L’architecte ne devrait pas détruire de documents à la demande de son client en raison de ses obligations professionnelles et des implications légales qui en découlent.
Devant un tribunal, tout document écrit, qu’il s’agisse de notes personnelles, de correspondances, de comptes rendus de discussions ou de procès-verbaux, aura préséance sur les témoignages. Une documentation complète et précise peut servir de preuve essentielle en cas de litige. Il est impératif que l’architecte documente adéquatement chacune de ses interventions.
Par ailleurs, la destruction des documents reçus et produits par l’architecte est une pratique contraire au Règlement sur la tenue de dossiers, du registre et des bureaux des architectes qui exige que l’architecte conserve les documents de projets au minimum cinq ans à partir de la date du dernier service rendu ou, lorsque le projet est réalisé, à partir de la date de la fin des travaux.
En termes de responsabilité professionnelle, cette pratique n’est pas recommandée par la DFA, puisqu’aucune preuve du déroulement du projet ne subsistera. Dans les cas exceptionnels où la destruction des documents est exigée par le client (pénitenciers, infrastructure de transports, bâtiments stratégiques, etc.), il est recommandé de communiquer avec la DFA et le Bureau de la syndique.