Esquisses, vol. 22, no 4, hiver 2011-2012

Signature numériquePlus léger qu'une plume

L’Ordre a récemment signé une entente avec Notarius pour le déploiement de la signature numérique. Esquisses présente ici le quatrième et dernier article sur la question.

Charles Tremblay, directeur commercial chez Notarius

Dans le précédent numéro d’Esquisses, nous avons exposé comment la signature numérique parvient à déclasser la signature manuscrite dans le monde des affaires. Mais encore faut-il convaincre les principaux intéressés d’adopter cette nouvelle façon de faire, ce qui demeure un défi. Dans le passé, l’informatisation des processus d’affaires a trop souvent manqué à ses promesses, laissant aux utilisateurs le fardeau de s’adapter à des changements qui ne répondaient pas nécessairement à leurs besoins.

Si signer numériquement est plus compliqué qu’utiliser le stylo, les utilisateurs résisteront au nouveau système malgré les économies de temps et d’argent qu’il pourrait permettre. La transition doit se faire sans heurts et sans efforts. Voici comment.

 

LE BON FORMAT

Dans un système de gestion de documents papier, les documents sont généralement créés à l’écran pour ensuite être imprimés afin d’être dûment signés ou scellés. La transmission se fait par livraison, et les archives papier finissent par occuper beaucoup d’espace de bureau, ce qui entraîne des coûts pour l’organisation. Pour éviter des frais élevés de livraison et de manutention, certains prennent le risque de numériser leurs originaux pour transmettre des copies électroniques par courriel. Or, ces copies non protégées sont aisément falsifiables et il est impossible d’en prouver formellement l’auteur.

Pour minimiser ces risques, le format le plus répandu et le plus accessible est le Portable Document Format ou PDF, un format universel qui a été créé afin de réduire le besoin d’imprimer, d’archiver et de transmettre des documents. Il assure une excellente pérennité des documents électroniques et peut être utilisé avec presque tous les systèmes d’exploitation.

De plus, si l’on veut garantir une longue durée de vie aux documents électroniques, certains PDF sont conformes à la norme PDF/A ISO 19005. La Trousse de signature numérique Notarius inclut d’ailleurs un outil pour convertir les documents au format PDF/A. En remplaçant ainsi les étapes d’impression et de numérisation des documents par la conversion numérique, les utilisateurs peuvent créer des documents électroniques prêts pour l’archivage.

 

DES OUTILS QUI FONCTIONNENT

La Trousse de signature numérique Notarius comprend des logiciels d’application faciles à utiliser. Grâce à ces outils, l’utilisateur peut signer numériquement un ou plusieurs documents simultanément, ainsi que créer des modèles applicables à un ou à plusieurs documents à la fois. La signature numérique est créée en deux clics. De plus, ces logiciels peuvent être installés sur autant d’ordinateurs qu’on le veut, il n’y a pas de limite. Le déploiement massif est donc facile et sans impact pour l’utilisateur.

La Trousse Notarius permet en outre de minimiser les changements de procédure pour les employés. Alors qu’autrefois un employé préparait les documents papier devant être signés à la main, il préparera désormais les documents électroniques destinés à recevoir la signature numérique. Il ne fait que remplacer l’étape d’impression par la conversion au format PDF et l’apposition de zones de signature. Le flux de travail des signataires, par ailleurs, reste inchangé. En fait, il est même optimisé, car ils peuvent dorénavant signer plusieurs documents à la fois. Enfin, l’approbation de documents par des signataires dispersés géographiquement est rendue plus rapide.

 

SIMPLE ET SENSÉ

Notarius offre une signature numérique de confiance, et les documents qui portent cette signature numérique ont la même valeur légale que les documents papier signés à la main. Aussi facile à utiliser que le stylo, la signature numérique permet des économies de temps et d’argent tout en étant plus écologique. L’authentification de documents et la sécurité de l’information demeurent des exigences, mais lorsque le processus est simple et efficace, la transition a du sens.