Documenter les échanges permet de démontrer que l’architecte a rempli ses obligations de renseignement et de conseil. Cela constitue un moyen de preuve en cas de malentendu ou de réclamation. Une documentation complète et précise est difficile à contrer et fait généralement preuve de son contenu.
Il est recommandé de consigner par écrit les décisions importantes, les conseils donnés et les désaccords éventuels. Un simple courriel, une lettre ou une note au dossier peuvent suffire. Cette documentation est essentielle pour bien se défendre au besoin.