Esquisses, vol. 29, no 4, hiver 2018-2019

Plan de continuité des affairesBien réagir en cas d’urgence

Photo : rawpixel, Unsplash

Imaginez un instant qu’un incendie détruise votre bureau. Ou qu’un de vos employés clés s’absente plusieurs semaines sans préavis. Qu’adviendrait-il des activités de votre entreprise ? Comment le fonctionnement normal serait-il rétabli ? Avoir un plan de continuité des affaires peut vous aider à rester en contrôle si vous êtes patron d’un bureau, particulièrement si vous pratiquez seul.

Maude Hallé Saint-Cyr et Cathy Beauséjour*

Qu’est-ce qu’un plan de continuité des affaires ?

Un plan de continuité des affaires (PCA) est un plan d’action préétabli qui sert de guide en cas d’interruption des services d’une firme ou d’absence prolongée d’un de ses patrons ou d’un de ses employés. Ayant pour objectif la reprise rapide des activités, il décrit en détail les actes à poser et les personnes à contacter dans différentes situations. 

Quand établir votre PCA ?

Tous les bureaux d’architectes, petits ou grands, ont avantage à se doter d’un PCA. On peut l’établir lors de la sélection d’un cessionnaire de dossiers ou lors de l’élaboration d’un plan de succession (voir « Pour la suite des choses », Esquisses, volume 28, no 4). 

Que contient le PCA ?

Le PCA comporte deux parties. La première décrit les protocoles à déployer en situation d’urgence. La seconde énumère les tâches à effectuer régulièrement et les activités de formation à offrir au personnel afin que tous les éléments nécessaires à l’application des protocoles soient accessibles et à jour en cas d’urgence.

Protocoles d’urgence

La planification en cas d’urgence devrait inclure entre autres des protocoles relatifs :

• à la récupération des données; 

• aux communications avec les clients et les autres parties prenantes;

• aux communications avec les consultants externes (fournisseurs, comptable, banque, assureur, etc.); 

• à l’attribution ou à la redistribution des tâches habituellement effectuées par la personne absente; 

• à la réorganisation temporaire des rôles au sein du bureau; 

• à la possibilité de recourir au télétravail sur une période prolongée.

Situations

Dans son guide en ligne destiné aux petites et moyennes entreprises, le ministère de l’Économie et de l’Innovation du Québec propose de prévoir les actions à mettre en place dans les situations suivantes :

• Perte d’accès au lieu d’affaires/perte de l’emplacement 

• Perte des systèmes informatiques et de communication (équipements, applications, téléphones, etc.)

• Absentéisme anormal ou perte d’employés clés

• Interruption des services d’un partenaire d’affaires clé (fournisseur et sous-traitant)

• Perte de ressources essentielles tels équipements, outils ou services clés

Protocoles de préparation

Pour que le PCA puisse être déployé rapidement en cas d’urgence, certains éléments doivent être établis à l’avance, notamment :

• La formation des équipes d’intervention (gestion de crise, dépannage informatique, pigistes en mesure de remplacer les employés absents, etc.) 

• Les listes de fournisseurs

• L’emplacement des documents papier et numériques nécessaires pour différentes situations d’urgence

• Le protocole de sauvegarde informatique habituelle 

• Des ébauches de communiqués et de courriels à transmettre aux parties prenantes

Personnes responsables

Afin d’assurer un déploiement rapide des protocoles d’urgence, une équipe d’intervention devrait être constituée parmi les employés de la firme et inclure le ou les concepteurs du PCA. 

Si vous exercez en solo, vous devriez désigner un gardien provisoire qui prendra la responsabilité de vos dossiers en cas de cessation d’exercice temporaire. Il faut noter que cette fonction diffère de celle du cessionnaire de dossiers, qui, lui, reprend les dossiers d’un architecte de façon permanente quand ce dernier cesse définitivement d’exercer. 

Un plan adapté à votre profession

La préparation de votre PCA devrait préciser l’information à transmettre à votre ordre professionnel en situation d’urgence. Consultez le Règlement sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des architectes du Québec pour connaître l’ensemble de vos obligations à cet égard. 

Bien que personne ne souhaite avoir à déployer un PCA, il est rassurant d’en avoir un à portée de main pour faire face aux situations imprévues. De quoi favoriser de bonnes nuits de sommeil ! 

Ressources :

Ministère de l’Économie et de l’Innovation du Québec, « Comment élaborer un plan de continuité des activités ».

Banque de développement du Canada, « 8 étapes pour planifier votre réponse aux urgences et catastrophes ».

Explications sur le plan de succession dans le Manuel canadien de pratique de l’architecture, chapitre 2.1.2, « Planification de la succession », p. 1 [oaq.com, espace réservé].

Règlement sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des architectes du Québec.

 

* Maude Hallé Saint-Cyr et Cathy Beauséjour sont respectivement inspectrice et conseillère aux communications à l’OAQ.