Esquisses, vol. 30, no 4, hiver 2019-2020

Le rapport de visite de chantier

Rigueur et discipline

Souvent négligé, le rapport de visite de chantier est pourtant un élément essentiel de la surveillance d’un chantier. Voici quelques lignes directrices pour le rédiger de façon rigoureuse et efficace.

par Maude Hallé Saint-Cyr, inspectrice à l’OAQ

Un litige survient en lien avec un projet pour lequel vous avez effectué une surveillance de chantier il y a quelques années. Si vos rapports de visite de chantier ont été rédigés avec soin, ils vous seront d’une aide précieuse !

Pourquoi un rapport de visite ?

L’architecte qui effectue une surveillance de chantier « visite l’emplacement de l’ouvrage à des intervalles appropriés à la progression des travaux, dans le but de se tenir bien informé de leur avancement et de leur qualité et de déterminer si, de manière générale, la construction de l’ouvrage avance conformément aux documents contractuels », stipule le contrat à forfait CCDC 2. 

Ainsi, « le rapport de visite de chantier doit offrir une photo Polaroïd très nette de l’état du chantier à un moment précis de la construction », illustre l’architecte Gaétan Ouellette, qui compte une riche expérience en surveillance de chantier. Noter et diffuser ce que vous avez vu lors de votre visite est un moyen efficace de transmettre vos observations aux différents intervenants. Ces notes pourront en outre attester vos constats sur place et vous servir plus tard d’aide-mémoire. 

Le Fonds des architectes rappelle d’ailleurs que les rapports de visite permettent d’attester que l’architecte a réalisé une surveillance de chantier adéquate en fonction de son mandat. Il s’agit donc d’un document primordial dans la défense de l’architecte en cas de litige.

Un document bien distinct

Bien des architectes sont tentés de combiner des documents pour réduire la paperasse. Le Fonds des architectes conseille vivement de résister à la tentation dans le cas de la visite de chantier. « Il ne faut surtout pas confondre le compte-rendu de réunion de chantier et le rapport de visite, confirme l’architecte et formateur à l’OAQ Patrick Littée. Séparer clairement les deux documents facilite la distinction entre les deux volets du chantier : l’administratif et le technique. »

Il est d’ailleurs préférable de traiter ces deux éléments à des moments distincts. En abordant les sujets administratifs uniquement lors vos réunions avec l’entrepreneur, vous évitez de diverger de votre plan de visite. Et vous vous concentrez sur les éléments techniques lorsque vous effectuez la visite de chantier.

Rester objectif

Le rapport de visite de chantier n’est pas une note personnelle; c’est un document officiel qui fait foi de votre rigueur au chantier. « Lorsque les travaux débutent, le rôle de l’architecte passe de celui de concepteur à celui d’administrateur de contrat », stipule le Manuel canadien de la pratique de l’architecture (MCPA). Le rapport fait partie des mécanismes d’administration de contrat et doit donc s’en tenir aux faits. Sa rédaction n’est pas une occasion d’accabler l’entrepreneur de reproches ou de passer des messages passifs-agressifs. Assurez-vous que vos notes sont objectives. Évitez les termes connotés comme « mettre de la pression » ou « mauvaise foi ». Afin d’être bien certain que le ton demeure neutre et que les notes sont claires, relisez-vous à tête reposée ou faites-vous relire par un tiers, suggère Gaétan Ouellette. 

Directives et clarifications

En observant l’état des travaux et leur avancement, il est probable que vous ayez à formuler des directives à l’entrepreneur ou à clarifier des éléments figurant dans les documents de construction. Ne vous contentez jamais de donner ces instructions verbalement. Mentionnez-les dans votre rapport. 

Assurez-vous toutefois de ne pas confondre le rapport de visite avec la directive de chantier. Rappelez-vous  que tout ce qui modifie le contrat initial (prix, échéancier ou autre) doit être communiqué à l’entrepreneur de façon claire et officielle par une directive, un avenant de modifi­cation ou tout autre procédé décrit dans le contrat de construction.

Le formulaire type

Créer un formulaire type pour les rapports de visite de chantier de votre entreprise vous assure que certains éléments-clés sont vérifiés de façon systématique lors des visites. Vous devriez entre autres y noter : la date et l’heure de la visite, le nom et le rôle des personnes rencontrées, l’état d’avancement des travaux, les conditions atmosphériques, comme le recommande le MCPA. Cela vous permettra d’assumer pleinement votre rôle de leader de la coordination des communications de chantier.

Un projet de qualité n’est pas seulement bien conçu, il est aussi bien construit ! Le rapport de visite de chantier est un outil précieux de communication de chantier et l’un des documents importants de votre documentation de projet. Ne prenez donc pas sa rédaction à la légère !

Pour en savoir plus
• IRAC, Manuel canadien de pratique de l’architecture, 2009, section 2.3.11 et formulaire 3.1.
• Me Samuel Massicotte, « Visite de courtoisie », Esquisses, vol. 22, no 2, été 2011.