Alors que le t\u00e9l\u00e9travail \u00e9tait d\u00e9j\u00e0 bien implant\u00e9 dans plusieurs firmes, certaines ont d\u00fb instaurer des mesures au pied lev\u00e9 afin d\u2019assurer la poursuite de leurs activit\u00e9s dans le contexte du Grand Confinement. Mais en temps normal comme dans des circonstances exceptionnelles, il faut respecter certaines obligations et maintenir les meilleures pratiques. En voici un rappel utile.<\/p>\n\n\n\n
Conservez la ma\u00eetrise globale de vos projets<\/strong><\/p>\n\n\n\n Le Code de d\u00e9ontologie<\/a> pr\u00e9voit que l\u2019architecte responsable d\u2019un dossier doit s\u2019assurer d\u2019en avoir le contr\u00f4le et la ma\u00eetrise globale (article 29). L\u2019architecte qui signe et scelle des documents doit aussi s\u2019assurer qu\u2019ils sont complets relativement aux fins qui y sont indiqu\u00e9es. Dans un tel cas, vous devez donc diriger directement le travail, m\u00eame s\u2019il est effectu\u00e9 \u00e0 l\u2019ext\u00e9rieur du bureau. Il est important de conserver des traces \u00e9crites de cette direction \u00e0 chacune des \u00e9tapes du projet : advenant un litige, elles serviront de preuve pour d\u00e9montrer que vous avez respect\u00e9 vos obligations en ce qui a trait \u00e0 la ma\u00eetrise globale. Notez que la v\u00e9rification des plans et devis r\u00e9alis\u00e9e apr\u00e8s coup ne r\u00e9pond pas aux exigences d\u00e9ontologiques \u00e0 cet \u00e9gard.<\/em><\/p>\n\n\n\n Adaptez la direction<\/strong><\/p>\n\n\n\n Quant aux moyens \u00e0 mettre en \u0153uvre pour assurer une direction ad\u00e9quate, ils sont \u00e0 la discr\u00e9tion de l\u2019architecte : \u00e0 distance, cela peut se traduire entre autres par des rencontres virtuelles r\u00e9guli\u00e8res, l\u2019\u00e9change de documents ou l\u2019utilisation d\u2019outils collaboratifs. Bien que le march\u00e9 foisonne de tels outils, faites preuve de vigilance et informez-vous sur la s\u00e9curit\u00e9 avant d\u2019en adopter un. Favorisez les outils h\u00e9berg\u00e9s sur des serveurs canadiens afin de pouvoir recourir \u00e0 la m\u00eame autorit\u00e9 territoriale en cas de faille. N\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 vous adresser \u00e0 des conseillers en technologies de l\u2019information quand vient le temps de comparer et d\u2019implanter de nouveaux outils : ils sont vos meilleurs alli\u00e9s\u2009!<\/p>\n\n\n\n Soignez quand m\u00eame la tenue de dossiers <\/strong><\/p>\n\n\n\n Le t\u00e9l\u00e9travail et l\u2019incertitude n\u2019excusent pas le laxisme en ce qui a trait au classement, \u00e0 l\u2019archivage ou au respect du syst\u00e8me de nomenclature. En toute circonstance, l\u2019architecte doit tenir un dossier pour chaque mandat, y int\u00e9grer tous les documents prescrits \u00e0 l\u2019article 2.01 b) du R\u00e8glement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux des architectes<\/a> et les y conserver au moins cinq ans, conform\u00e9ment \u00e0 l\u2019article 2.04.<\/p>\n\n\n\n N\u2019oubliez pas que cette obligation concerne aussi les courriels. Pour les archiver, vous pouvez utiliser une fonction offerte dans la plupart des logiciels de messagerie, qui permet de g\u00e9n\u00e9rer en quelques secondes un document PDF continu (ou .pst) de tous les messages s\u00e9lectionn\u00e9s. Le cas \u00e9ch\u00e9ant, il est possible d’ajouter au logiciel des modules d\u2019extensions (plugins<\/em>) gratuits tels que CloudHQ<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Lors de la reprise des activit\u00e9s, le temps manquera pour corriger une tenue de dossier n\u00e9gligente. En ayant des dossiers bien document\u00e9s en tout temps, vous r\u00e9duisez votre risque face aux impr\u00e9vus.<\/p>\n\n\n\n Consultez l\u2019article \u00ab\u2009Documenter ses projets : laisser une trace\u2009<\/a>\u00bb et le Guide de gestion des archives des bureaux d\u2019architectes<\/em> (accessible dans l’espace-membre de l’OAQ<\/a>) pour plus d\u2019information \u00e0 ce sujet.<\/p>\n\n\n\n Signez et scellez en num\u00e9rique<\/strong><\/p>\n\n\n\n Que vous soyez en mode t\u00e9l\u00e9travail ou non, les dispositions \u00e0 prendre quant \u00e0 l\u2019authentification des documents demeurent les m\u00eames : l\u2019article 30 du Code de d\u00e9ontologie indique les documents qui doivent \u00eatre sign\u00e9s et ceux qui doivent \u00eatre scell\u00e9s et <\/em>sign\u00e9s, alors que l\u2019article 33 autorise la signature enti\u00e8rement num\u00e9rique sous certaines conditions. D\u2019ailleurs, pourquoi ne pas profiter des mesures de confinement pour entreprendre le virage num\u00e9rique\u2009? <\/p>\n\n\n\n Consultez l\u2019article \u00ab\u2009Sceau et signature : mode d\u2019emploi\u2009\u00bb<\/a> pour en savoir plus.<\/p>\n\n\n\n Prot\u00e9gez la confidentialit\u00e9<\/strong><\/p>\n\n\n\n La pratique du t\u00e9l\u00e9travail peut compromettre le respect des exigences de confidentialit\u00e9 de la profession. Or, l\u2019architecte est tenu de respecter le secret professionnel et de prendre les moyens raisonnables pour que celui-ci soit pr\u00e9serv\u00e9, comme le stipule l\u2019article 42 du Code de d\u00e9ontologie. Pour contr\u00f4ler ces risques, il est fortement recommand\u00e9 d\u2019adopter un protocole encadrant le t\u00e9l\u00e9travail. Un ouvrage tel que le Guide d\u2019implantation du t\u00e9l\u00e9travail en entreprise<\/a>,<\/em> de TECHNOComp\u00e9tences peut vous offrir des balises g\u00e9n\u00e9rales sur les mesures \u00e0 mettre en place.<\/p>\n\n\n\n La politique de s\u00e9curit\u00e9 incluse dans le protocole de t\u00e9l\u00e9travail de votre firme devrait pr\u00e9voir les mesures suivantes :<\/p>\n\n\n\n Enfin, notez que les attaques de type hame\u00e7onnage et le piratage psychologique (social engineering)<\/em> sont en hausse actuellement. Redoublez de m\u00e9fiance devant tout courriel, message texte ou appel t\u00e9l\u00e9phonique qui semble louche.<\/p>\n\n\n\n Ne vous fiez qu\u2019\u00e0 vos relev\u00e9s<\/strong><\/p>\n\n\n\n Lorsque des circonstances particuli\u00e8res compromettent l\u2019acc\u00e8s au site d\u2019un projet, il peut \u00eatre tentant de se fier uniquement aux relev\u00e9s d\u2019un tiers ou \u00e0 des photos transmises. C\u2019est une tentation \u00e0 laquelle il faut r\u00e9sister\u2009! En effet, l\u2019architecte a la responsabilit\u00e9 de veiller \u00e0 l\u2019exactitude des documents qu\u2019il \u00e9met et doit \u00eatre raisonnablement certain de la solution pr\u00e9conis\u00e9e. Ainsi, lors d\u2019une intervention sur un b\u00e2timent existant, les relev\u00e9s doivent \u00eatre effectu\u00e9s par l\u2019architecte, conform\u00e9ment \u00e0 l\u2019article 16 du Code de d\u00e9ontologie.<\/p>\n\n\n\n Il est vrai qu\u2019un client pourrait vous reprocher un exc\u00e8s de z\u00e8le si vous refusiez de consid\u00e9rer ses propres relev\u00e9s ou photos, et votre relation pourrait s\u2019envenimer. Dans ce cas, rappelez-vous que l\u2019article 25 du Code de d\u00e9ontologie autorise l\u2019architecte \u00e0 interrompre la prestation de services sous certaines conditions, dont \u00ab\u2009le fait que l\u2019architecte soit (\u2026) dans un contexte tel que son ind\u00e9pendance professionnelle pourrait \u00eatre mise en doute\u2009\u00bb.<\/p>\n\n\n\n Par ailleurs, notez que vous \u00eates en droit de refuser de vous d\u00e9placer pour effectuer des activit\u00e9s de relev\u00e9 ou de surveillance de chantier si votre employeur ou votre client vous l\u2019impose et que vous avez des motifs raisonnables de croire que cela comporte un risque pour votre sant\u00e9 ou celle d\u2019autrui, comme le pr\u00e9voit l\u2019article 12 de la Loi sur la sant\u00e9 et la s\u00e9curit\u00e9 du travail <\/a>(LSST). Vous devez alors signifier votre refus par \u00e9crit avec des explications claires \u00e0 l\u2019appui.<\/p>\n\n\n\n Pour ce qui est des consignes relatives aux d\u00e9placements et aux mesures de s\u00e9curit\u00e9 \u00e0 respecter dans le contexte de la COVID-19, consultez r\u00e9guli\u00e8rement les sites de la Commission des normes, de l\u2019\u00e9quit\u00e9, de la sant\u00e9 et de la s\u00e9curit\u00e9 du travail<\/a> (CNESST), de l\u2019Institut national de sant\u00e9 publique (INSPQ)<\/a>, le site officiel du gouvernement du Qu\u00e9bec<\/a>, ainsi que celui de la R\u00e9gie du b\u00e2timent du Qu\u00e9bec<\/a> (RBQ).<\/p>\n\n\n\n Consignez rigoureusement les heures <\/strong><\/p>\n\n\n\n Il est important de continuer \u00e0 consigner rigoureusement les heures travaill\u00e9es pour chaque projet afin de pr\u00e9parer une facturation qui permettra au client de bien comprendre le d\u00e9tail et la port\u00e9e des services rendus, conform\u00e9ment \u00e0 l\u2019article 55 du Code de d\u00e9ontologie. De plus, cet exercice vous aidera \u00e0 \u00e9valuer la productivit\u00e9 de votre entreprise en mode t\u00e9l\u00e9travail et, le cas \u00e9ch\u00e9ant, \u00e0 apporter les changements qui s\u2019imposent.<\/p>\n\n\n\n Voir \u00e0 ce sujet les articles \u00ab\u2009Documenter ses projets : laisser une trace\u2009<\/a>\u00bb et \u00ab\u2009Facturation : tact et pr\u00e9cision<\/a>\u2009\u00bb.<\/p>\n\n\n\n Et les stagiaires\u2009?<\/strong><\/p>\n\n\n\n L\u2019OAQ encourage les firmes \u00e0 poursuivre l\u2019encadrement des stagiaires, m\u00eame dans le contexte du travail \u00e0 distance. Essayez de planifier leurs activit\u00e9s en fonction des t\u00e2ches qui doivent \u00eatre accomplies pour leur rapport de stage et leur progression professionnelle, tant comme futurs architectes que comme employ\u00e9s de votre firme. \u00c0 cet \u00e9gard, vous gagnerez \u00e0 instaurer du mentorat entre les architectes d\u2019exp\u00e9rience et les stagiaires afin de favoriser la communication, d\u2019\u00e9valuer la charge de travail et de discuter des enjeux g\u00e9n\u00e9r\u00e9s par le t\u00e9l\u00e9travail ou de tout autre aspect d\u00e9coulant d\u2019une situation de crise.<\/p>\n\n\n\n\n