appel d’offres du gouvernement (SEAO). Il faut en outre y mentionner le mode d’attribution de chaque contrat en vertu des dispositions du Règlement de gestion contractuelle, le cas échéant.

Contrats de 100 000 $ et plus

« Les accords de libéralisation des marchés, notamment ceux convenus avec l’Union européenne et le reste du Canada, couvrent dorénavant les contrats de services d’ingénieurs, d’architectes et d’arpenteurs-géomètres de 100 000 $ ou plus », signale le responsable du MAMOT. Dès que les modifications auront été intégrées à la législation, une municipalité ne pourra donc plus réserver ses contrats de moins de 500 000 $ aux professionnels régionaux.

Plusieurs changements touchent aussi les processus d’adjudication. Le mode de sélection à deux enveloppes (une première pour l’évaluation de la qualité sans connaissance du prix, puis une deuxième pour le prix) devient plus flexible, quoique le principe général subsiste. Le comité de sélection évalue toujours la qualité en se basant sur un minimum de quatre critères préalablement définis et selon un pointage maximal de 30 % par critère. Cette démarche aboutit à un pointage intérimaire. À la deuxième étape, on ouvre les enveloppes indiquant le prix des soumissions ayant obtenu une note de passage de plus de 70 % à la première étape.

Avant l’adoption de la nouvelle loi, le contractant était systématiquement déterminé par une équation (note intérimaire à laquelle on ajoutait le coefficient 50 avant de la multiplier par 10 000 et de la diviser par le prix). Le représentant du MAMOT le reconnaît : « Cette formule favorise les soumissions à bas prix qui consacrent des ressources minimales à la qualité. »

Or, désormais, les municipalités peuvent ajuster les différents paramètres dans le but de favoriser la qualité, du moment qu’elles font connaître les règles lors de la publication de l’appel d’offres. Ainsi, elles peuvent « jouer » avec le coefficient, qui peut varier de 0 à 50. Celui-ci peut être rendu public ou gardé secret pour éviter la prévisibilité et, donc, limiter le risque de collusion. Il est aussi possible de décider d’une note de passage pour un ou plusieurs critères de qualité. Autre nouveauté : quand deux propositions obtiennent le même pointage final, la municipalité n’est plus tenue de choisir celle proposant le plus bas prix.

Nouvelles options

Deuxième possibilité concernant les contrats de grande ampleur : les professionnels peuvent maintenant être sélectionnés en une seule étape, grâce à une grille de pondération incluant le prix. Les autres critères peuvent être notamment la qualité, la quantité de services, la modalité de livraison ou l’expérience. Chaque critère, y compris le prix, fait alors l’objet d’une pondération (pour un total de 100 %), le tout devant être annoncé au moment de la publication de l’appel d’offres. Alors qu’auparavant le prix était toujours déterminant, son incidence dans le choix du contractant peut maintenant être modulée à la guise des maîtres d’ouvrage, selon cette formule.

Le nouvel encadrement prévoit une troisième possibilité où l’évaluation selon la grille de pondération est suivie de discussions et de négociations. Ce processus était jusqu’ici réservé à certains types de projets, comme ceux relatifs à la biométhanisation. Il a également été utilisé dans le cas du Centre Vidéotron à Québec. Selon cette approche, la municipalité invite des fournisseurs, qui font alors une offre préliminaire. Après avoir sélectionné ceux qui l’intéressent, la Ville discute du prix ou de la proposition avec chacun en vue d’obtenir de leur part une seconde proposition sur laquelle elle basera son choix final.

Cette formule est essentiellement pensée pour les projets complexes ou les contrats exigeant un engagement à long terme entre le fournisseur et la Ville. Elle requiert qu’un tiers neutre accompagne l’ensemble du processus, notamment afin de protéger les fournisseurs durant les différentes étapes. Ce tiers, chargé de rédiger un rapport pour le conseil municipal, ne peut en être un élu, ni un membre du comité de sélection ou son secrétaire.

Portée et surveillance

On ignore toujours dans quelle mesure les municipalités utiliseront la latitude qu’elles viennent d’obtenir, mais toujours est-il que le responsable du ministère promet du soutien et de la formation. Deux guides sur la gestion des contrats de moins de 100 000 $ ont d’ailleurs déjà été publiés à l’intention des élus, des gestionnaires et des fonctionnaires. D’autres sont en préparation.

Québec entend également assurer un certain contrôle. Ainsi, alors que certains en étaient exemptés, tous les organismes municipaux sont maintenant assujettis aux règles s’appliquant aux municipalités en ce qui a trait à l’octroi des contrats publics. Le nombre d’organismes assujettis est ainsi passé de 1600 à 2400 depuis le 1er janvier. On veut ainsi éviter que des entités ne soient constituées pour contourner les règles, par exemple pour ne traiter que de gré à gré. En gros, dès que de l’argent provient de la municipalité, la nouvelle loi s’applique.

Rappelons aussi que le projet de loi 108 (Loi favorisant la surveillance des contrats des organismes publics et instituant l’Autorité des marchés publics [AMP])** a été adopté le 1er décembre dernier. En conséquence, les municipalités seront soumises à la surveillance et aux recommandations de l’AMP, qui devrait être fonctionnelle d’ici fin 2018. Elle aura aussi pour rôle de recevoir les plaintes.

Le MAMOT mise sur ces mécanismes de plainte ainsi que sur les obligations de transparence pour assurer l’intégrité des processus d’adjudication des contrats municipaux. « Nous tablons sur la professionnalisation et la responsabilisation progressive des conseils municipaux », indique Jocelyn Savoie. L’avenir dira si la confiance est méritée.

* Mémoire de l'OAQ sur le projet de loi 122

** Lettre de l'OAQ sur le projet de loi 108


 

 

Modes de gestion des contrats municipaux de services professionnels prévus par la nouvelle loi

Remarque : Le plus bas soumissionnaire conforme est toujours possible pour le choix des contrats de 100 000 $ et plus de construction, d’approvisionnement, de services non professionnels et d’exploitation d’un équipement municipal.