Carnet d’inspection

Objet TypoScript introuvable (lib.image_top)

Tous les patrons de bureaux d’architectes ont l’obligation de constituer et de tenir à jour un registre de dossiers. Aide-mémoire et conseils pour se conformer à la réglementation et, surtout, pour tirer le maximum de cet outil indispensable.

L’équipe d’inspection professionnelle de l’OAQ*

Le registre de dossiers que doivent établir les architectes est fréquemment incomplet, constate-t-on au fil des inspections. Il arrive par exemple qu’il y manque la date de l’entente conclue avec le client, qu’il soit constitué sur une période insuffisante, ou que les mandats les plus récents n’y figurent pas. Dans certains bureaux, il est carrément inexistant…

Autre erreur commune : plusieurs architectes pensent qu’une fiche de projet peut faire office de registre. Une fiche de projet est l’ensemble des renseignements détaillés que contient chaque dossier. Bien que les renseignements qui figurent dans cette fiche soient souvent conformes à la réglementation, voire en excèdent les exigences, ceux-ci doivent être réunis dans un même document ou répertoire afin de constituer un registre complet.

Si survient un cas de force majeure vous empêchant de travailler ou une cessation d’exercice définitive ou temporaire, le registre de dossiers permet à un tiers, notamment au cessionnaire de dossiers, de prendre connaissance de vos dossiers en cours et de poser les actions qui s’imposent dans les circonstances. Dans le cas des architectes pratiquant en société, le registre est commun à tous les associés. Advenant que l’un d’eux soit absent ou quitte la firme, les autres peuvent consulter le registre pour s’informer des dossiers qui étaient sous sa responsabilité.

Mais au-delà des obligations réglementaires, le registre est un outil formidable pour gérer les dossiers et effectuer la tenue de bureau.


L’information de base

Voyons maintenant en quoi consiste le registre. L’article 2.01 du Règlement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux des architectes stipule que le registre doit contenir les renseignements suivants :

• La date de l’entente intervenue entre l’architecte et son client relativement à ses services professionnels

• Le nom du client, son adresse et son numéro de téléphone

• Une description sommaire du mandat

De plus, le règlement précise que les renseignements doivent être inscrits au registre au fur et à mesure que l’architecte reçoit ses mandats. Notons que le registre de dossiers ne doit pas inclure les offres de services. Seuls les mandats reçus doivent y être répertoriés.

Tel que le prescrit l’article 2.03 du règlement, « Le registre et le dossier de l’architecte doivent être conservés pour une période minimale de cinq ans, à partir de la date du dernier service rendu ou, lorsque le projet est réalisé, à partir de la date de la fin des travaux ».

L’article 2.04 mentionne quant à lui que si l’architecte est avisé de l’existence d’un vice de construction dans les cinq années suivant la fin des travaux, l’inscription au registre et le dossier correspondant doivent être conservés pendant une période de cinq ans à partir d’un tel avis.

Les architectes peuvent s’en tenir aux renseignements exigés par le règlement ou inclure dans leur registre des renseignements supplémentaires, comme le nom du dossier, le nom et les coordonnées d’une personne-ressource ou encore les dates de fin des travaux ou de fin du mandat. ‘

Le règlement ne prescrit aucune forme particulière pour le registre. Par contre, un modèle conçu par l’équipe d’inspection professionnelle est consultable sur le site de l’OAQ. On peut aussi en faire la demande à un inspecteur.


Gains d’efficacité

Au quotidien, le registre de dossiers est un outil de travail qui permet de centraliser l’information essentielle au sujet des clients et des divers dossiers d’un architecte. Autrement dit, tout est accessible au même endroit.

Le registre permet d’abord de donner à chaque dossier un nom qui devra être reproduit de manière constante dans tous les documents produits par le bureau (plans, devis, courriels, cartouches, documents de chantier, etc.). Bien que le règlement soit muet à cet égard, il est d’usage de numéroter les dossiers. Le système de nomenclature – numérique, alphanumérique ou autre – demeure au choix de l’architecte. Dans un souci d’efficacité, la nomenclature des dossiers devrait être simple et consécutive.

La nomenclature fournie par le registre sert également à l’administration de la firme. Elle permet, par exemple, d’effectuer de nombreuses opérations comptables à partir des données figurant dans le registre. Il peut s’agir notamment de la facturation, de la tenue d’états de compte ou encore de la répartition, dans les feuilles de temps, des heures travaillées par chacun en fonction de chaque dossier numéroté au registre.

L’architecte peut aussi se servir du registre pour suivre le rendement de ses dossiers et établir des bilans qui se révéleront utiles pour la production d’offres de services. En effet, certains donneurs d’ouvrage exigent du professionnel qu’il ait déjà effectué des réalisations semblables au projet envisagé. Le registre de dossiers permet de repérer facilement ces réalisations afin de les inclure dans l’offre de services. Quand vient le temps d’approcher des clients potentiels, l’architecte peut également puiser dans le registre pour constituer une liste de dossiers pertinents.

Comme quoi être en règle permet de gagner du temps !


* Stéphanie Caron, inspectrice, Pierre d’Anjou, inspecteur, Louis Réjean Gagné, inspecteur, Christina Dorion-Racine, coordonnatrice de l’inspection professionnelle, Sébastien Desparois, directeur de la pratique professionnelle