Bien que l\u2019emploi de contrats types constitue un filet de s\u00e9curit\u00e9, beaucoup d\u2019architectes utilisent leurs offres de services pour formaliser les ententes avec leur client\u00e8le dans le contexte de petits mandats. Or, proc\u00e9der ainsi demande une certaine m\u00e9thode, car les erreurs, les impr\u00e9cisions et les oublis \u00e0 cette \u00e9tape de la relation client peuvent mener \u00e0 des entorses d\u00e9ontologiques, \u00e0 des d\u00e9ceptions, voire \u00e0 des conflits. Voici les principes de base et quelques astuces pour ne rien laisser au hasard et gagner en efficacit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Avant d\u2019offrir vos services, effectuez une collecte des donn\u00e9es relatives au projet ainsi qu’une une \u00e9valuation des risques. Consultez \u00e0 cet effet l\u2019article \u00ab\u2009Nouveaux mandats\u2009: Le test de la cr\u00e9dibilit\u00e9<\/a>\u2009\u00bb.<\/p>\n\n\n\n Ensuite, ayez \u00e0 port\u00e9e de la main les documents de r\u00e9f\u00e9rence n\u00e9cessaires\u2009: mod\u00e8le d\u2019offre de services appropri\u00e9, pr\u00e9sentation de la firme, CV des membres du personnel, descriptions et images de r\u00e9alisations comparables et donn\u00e9es comptables de projets de m\u00eame envergure pour l\u2019\u00e9valuation des honoraires. Notez que la papeterie doit indiquer la date et le nom de la firme (Code de d\u00e9ontologie<\/a>, article 28). Il est aussi recommand\u00e9 d\u2019inclure l\u2019adresse du bureau ainsi que les autres coordonn\u00e9es pertinentes.<\/p>\n\n\n\n Astuce\u2009: Assurez-vous d\u2019\u00e9toffer r\u00e9guli\u00e8rement le portfolio de la firme \u00e0 l\u2019aide de photos de qualit\u00e9.<\/p>\n\n\n\n Utilisez un vocabulaire accessible et une syntaxe concise et claire. Divisez le contenu en rubriques (voir ci-dessous) et faites ressortir graphiquement les \u00e9l\u00e9ments importants pour faciliter la lecture. <\/p>\n\n\n\n Gare aux fautes d\u2019orthographe et autres erreurs\u2009! La qualit\u00e9 du document et de la langue t\u00e9moigne de votre professionnalisme. R\u00e9visez-vous \u00e0 t\u00eate repos\u00e9e et investissez dans un outil de correction fiable.<\/p>\n\n\n\n Astuce\u2009: Montez un document mod\u00e8le qui contient les informations r\u00e9currentes. Surlignez les \u00e9l\u00e9ments \u00e0 mettre \u00e0 jour (par exemple les coordonn\u00e9es du client ou de la cliente, l\u2019adresse du projet, etc.) afin de ne jamais laisser \u00ab\u2009tra\u00eener\u2009\u00bb des informations erron\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n Donnez un aper\u00e7u de votre firme qui inclut son ann\u00e9e de fondation, le nom des associ\u00e9s et associ\u00e9es, ses champs de pratique et sa vision. Vous pouvez aussi pr\u00e9senter des images de r\u00e9alisations comparables au projet que vous convoitez, mais s\u2019il s\u2019agit de collaborations, n\u2019oubliez pas d\u2019indiquer les noms des autres firmes et architectes (Code de d\u00e9ontologie<\/a>, articles 15 et 68; voir aussi l\u2019article \u00ab\u2009R\u00e9alisations en consortium : reconna\u00eetre toutes les collaborations<\/a>\u2009\u00bb. Notez que ces informations peuvent \u00e9galement figurer en annexe.<\/p>\n\n\n\n D\u00e9montrez votre compr\u00e9hension du mandat de mani\u00e8re pr\u00e9cise et compl\u00e8te afin d\u2019\u00e9tablir un climat de confiance. D\u00e9crivez le type d\u2019intervention, les objectifs \u00e0 atteindre, le programme, le budget de construction. Personnalisez le tout en indiquant les coordonn\u00e9es de la cliente ou du client.<\/p>\n\n\n\n D\u00e9crivez vos services en d\u00e9tail afin de rassurer votre client et de lui d\u00e9montrer leur valeur. Cette description peut ensuite \u00eatre transmise \u00e0 votre personnel pour \u00e9tablir le plan de travail au moment du d\u00e9marrage.<\/p>\n\n\n\n Subdivisez les services selon les phases du projet. Pour chacune, indiquez le nombre de rencontres incluses, les types de documents et de dessins \u00e0 r\u00e9aliser, le format des plans et le nombre d\u2019exemplaires \u00e0 fournir. En r\u00e8gle g\u00e9n\u00e9rale, les cinq phases du projet sont\u2009:<\/p>\n\n\n\n Il est recommand\u00e9 d\u2019offrir vos services pour toutes les phases du projet. Pr\u00e9parez le client ou la cliente en tenant une rencontre d\u2019introduction aux services de l\u2019architecte et ouvrez le dialogue concernant les \u00e9tapes cl\u00e9s du projet. Il ou elle refuse quand m\u00eame certains services\u2009? Pr\u00e9cisez-le dans votre offre \u2013 \u00e0 plus forte raison si elle sert de contrat. Pr\u00e9venez aussi votre mandataire que les plans et devis ne devront pas \u00eatre utilis\u00e9s \u00e0 d\u2019autres fins que celles qui y sont indiqu\u00e9es. Par exemple, des plans pour permis ne peuvent pas \u00eatre utilis\u00e9s pour la construction (Code de d\u00e9ontologie<\/a>, articles\u00a029 et 35). Consultez \u00e0 ce sujet l\u2019article \u00ab\u2009Documents de construction incomplets\u2009: gare aux poursuites\u2009!<\/a>\u2009\u00bb.<\/p>\n\n\n\n Quant aux services suppl\u00e9mentaires, inscrivez seulement ceux que vous jugez n\u00e9cessaires pour mener \u00e0 bien le projet. Un aide-m\u00e9moire de ces services figure dans le Manuel canadien de pratique de l\u2019architecture (MCPA), <\/em>3e<\/sup> \u00e9dition, chapitre 3.9, annexe B<\/a> .<\/p>\n\n\n\n Le Code de d\u00e9ontologie est formel\u2009: l\u2019architecte doit conclure une entente quant aux conditions de r\u00e9mun\u00e9ration avant de fournir ses services (article 12). Pr\u00e9sentez vos honoraires en fonction des phases du projet. Qu\u2019il s\u2019agisse de services inclus ou de services suppl\u00e9mentaires, assurez-vous d\u2019en indiquer les taux horaires en fonction des titres des membres du personnel qui seront mis \u00e0 contribution (stagiaire en architecture, designer, technologue, etc.). Pr\u00e9cisez aussi la fr\u00e9quence des paiements ainsi que tous les frais connexes facturables\u2009: taxes, d\u00e9placements, services d\u2019impression, etc. Voir \u00ab\u2009\u00c9valuer les honoraires\u2009: Des rep\u00e8res pour viser juste<\/a>\u2009\u00bb et \u00ab\u2009Facturation\u2009: Tact et pr\u00e9cision<\/a>\u2009\u00bb.<\/em><\/p>\n\n\n\n Les avances d\u2019honoraires sont maintenant autoris\u00e9es jusqu\u2019\u00e0 concurrence de 10 000 $ en vertu du R\u00e8glement sur la d\u00e9tention de sommes par les architectes. Si vous en demandez, indiquez-le. Consultez la page \u00ab\u2009Lois et r\u00e8glement<\/a>\u2009\u00bb du site Web de l\u2019OAQ ainsi que le mod\u00e8le de registre de d\u00e9tention de sommes dans votre Espace membre.<\/p>\n\n\n\n Prenez soin d\u2019indiquer les services exclus. Par exemple, si vous g\u00e9rez les modifications au contrat, mais pas les demandes de paiement, mentionnez-le. Autre exemple, si un promoteur s\u2019attend \u00e0 recevoir des images promotionnelles du projet, indiquez qu\u2019il s\u2019agit d\u2019un service suppl\u00e9mentaire (avec honoraires en sus). <\/p>\n\n\n\n Par ailleurs, bien que vous n\u2019ayez pas l\u2019obligation de fournir au client ou \u00e0 la cliente les fichiers de travail originaux (ex.\u2009: fichiers AutoCAD ou Revit), il est sage de le pr\u00e9ciser afin d\u2019\u00e9viter les d\u00e9ceptions. Consultez \u00e0 ce sujet l\u2019article \u00ab\u2009Les plans \u201ctel que construit\u201d\u2009: Choisir ses mots<\/a>\u2009\u00bb.<\/p>\n\n\n\n Comme les honoraires, l\u2019\u00e9ch\u00e9ancier doit \u00eatre subdivis\u00e9 selon les phases du projet. Pour chacune, allouez un nombre de jours ou de semaines plut\u00f4t que de vous engager \u00e0 respecter une date pr\u00e9cise. Cela vous permet de tenir compte d\u2019\u00e9l\u00e9ments ind\u00e9pendants de votre volont\u00e9 tels que le calendrier de r\u00e9unions du CCU ou les d\u00e9lais d\u2019approbation de la municipalit\u00e9. Enfin, n\u2019oubliez pas que vous devez obtenir l\u2019approbation du client ou de la cliente avant d\u2019entamer une nouvelle phase des services (Code de d\u00e9ontologie<\/a>, article 20).<\/p>\n\n\n\n Quand vient le temps de r\u00e9pertorier leurs offres de services, nombre d\u2019architectes font l\u2019erreur de leur attribuer un num\u00e9ro de projet et d\u2019ajouter l\u2019information correspondante \u00e0 leur registre de dossiers. Or, le R\u00e8glement sur la tenue des dossiers<\/a> stipule que c\u2019est uniquement au moment o\u00f9 le contrat est conclu que l\u2019architecte doit inscrire le projet \u00e0 son registre de dossiers. Bref, le registre de vos offres de services doit \u00eatre ind\u00e9pendant de celui de vos dossiers de projet\u2009!<\/p>\n\n\n\n <\/strong>Consultez l\u2019article \u00ab\u2009Registre de dossier<\/a>\u2009\u00bb.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n \u00c9vitez d\u2019inventer des conditions g\u00e9n\u00e9rales qui seraient en contradiction avec le Code de d\u00e9ontologie, telles que des clauses de rupture de mandat et de limitation de responsabilit\u00e9 (Code de d\u00e9ontologie<\/a>, articles 17 et 25). Consultez une conseill\u00e8re ou un conseiller juridique afin de r\u00e9diger des conditions g\u00e9n\u00e9rales appropri\u00e9es \u00e0 votre champ de pratique, puis joignez celles-ci \u00e0 toutes vos offres de services lorsqu\u2019elles font office de contrat. <\/p>\n\n\n\n Il est par ailleurs d\u2019usage de pr\u00e9ciser les conditions d\u2019utilisation ou de cession du droit d\u2019auteur. L’annexe A du chapitre 6.4 du MCPA, 3e<\/sup> \u00e9dition<\/a> ainsi que le site de l\u2019Association des architectes en pratique priv\u00e9e du Qu\u00e9bec<\/a> (AAPPQ) fournissent quelques \u00e9l\u00e9ments de r\u00e9flexion \u00e0 ce sujet. Dans tous les cas, votre conseiller ou conseill\u00e8re juridique pourra vous aider \u00e0 r\u00e9diger une clause adapt\u00e9e au projet et \u00e0 votre pratique.<\/p>\n\n\n\n Si la port\u00e9e de votre mandat est modifi\u00e9e en cours de route, prenez soin de r\u00e9diger un avenant qui d\u00e9taille les changements \u00e0 vos services et \u00e0 vos honoraires, de le faire signer par le client ou la cliente et de l\u2019archiver avec votre contrat (ou avec l\u2019offre de services qui en tient lieu). Comme l\u2019indique l\u2019article 1439 du Code civil du Qu\u00e9bec,<\/em> \u00ab\u2009un contrat ne peut \u00eatre r\u00e9solu, r\u00e9sili\u00e9, modifi\u00e9 ou r\u00e9voqu\u00e9 que [\u2026 par] l\u2019accord des parties\u2009\u00bb.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n Faites signer votre offre de services par la cliente ou le client, surtout si elle tient lieu de contrat. Soyez ferme, car pour qu\u2019un contrat soit valide, la transaction doit comporter une offre et une acceptation claires et non \u00e9quivoques (Code civil du Qu\u00e9bec<\/em> et Loi concernant le cadre juridique des technologies de l\u2019information).<\/p>\n\n\n\n Apr\u00e8s lui avoir transmis l\u2019offre de services, communiquez avec le client ou la cliente pour lui offrir la possibilit\u00e9 de poser des questions et lui expliquer qu\u2019il lui faut signer l\u2019offre et vous la retourner pour que les services puissent d\u00e9buter (Code de d\u00e9ontologie<\/a>, article 12). M\u00e9fiez-vous tout de m\u00eame d\u2019une r\u00e9ponse trop rapide et proposez une rencontre si vous pensez que la personne n\u2019a pas bien compris le document. Il est par ailleurs prudent d\u2019indiquer une \u00e9ch\u00e9ance \u00e0 la validit\u00e9 de votre offre.<\/p>\n\n\n\n En somme, l\u2019offre de services est un exercice qui exige professionnalisme et p\u00e9dagogie. Lorsqu\u2019elle est employ\u00e9e comme contrat, elle doit aussi assurer votre protection. Pour vous lib\u00e9rer l\u2019esprit, pourquoi ne pas accompagner votre offre d\u2019un contrat type de l\u2019AAPPQ\u2009? Vous b\u00e9n\u00e9ficierez ainsi du meilleur des deux mondes\u2009: une approche personnalis\u00e9e et un contrat en b\u00e9ton\u2009! <\/p>\n\n\n\n Merci \u00e0 Luc G\u00e9linas, architecte et formateur pour l\u2019OAQ, de sa collaboration \u00e0 la r\u00e9daction de cet article.<\/em><\/p>\n\n\n\n N.B. La version imprim\u00e9e de cet article fait r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 l’\u00e9dition ant\u00e9rieure du MCPA.<\/em><\/p>\n\n\n\n\n\n Vos offres de services font office de contrat lorsque vous acceptez de petits mandats\u2009? Dans ce cas, assurez-vous de les r\u00e9diger avec rigueur afin de respecter vos obligations et de bien d\u00e9marrer toute relation d\u2019affaires.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":2216,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_relevanssi_hide_post":"","_relevanssi_hide_content":"","_relevanssi_pin_for_all":"","_relevanssi_pin_keywords":"","_relevanssi_unpin_keywords":"","_relevanssi_related_keywords":"","_relevanssi_related_include_ids":"","_relevanssi_related_exclude_ids":"","_relevanssi_related_no_append":"","_relevanssi_related_not_related":"","_relevanssi_related_posts":"","_relevanssi_noindex_reason":"","footnotes":""},"tags":[],"publication-type":[86],"subject":[70],"class_list":["post-580","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","publication-type-article","subject-relation-client"],"acf":[],"yoast_head":"\nTirez parti de la forme<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Les rubriques<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Pr\u00e9sentation de la firme<\/h4>\n\n\n\n
Description du mandat <\/h4>\n\n\n\n
Description des services<\/h4>\n\n\n\n
\n
Honoraires<\/h4>\n\n\n\n
Avances d\u2019honoraires<\/h4>\n\n\n\n
Services exclus <\/h4>\n\n\n\n
\u00c9ch\u00e9ancier de r\u00e9alisation<\/h4>\n\n\n\n
Registre de projets<\/strong> et registre des offres de services<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Les aspects juridiques<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Mise en garde<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n
Conclure l\u2019entente<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
\n\n\n\nPour obtenir plus de renseignements sur les contrats<\/h3>\n\n\n\n
\n