Sur un chantier, un client vous fait remarquer que la couleur d\u2019un mat\u00e9riau install\u00e9 n\u2019est pas celle qu\u2019il avait choisie. Vous \u00eates pourtant certain qu\u2019elle correspond \u00e0 son choix final. Heureusement, vous en avez gard\u00e9 une trace \u00e9crite et vous l\u2019avez class\u00e9e de mani\u00e8re \u00e0 la retrouver facilement. Vous \u00eates donc en mesure de d\u00e9montrer hors de tout doute que vous n\u2019avez pas commis d\u2019erreur… Non\u2009? Ce qui suit pourrait vous \u00e9clairer.<\/p>\n\n\n\n
Bien documenter ses projets peut sembler \u00e9vident. Pourtant, lors de l\u2019inspection, on note souvent que les architectes n\u00e9gligent cet aspect de la pratique. Pr\u00e9voir du temps dans votre horaire pour consigner l\u2019information vous rendra plus efficace si un conflit vous oblige \u00e0 replonger dans un projet archiv\u00e9. Voici quelques balises. <\/p>\n\n\n\n
L\u2019article 2.01 du R\u00e8glement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux des architectes indique les \u00e9l\u00e9ments obligatoires \u00e0 inclure dans un dossier d\u2019architecture. Par contre, vous pouvez prendre des notes, \u00e0 la main ou sur votre ordinateur, \u00e0 titre de r\u00e9f\u00e9rences personnelles. Ces notes vous serviront de rep\u00e8res en cas de discussion sur les \u00e9v\u00e8nements pass\u00e9s \u2013 changements d\u2019id\u00e9e du client, doutes quant \u00e0 la facturation, questions sur les choix de mat\u00e9riaux au chantier \u2013, pourvu qu\u2019elles soient d\u00fbment nomm\u00e9es et dat\u00e9es. <\/p>\n\n\n\n
Puisque l\u2019architecte est tenu d\u2019avoir une connaissance suffisante des faits et d\u2019\u00eatre raisonnablement certain d\u2019une solution pr\u00e9conis\u00e9e (Code de d\u00e9ontologie, article 16), il doit entre autres s\u2019assurer de conserver la documentation qui a men\u00e9 aux choix architecturaux au cours du projet, par exemple les fiches techniques, les communications avec les repr\u00e9sentants en mat\u00e9riaux, le choix du client, les demandes de changement, les approbations d\u2019\u00e9quivalence, etc. Dans cette optique, le r\u00e8glement cit\u00e9 ci-dessus stipule que le dossier d\u2019un projet d\u2019architecture doit aussi comprendre \u00ab\u2009la copie de tout \u00e9change de correspondance\u2009\u00bb. Voici quelques recommandations \u00e0 cet \u00e9gard.<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Contrat<\/p>\n\n\n\n
L\u2019\u00e9l\u00e9ment de communication le plus crucial \u00e0 conserver dans un dossier est le contrat conclu avec le client. En cas de conflit, ce sera le premier \u00e9l\u00e9ment consult\u00e9, rappelle Marie-Pierre B\u00e9dard, analyste au Fonds des architectes. Il est recommand\u00e9 de conserver en plus tous les \u00e9changes avec le client au sujet de cette entente. Une entente bien con\u00e7ue et bien d\u00e9taill\u00e9e permet d\u2019\u00e9viter de multiples pourparlers en cours de projet. <\/p>\n\n\n\n
\u2022 Courriels<\/p>\n\n\n\n
Lorsque, avec le client, vous prenez une d\u00e9cision ayant un impact sur le projet, il est crucial de lui transmettre une confirmation par \u00e9crit afin de conserver une trace au dossier, rappelle Marie-Pierre B\u00e9dard. \u00c9tablissez un protocole pour que vos courriels soient accessibles \u00e0 vos coll\u00e8gues en cas d\u2019absence prolong\u00e9e de votre part. Au lieu de multiplier les courriels avec copies conformes, cr\u00e9ez des bo\u00eetes de courriel partag\u00e9es par les membres de votre \u00e9quipe de projet. Tout le monde conna\u00eetra ainsi les derniers d\u00e9veloppements en temps r\u00e9el. Une fois le mandat termin\u00e9, assurez-vous que les courriels sont archiv\u00e9s dans le dossier du projet afin qu\u2019il soit facile de les retrouver.<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Textos<\/p>\n\n\n\n
Comme les textos ne constituent pas un mode de transmission officiel, il est pr\u00e9f\u00e9rable d\u2019\u00e9tablir un protocole de communication par courriel. Toutefois, si vous souhaitez archiver vos textos, il existe des logiciels qui permettent de le faire.<\/p>\n\n\n\n
Selon Carl Laplante, technicien informatique chez Code 3, les propri\u00e9taires d\u2019iPhone peuvent effectuer des sauvegardes simples avec iTunes. Quant aux utilisateurs d\u2019Android, ils ont la possibilit\u00e9 de relier les messages envoy\u00e9s de leur t\u00e9l\u00e9phone \u00e0 leur compte Gmail avec l\u2019application SMS Backup & Restore. Les textos s\u2019ajoutent ainsi \u00e0 leur bo\u00eete courriel, o\u00f9 ils sont marqu\u00e9s d\u2019une \u00e9tiquette. D\u2019autres logiciels payants, comme iMazing, pr\u00e9sentent des options de sauvegarde plus vari\u00e9es et des solutions pour entreprises. <\/p>\n\n\n\n
\u2022 Conversations <\/p>\n\n\n\n
Une conversation ne laisse pas de traces. Par contre, vous pouvez prendre des notes, \u00e0 la main ou sur votre ordinateur, \u00e0 titre de r\u00e9f\u00e9rences personnelles. Ces notes vous serviront de rep\u00e8res en cas de discussion sur les \u00e9v\u00e8nements pass\u00e9s \u2013 changements d\u2019id\u00e9e du client, doutes quant \u00e0 la facturation, questions sur les choix de mat\u00e9riaux au chantier \u2013, pourvu qu\u2019elles soient d\u00fbment nomm\u00e9es et dat\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n
Certains bureaux utilisent un syst\u00e8me de prise de notes standardis\u00e9, par exemple sous la forme d\u2019un chiffrier qui permet de classer les donn\u00e9es par intervenant contact\u00e9\u2009: le client, l\u2019entrepreneur, la ville, les fournisseurs, les ing\u00e9nieurs et les autres parties prenantes. Il est judicieux de placer ce fichier de notes dans le dossier informatique du projet afin que tous les employ\u00e9s concern\u00e9s y aient acc\u00e8s. <\/p>\n\n\n\n
\u2022 Proc\u00e8s-verbaux<\/p>\n\n\n\n
M\u00eame sous une forme sommaire, les proc\u00e8s-verbaux sont une bonne fa\u00e7on de colliger les d\u00e9cisions prises en groupe et de s\u2019assurer que toutes les parties prenantes sont sur la m\u00eame longueur d\u2019onde. L\u2019aide-m\u00e9moire \u00ab\u2009Pr\u00e9paration d\u2019une r\u00e9union\u2009\u00bb \u00e0 la section 2.1.6 du Manuel canadien de pratique de l\u2019architecture peut vous aider \u00e0 planifier vos rencontres. <\/p>\n\n\n\n
\u2022 \u00c9changes de plans<\/p>\n\n\n\n
Toutes les versions de plans transmises entre les parties prenantes devraient \u00eatre conserv\u00e9es. Cela inclut les plans pour coordination avec les ing\u00e9nieurs, le client, la ville, l\u2019entrepreneur et les pigistes. Si vous utilisez un site de partage FTP ou nuagique, assurez-vous de pr\u00e9voir des sauvegardes r\u00e9guli\u00e8res pour ne pas perdre d\u2019information.<\/p>\n\n\n\n
\u2022 Num\u00e9risation<\/p>\n\n\n\n
Un syst\u00e8me de classement peut \u00eatre enti\u00e8rement informatis\u00e9 si vous num\u00e9risez les originaux papier. Pour plus d\u2019information, consultez le Guide des bonnes pratiques de num\u00e9risation des documents accessible dans votre Espace membre<\/a>. Pour les documents que vous signez num\u00e9riquement, il est recommand\u00e9 d\u2019utiliser un logiciel dot\u00e9 d\u2019une fonction de chiffrement afin d\u2019\u00e9viter toute contrefa\u00e7on. (voir \u00ab\u2009Sceau et signature\u2009: Mode d\u2019emploi\u2009\u00bb<\/a>.)<\/p>\n\n\n\n \u2022 Consigner le temps pass\u00e9 \u00e0 chaque t\u00e2che<\/p>\n\n\n\n Une saisie rigoureuse des heures travaill\u00e9es peut aider \u00e0 retracer la chronologie d\u2019un projet en cas de conflit. Des logiciels comme Harvest ou Senomix vous permettent de faire des recherches dans les heures consacr\u00e9es \u00e0 un projet afin de d\u00e9montrer \u00e0 votre client les d\u00e9marches que vous avez effectu\u00e9es. Dans la facture transmise au client, il est utile de pr\u00e9ciser la nature des t\u00e2ches correspondant aux heures travaill\u00e9es. En cas de conflit, cette trace \u00e9crite servira de base de discussion. <\/p>\n\n\n\n L\u2019architecte Luc G\u00e9linas, qui travaille surtout dans le secteur r\u00e9sidentiel, confirme que la facturation est un sujet sensible, particuli\u00e8rement avec les clients n\u00e9ophytes. Il recommande de se mettre \u00e0 la place du client avant de lui envoyer une facture afin de pr\u00e9voir sa r\u00e9action. Pour d\u00e9samorcer les malentendus, la facture doit \u00eatre claire, d\u00e9taill\u00e9e, en lien avec l\u2019offre de services et ne doit contenir aucune erreur (Code de d\u00e9ontologie, article 55).<\/p>\n\n\n\n Il y a toujours des impr\u00e9vus dans un projet, mais int\u00e9grer ces bonnes habitudes dans l\u2019organisation de votre bureau vous permettra de les g\u00e9rer plus sereinement. <\/p>\n\n\n\n * Maude Hall\u00e9 Saint-Cyr est inspectrice \u00e0 l\u2019OAQ.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Courriels, textos, conversations t\u00e9l\u00e9phoniques… Quelles traces de vos communications conservez-vous pour un projet\u2009? Faire preuve de rigueur dans ce domaine peut vous aider \u00e0 d\u00e9samorcer des conflits et \u00e0 \u00e9viter des litiges.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":2172,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_relevanssi_hide_post":"","_relevanssi_hide_content":"","_relevanssi_pin_for_all":"","_relevanssi_pin_keywords":"","_relevanssi_unpin_keywords":"","_relevanssi_related_keywords":"","_relevanssi_related_include_ids":"","_relevanssi_related_exclude_ids":"","_relevanssi_related_no_append":"","_relevanssi_related_not_related":"","_relevanssi_related_posts":"","_relevanssi_noindex_reason":"","footnotes":""},"tags":[],"publication-type":[86],"subject":[92,72,70],"class_list":["post-530","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","publication-type-article","subject-chantier","subject-tenue-de-bureau","subject-relation-client"],"acf":[],"yoast_head":"\n