Esquisses, vol. 21, no 2, été 2010

Capsule du fonds d'assuranceL'archivage des dossiers de projets

Au fil des ans, l’accumulation des documents dans un bureau finit par bouffer tout l’espace disponible. Ce n’est pas une raison pour s’en débarrasser à la légère.

Vous le savez sûrement, le Règlement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux des architectes stipule que les dossiers de projets de l’architecte doivent être conservés pendant une période minimale de cinq ans à partir de la date du dernier service rendu ou, lorsque le projet est réalisé, à partir de la date de la fin des travaux. Le règlement prévoit aussi, dans les cas où l’architecte est avisé de l’existence d’un vice de construction ou d’un litige potentiel pouvant l’impliquer dans les cinq ans suivant la fin des travaux, que les dossiers devront être conservés pendant cinq ans à partir de la date d’un tel avis. Quant au Code civil, il prévoit une période générale de prescription de trois ans, à partir du premier jour de la connaissance du dommage, pour intenter un recours. Il découle de tout cela que la période de conservation minimale de tout document est de huit ans.

Comme la date de connaissance du problème variera d’un projet à l’autre, vous devez être à l’affût des indices qui devraient vous inciter à conserver vos dossiers pendant une période allant au-delà du seuil minimal de huit ans. Ces indices peuvent être :

a)    un client difficile à satisfaire qui a manifesté des critiques au fil du projet;

b)    l’utilisation de méthodes de construction nouvelles;

c)    des difficultés avec l’entrepreneur au fil de l’exécution des travaux;

d)    la complexité du projet;

e)    votre simple intuition.

Être attentif à ces indices est important, car une poursuite intentée au-delà de la période légale de conservation de ces documents deviendra difficile à contester et à défendre si la documentation du projet n’existe plus. Cela serait possible dans le cadre d’une poursuite en responsabilité contractuelle puisqu’il n’existe aucune prescription, sauf celle de trois ans qui débute à la date de connaissance du dommage.

Mais comment faire pour garder tous ces documents alors qu’ils sont de plus en plus volumineux et que les frais d’entreposage et d’archivage peuvent se révéler fort élevés? Est-il possible de convertir au format numérique tous les documents papier qui encombrent les classeurs?

En juin 2001, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information a permis d’encadrer la pratique déjà répandue de la numérisation des documents. En vertu des dispositions de cette loi, un document ainsi préservé a la même valeur juridique et peut servir aux mêmes fins que le document original sur support papier. Il faut cependant s’assurer que l’on peut prouver la validité et l’intégrité du transfert et de la migration des données.

Afin de mieux organiser l’archivage des dossiers et d’en respecter toutes les obligations, il est judicieux d’établir un calendrier d’archivage adapté à la réalité du bureau, ce qui constitue un excellent outil de gestion. À cette fin, l’Ordre des architectes, en collaboration avec les Archives nationales du Québec, a publié en 2005 un document intitulé Guide de gestion des archives des bureaux d’architectes[1]. Ce guide pratique et concis offre une méthode de classement et des règles de conservation qui aideront les architectes à mieux gérer leurs documents.

Enfin, rappelons que le Règlement sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des architectes du Québec prévoit quant à lui des dispositions particulières de conservation des registres et dossiers d’un membre de la profession qui cesse d’exercer. Si tel est votre cas, assurez-vous d’en prendre connaissance.

Avec la participation de Me Rosana Gonçalves et de Me Dominique Vézina, Donati Maisonneuve, s.e.c.r.l.


[1] Brigitte Racine, Caroline Sauvageau et coll., Guide de gestion des archives des bureaux d’architectes, Québec, Archives nationales du Québec et Ordre des architectes du Québec, 2005. Disponible en ligne, sur les sites de l'OAQ et de BAnQ.

L’archivage des dossiers de projets

Au fil des ans, l’accumulation des documents dans un bureau finit par bouffer tout l’espace disponible. Ce n’est pas une raison pour s’en débarrasser à la légère.

- La capsule du fonds d'assurence de la responsabilité professionnelle de l'OAQ -

Vous le savez sûrement, le Règlement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux des architectes stipule que les dossiers de projets de l’architecte doivent être conservés pendant une période minimale de cinq ans à partir de la date du dernier service rendu ou, lorsque le projet est réalisé, à partir de la date de la fin des travaux. Le règlement prévoit aussi, dans les cas où l’architecte est avisé de l’existence d’un vice de construction ou d’un litige potentiel pouvant l’impliquer dans les cinq ans suivant la fin des travaux, que les dossiers devront être conservés pendant cinq ans à partir de la date d’un tel avis. Quant au Code civil, il prévoit une période générale de prescription de trois ans, à partir du premier jour de la connaissance du dommage, pour intenter un recours. Il découle de tout cela que la période de conservation minimale de tout document est de huit ans.

Comme la date de connaissance du problème variera d’un projet à l’autre, vous devez être à l’affût des indices qui devraient vous inciter à conserver vos dossiers pendant une période allant au-delà du seuil minimal de huit ans. Ces indices peuvent être :

  1. un client difficile à satisfaire qui a manifesté des critiques au fil du projet;

  2. l’utilisation de méthodes de construction nouvelles;

  3. des difficultés avec l’entrepreneur au fil de l’exécution des travaux;

  4. la complexité du projet;

  5. votre simple intuition.

Être attentif à ces indices est important, car une poursuite intentée au-delà de la période légale de conservation de ces documents deviendra difficile à contester et à défendre si la documentation du projet n’existe plus. Cela serait possible dans le cadre d’une poursuite en responsabilité contractuelle puisqu’il n’existe aucune prescription, sauf celle de trois ans qui débute à la date de connaissance du dommage.

Mais comment faire pour garder tous ces documents alors qu’ils sont de plus en plus volumineux et que les frais d’entreposage et d’archivage peuvent se révéler fort élevés? Est-il possible de convertir au format numérique tous les documents papier qui encombrent les classeurs?

En juin 2001, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information a permis d’encadrer la pratique déjà répandue de la numérisation des documents. En vertu des dispositions de cette loi, un document ainsi préservé a la même valeur juridique et peut servir aux mêmes fins que le document original sur support papier. Il faut cependant s’assurer que l’on peut prouver la validité et l’intégrité du transfert et de la migration des données.

Afin de mieux organiser l’archivage des dossiers et d’en respecter toutes les obligations, il est judicieux d’établir un calendrier d’archivage adapté à la réalité du bureau, ce qui constitue un excellent outil de gestion. À cette fin, l’Ordre des architectes, en collaboration avec les Archives nationales du Québec, a publié en 2005 un document intitulé Guide de gestion des archives des bureaux d’architectes1. Ce guide pratique et concis offre une méthode de classement et des règles de conservation qui aideront les architectes à mieux gérer leurs documents.

Enfin, rappelons que le Règlement sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des architectes du Québec prévoit quant à lui des dispositions particulières de conservation des registres et dossiers d’un membre de la profession qui cesse d’exercer. Si tel est votre cas, assurez-vous d’en prendre connaissance.


Avec la participation de Me Rosana Gonçalves et de Me Dominique Vézina, Donati Maisonneuve, s.e.c.r.l.

1 Brigitte Racine, Caroline Sauvageau et coll., Guide de gestion des archives des bureaux d’architectes, Québec, Archives nationales du Québec et Ordre des architectes du Québec, 2005. Disponible en ligne, sur les sites de l'OAQ et de BAnQ.