La facturation n\u2019est pas une t\u00e2che \u00e0 laquelle on s\u2019attelle avec all\u00e9gresse. Pourtant, cette corv\u00e9e est un \u00e9l\u00e9ment d\u00e9terminant de la relation client. Voici quelques pistes pour vous assurer des paiements diligents.<\/p>\n\n\n\n
Un client sera plus enclin \u00e0 payer s\u2019il y a \u00e9t\u00e9 pr\u00e9par\u00e9. Cette pr\u00e9paration commence \u00e0 l\u2019\u00e9tape du contrat\u2009: un mandat limpide et une proc\u00e9dure de facturation clairement d\u00e9crite contribuent grandement \u00e0 dissiper les malentendus. Inclure un mod\u00e8le de facture au contrat permet au client de se familiariser avec les politiques de paiement ainsi qu\u2019avec le format de la facture. N\u2019oubliez pas que l\u2019architecte a le devoir d\u2019accompagner le client dans le processus architectural et de lui expliquer ses services et ses honoraires (Code de d\u00e9ontologie,<\/a> articles 23 et 55). C\u2019est particuli\u00e8rement important si vous traitez avec un client n\u00e9ophyte.<\/p>\n\n\n\n Le contrat est aussi l\u2019occasion de mettre la table concernant les honoraires non pr\u00e9vus \u00e0 l\u2019entente initiale et les frais aff\u00e9rents, comme les d\u00e9placements et les impressions. Profitez-en pour avertir le client des cons\u00e9quences d\u2019un non-paiement, comme en fait \u00e9tat le contrat type de l\u2019Association des architectes en pratique priv\u00e9e du Qu\u00e9bec. Les r\u00e9ticences d\u2019un client en rapport avec les modalit\u00e9s de paiement d\u2019un contrat peuvent laisser pr\u00e9sager un conflit au moment de la facturation. Assurez-vous de mettre les choses au clair d\u00e8s le d\u00e9but du projet.<\/p>\n\n\n\n Il est surprenant de constater que certains architectes calculent encore leurs heures et le montant de leurs factures \u00e0 la main. Si c\u2019est votre cas, il est peut-\u00eatre temps d\u2019actualiser votre m\u00e9thode. Demandez conseil \u00e0 votre comptable ou munissez-vous d\u2019un logiciel de facturation afin d\u2019acc\u00e9l\u00e9rer le traitement des donn\u00e9es. Le temps que vous gagnerez rentabilisera assur\u00e9ment cet investissement.<\/p>\n\n\n\n Que vous facturiez de fa\u00e7on mensuelle ou par \u00e9tapes de projet r\u00e9alis\u00e9es, faites-le de fa\u00e7on rigoureuse. Assurez-vous que vos employ\u00e9s remplissent leurs feuilles de temps tous les jours afin de pouvoir effectuer un suivi constant de l\u2019\u00e9volution du projet. Cela vous \u00e9vitera de perdre du temps \u00e0 retracer l\u2019information.<\/p>\n\n\n\n Un logiciel de gestion des feuilles de temps est un outil pr\u00e9cieux pour r\u00e9unir les renseignements li\u00e9s \u00e0 un projet. Certains logiciels vont plus loin que la simple consignation des heures travaill\u00e9es et vous permettent entre autres de comparer le temps estim\u00e9 et le temps r\u00e9ellement consacr\u00e9 \u00e0 un projet afin d\u2019\u00e9viter les d\u00e9bordements. Votre logiciel devrait aussi pouvoir effectuer une analyse des donn\u00e9es en fin de projet, ce qui vous permettra de mieux comprendre la r\u00e9partition r\u00e9elle des heures. Vous serez ainsi en mesure de bonifier votre offre de service pour les prochains projets.<\/p>\n\n\n\n Au-del\u00e0 des solutions technologiques, toutefois, la meilleure gestion du temps se fait \u00e0 la source, avec les personnes qui accomplissent le travail. Ainsi, il est recommand\u00e9 de transmettre l\u2019offre de service aux employ\u00e9s concern\u00e9s afin qu\u2019ils puissent arrimer leurs heures r\u00e9elles aux estimations. En cas de d\u00e9passement anticip\u00e9, demandez-leur de vous aviser rapidement. Vous pourrez alors effectuer les ajustements n\u00e9cessaires en amont de la facturation.<\/p>\n\n\n\n Une facture bien d\u00e9taill\u00e9e permet au client de s\u2019assurer qu\u2019il a bien re\u00e7u les services pour lesquels il va payer. Afin d\u2019\u00e9viter que votre client tombe des nues en voyant un gros montant, subdivisez les t\u00e2ches en sous-t\u00e2ches et d\u00e9crivez-les. Le niveau de d\u00e9tail des activit\u00e9s pr\u00e9sent\u00e9es doit faciliter le dialogue. Trop ou trop peu de d\u00e9tails risque de vous \u00e9loigner de l\u2019objectif vis\u00e9\u2009: la clart\u00e9.<\/p>\n\n\n\n La facture devrait pr\u00e9ciser, entre autres, les dates des travaux r\u00e9alis\u00e9s, le nombre d\u2019employ\u00e9s ayant effectu\u00e9 les t\u00e2ches ainsi que leur fonction et leurs taux horaires respectifs, la date d\u2019\u00e9mission et la date limite pour le paiement. Incluez un \u00e9tat de compte qui indique ce que le client a d\u00e9j\u00e0 pay\u00e9 jusqu\u2019ici. R\u00e9visez bien la facture avant de l\u2019envoyer\u2009: une simple erreur de frappe pourrait vous faire perdre la confiance de votre client.<\/p>\n\n\n\n Tout cela peut sembler \u00e9vident, pourtant, le m\u00e9contentement de clients par rapport \u00e0 des factures floues, inexactes ou envoy\u00e9es \u00e0 des moments inopportuns donne souvent lieu \u00e0 des conflits susceptibles de mener \u00e0 un processus de conciliation.<\/p>\n\n\n\n La communication au sujet de la facture contribue \u00e0 \u00ab\u2009faire passer la pilule\u2009\u00bb. Avisez votre client avant de lui transmettre une premi\u00e8re facture. Au moment de l\u2019envoyer, profitez-en pour annexer les documents correspondant \u00e0 la phase de projet factur\u00e9e afin que le client re\u00e7oive ce pour quoi il va payer. R\u00e9pondez rapidement et de fa\u00e7on courtoise \u00e0 toute question portant sur la facture. Assurez-vous aussi de pr\u00e9venir le client d\u00e8s que vous r\u00e9alisez que le prix sera plus \u00e9lev\u00e9 que pr\u00e9vu.<\/p>\n\n\n\n L\u2019aspect visuel de la facture contribue \u00e9galement \u00e0 la bonne communication. Diff\u00e9renciez les honoraires pr\u00e9vus au contrat des \u00e9l\u00e9ments factur\u00e9s en sus ou des d\u00e9penses remboursables. Int\u00e9grez votre identit\u00e9 graphique \u00e0 vos factures afin de renforcer votre image de marque.<\/p>\n\n\n\n S\u2019il est facile pour le client de payer votre facture, il sera probablement plus enclin \u00e0 le faire rapidement. Offrez diff\u00e9rentes possibilit\u00e9s comme le virement, le paiement par carte ou le paiement en ligne en ayant recours \u00e0 des logiciels tels que Square Cash ou FreshBooks.<\/p>\n\n\n\n Les factures impay\u00e9es nuisent au bon fonctionnement de votre entreprise, alors ne les laissez pas tra\u00eener\u2009! R\u00e9fl\u00e9chissez \u00e0 la meilleure approche pour communiquer avec un client qui tarde \u00e0 r\u00e9gler. Un appel courtois de votre part aura probablement plus d\u2019impact qu\u2019un rappel par courriel de votre comptable.<\/p>\n\n\n\n Travailler \u00e0 l\u2019am\u00e9lioration de sa facturation peut demander de grands efforts, mais au final, c\u2019est payant\u2009!<\/p>\n\n\n\n Merci \u00e0 Louis R\u00e9jean Gagn\u00e9, inspecteur principal et conciliateur \u00e0 l\u2019OAQ pour sa contribution \u00e0 cet article.<\/em><\/p>\n\n\n\n MCPA <\/a>2.1.4<\/strong> \u2013 Administration financi\u00e8re<\/p>\n\n\n\n MCPA<\/a><\/strong> \u2013 Formulaire 2.1 \u2013 Note d\u2019honoraires<\/p>\n\n\n\nLa pr\u00e9paration<\/h4>\n\n\n\n
La collecte de donn\u00e9es<\/h4>\n\n\n\n
Le contenu de la facture<\/h4>\n\n\n\n
La communication<\/h4>\n\n\n\n
Le paiement<\/h4>\n\n\n\n
En savoir plus<\/h4>\n\n\n\n