Le bureau de la syndique re\u00e7oit fr\u00e9quemment des appels, voire des demandes d\u2019enqu\u00eate, de la part de clients ou de clientes qui s\u2019inqui\u00e8tent de n\u2019avoir aucune nouvelle de leur architecte malgr\u00e9 l\u2019envoi de nombreux messages. L\u2019article 22 du Code de d\u00e9ontologie des architectes est pourtant clair\u2009: dans l\u2019exercice de sa profession, l\u2019architecte doit faire preuve d\u2019une disponibilit\u00e9 et d\u2019une diligence raisonnables. Cela signifie que vous devez r\u00e9pondre promptement \u00e0 votre client\u00e8le. Voici quatre cas de figure et des moyens \u00e0 prendre pour agir avec professionnalisme en tout temps.<\/p>\n\n\n\n
Votre situation est stressante, mais celle de vos clients ou clientes l\u2019est tout autant. En effet\u2009: vous \u00eates LA personne qui a une vue d\u2019ensemble de leur projet, lequel canalise une grosse part de leurs investissements. Votre silence, surtout aux moments critiques comme celui du chantier, ne peut qu\u2019alimenter leur inqui\u00e9tude.<\/p>\n\n\n\n
\u2022 <\/strong>Pr\u00e9venez votre client\u00e8le que vous vivez un pic d\u2019activit\u00e9.<\/strong> Servez-vous des courriels ou des messages vocaux automatis\u00e9s pour expliquer que vous traitez un volume de travail plus important que la normale. Profitez-en pour indiquer \u00e0 quelle fr\u00e9quence vous rendez vos appels et r\u00e9pondez \u00e0 vos messages.<\/p>\n\n\n\n \u2022 <\/strong>Prenez garde \u00e0 la limite de votre bo\u00eete vocale. <\/strong>Quoi de plus frustrant que de ne pas pouvoir laisser de message en raison d\u2019une bo\u00eete vocale pleine? V\u00e9rifiez r\u00e9guli\u00e8rement si vous avez des messages. R\u00e9pondez aux plus urgents, notez ceux qui peuvent attendre et effacez-les au fur et \u00e0 mesure pour maintenir la fluidit\u00e9 de vos communications.<\/p>\n\n\n\n \u2022 <\/strong>Demandez de l\u2019aide. <\/strong>Prenez le temps de bien \u00e9valuer comment vous pouvez respecter tous vos engagements professionnels dans les circonstances. Si vous sentez que vous n\u2019y arriverez pas, demandez \u00e0 une personne de confiance de joindre rapidement la client\u00e8le avec laquelle vous avez des projets en cours pour l\u2019informer des retards anticip\u00e9s et dirigez la client\u00e8le potentielle vers un autre bureau d\u2019architectes. <\/p>\n\n\n\n \u2022 <\/strong>Ne coupez pas les ponts. <\/strong>Communi\u00adquez avec le client ou la cliente pour faire le point au sujet du mandat. Assurez-vous de respecter votre contrat et de livrer ce qui y est pr\u00e9vu. Souvenez-vous que, si vous faites fi de ses tentatives de vous joindre, il est justifi\u00e9 pour la personne qui se sent l\u00e9s\u00e9e de faire appel au bureau de la syndique. En effet, une relation d\u2019affaires difficile ne constitue pas n\u00e9ces\u00adsairement un motif juste et raisonnable d\u2019interrompre la prestation de vos services (art. 25 du Code de d\u00e9ontologie; voir aussi l\u2019article \u00ab\u2009Comment rompre avec \u00e9l\u00e9gance\u2009\u00bb, Esquisses<\/em>, vol. 32, no<\/sup> 3, automne 2021).<\/p>\n\n\n\n \u2022 <\/strong>Demandez les sommes qui vous sont dues.<\/strong> <\/strong>L\u2019article 25 (4) du Code de d\u00e9ontologie vous permet d\u2019interrompre la prestation de vos services pour des motifs justes et raisonnables, dont le non-paiement de vos honoraires. Toutefois, vous devrez pr\u00e9alablement en aviser votre client ou cliente par \u00e9crit dans un d\u00e9lai raisonnable et prendre les mesures n\u00e9cessaires pour que l\u2019interruption de vos services lui soit le moins pr\u00e9judiciable possible (article 26 du Code de d\u00e9ontologie).<\/p>\n\n\n\n En cas de m\u00e9sentente concernant vos honoraires professionnels, vous avez le devoir d\u2019utiliser les autres moyens \u00e0 votre disposition avant d\u2019entreprendre des proc\u00e9dures judiciaires (article 58 du Code de d\u00e9ontologie). Avant toute chose, assurez-vous d\u2019informer votre client ou cliente des services de conciliation et d\u2019arbitrage offerts par l\u2019OAQ. Pour obtenir plus de d\u00e9tails, consultez le oaq.com \u00e0 la section Protection du public.<\/p>\n\n\n\n \u2022 <\/strong>Choisissez avec qui vous faites affaire.<\/strong> <\/strong>Avant m\u00eame d\u2019entamer une relation d\u2019affaires, ayez le r\u00e9flexe d\u2019effectuer quelques v\u00e9rifications de base\u2009: la personne qui vous sollicite pour son projet est-elle vraiment propri\u00e9taire du b\u00e2timent ou du terrain en question? A-t-elle un dossier criminel? A-t-elle une bonne cote de cr\u00e9dit? Son entreprise est-elle inscrite au Registre des entreprises du Qu\u00e9bec? Et si c\u2019est le cas, est-elle en faillite?<\/p>\n\n\n\n Si tous les voyants sont au vert, prenez le temps de rencontrer cette personne afin de comprendre ses besoins et ses attentes. Cela aidera \u00e0 instaurer un climat de confiance et d\u2019\u00e9change et, possiblement, \u00e0 pr\u00e9venir les malentendus. Une fois que vous saisissez bien la nature du projet, son degr\u00e9 de complexit\u00e9 et son \u00e9ch\u00e9ancier, assurez-vous que votre horaire vous permet de l\u2019entreprendre tout en tenant compte des facteurs externes qui pourraient influer sur votre capacit\u00e9 \u00e0 produire les docu\u00adments requis (probl\u00e8mes d\u2019approvision\u00adnement ou changements r\u00e9glementaires, par exemple).<\/p>\n\n\n\n Vous d\u00e9cidez d\u2019aller de l\u2019avant? Selon l\u2019article 12 du Code de d\u00e9ontologie, vous devez avant tout conclure une entente, id\u00e9alement \u00e9crite et sign\u00e9e par les parties, d\u00e9crivant vos services et les conditions de votre r\u00e9mun\u00e9ration (voir \u00ab\u2009Six mauvaises raisons d\u2019omettre le contrat\u2009\u00bb, Esquisses<\/em>, vol. 30, no<\/sup> 4, hiver 2019-2020). Le mandat ne vous int\u00e9resse pas ou le courant passe mal? Sugg\u00e9rez \u00e0 la personne de communiquer avec un autre bureau d\u2019architectes.<\/p>\n\n\n\n \u2022 <\/strong>\u00c9tablissez vos limites.<\/strong> <\/strong>Le d\u00e9but d\u2019une relation d\u2019affaires est id\u00e9al pour pr\u00e9ciser les meilleurs moments et moyens de vous joindre. Vous pouvez \u00e9galement \u00e9tablir un protocole de communication \u00e9num\u00e9rant les documents que vous vous engagez \u00e0 livrer ainsi que les dates, canaux de livraison, destinataires et personnes \u00e0 joindre pour questions et commentaires.<\/p>\n\n\n\n Assurez-vous de transmettre vos nouvelles coordonn\u00e9es \u00e0 l\u2019ensemble de votre client\u00e8le et suffisamment \u00e0 l\u2019avance pour \u00e9viter \u00e0 quiconque de tomber sur une ancienne adresse ou un num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone hors service. Votre signature de courriel, vos r\u00e9ponses automatis\u00e9es et le message d\u2019accueil de votre bo\u00eete vocale sont de bonnes vitrines pour ces rensei\u00adgnements. Faites aussi des rappels peu avant le jour J.<\/p>\n\n\n\n \u2022 <\/strong>Allez chercher du soutien et des services.<\/strong> <\/strong>Maladie, deuil, difficult\u00e9s familiales… Personne n\u2019est \u00e0 l\u2019abri de telles \u00e9preuves, et il est tout \u00e0 fait normal de suspendre ses activit\u00e9s professionnelles de mani\u00e8re impr\u00e9vue ou prolong\u00e9e en pareil cas. Il est aussi important de faire appel \u00e0 son r\u00e9seau et de consulter les ressources professionnelles appropri\u00e9es pour faire face \u00e0 ces situations.<\/p>\n\n\n\n \u2022 Pr\u00e9voyez la garde provisoire de vos dossiers.<\/strong> Il en va de votre responsabilit\u00e9, comme architecte, de veiller \u00e0 ce que votre client\u00e8le puisse continuer de recevoir des services en cas d\u2019absence impr\u00e9vue ou prolong\u00e9e de votre part, surtout si vous exercez de mani\u00e8re individuelle. N\u2019attendez pas que le sort s\u2019abatte sur vous pour \u00e9tablir une entente avec un ou une autre architecte qui pourra garder vos dossiers si les circonstances l\u2019exigent (un mod\u00e8le d\u2019entente est offert sur le oaq.com sous Devoir de l\u2019architecte et Fin de pratique). Il peut d\u2019ailleurs \u00eatre avantageux de conclure cette entente de mani\u00e8re r\u00e9ciproque. La garde provisoire des dossiers n\u2019exige pas que l\u2019autre architecte prenne en charge vos projets, mais plut\u00f4t qu\u2019il ou elle informe votre client\u00e8le ainsi que l\u2019Ordre de votre situation. R\u00e9f\u00e9rez-vous \u00e0 l\u2019article 10 du R\u00e8glement sur la cession d\u2019exercice pour obtenir plus de d\u00e9tails. <\/p>\n\n\n\n En cas de doute \u00e0 propos de vos obliga\u00adtions d\u00e9ontologiques, n\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 commu\u00adniquer avec le bureau de la syndique. <\/p>\n\n\n\n Cet article a \u00e9t\u00e9 adapt\u00e9 du texte intitul\u00e9 \u00ab \u00catre disponible et diligent pour ses clients, c\u2019est gagnant \u00bb, avec l\u2019aimable permission de l\u2019Ordre des comptables professionnels agr\u00e9\u00e9s du Qu\u00e9bec.<\/em><\/p>\n\n\n\n <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Vous avez du mal \u00e0 r\u00e9pondre \u00e0 tous les messages que vous laisse votre client\u00e8le? Comme architecte, vous avez l\u2019obligation d\u2019y donner suite sans trop tarder. Voici des pistes pour y arriver.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":647,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_relevanssi_hide_post":"","_relevanssi_hide_content":"","_relevanssi_pin_for_all":"","_relevanssi_pin_keywords":"","_relevanssi_unpin_keywords":"","_relevanssi_related_keywords":"","_relevanssi_related_include_ids":"","_relevanssi_related_exclude_ids":"","_relevanssi_related_no_append":"","_relevanssi_related_not_related":"","_relevanssi_related_posts":"671,553,660,580,532,577","_relevanssi_noindex_reason":"","footnotes":""},"tags":[],"publication-type":[86],"subject":[67],"class_list":["post-646","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","publication-type-article","subject-deontologie"],"acf":[],"yoast_head":"\n2. On vous harc\u00e8le ou on refuse de vous payer<\/h3>\n\n\n\n
3. Vous changez d\u2019adresse professionnelle<\/h3>\n\n\n\n
4. Vous avez des ennuis de sant\u00e9 ou des probl\u00e8mes personnels<\/h3>\n\n\n\n