Le rapport de visite de chantier traite des aspects techniques du chantier découlant des visites, tandis que le compte-rendu de réunion de chantier traite des aspects administratifs du chantier ayant été traitée lors de la réunion.
Rapport de visite de chantier
Documentez chacune de vos visites de chantier sur un formulaire typique. Celui-ci devrait contenir, sans s’y limiter, les informations suivantes :
La date et l’heure de la visite
Les conditions météorologiques lors de la visite
Le nom et le rôle des personnes rencontrées
Le nom de la personne ayant effectué la visite
Les éléments en cours de construction lors de la visite et l’état d’avancement des travaux
Les éléments observés et les éléments à corriger
Les questions soulevées par l’entrepreneur ou les sous-traitants lors de la visite et les réponses fournies par l’architecteLes éléments n’ayant pas pu être vérifiés pour des raisons indépendantes de la volonté de l’architecte
De plus, privilégiez l’utilisation de termes prescriptifs lorsque vous indiquez les actions à poser par l’entrepreneur et insérez les photos à la suite de chaque commentaire plutôt que les regrouper à la fin du document.
Compte-rendu de réunion de chantier
L’architecte devrait tenir une réunion de démarrage des travaux afin de notamment revoir le plan de communication et de clarifier les rôles des parties prenantes. Il ou elle devrait, par la suite, tenir des réunions de chantier pour assurer un suivi régulier et les documenter à l’aide de comptes-rendus de réunion (procès-verbaux). Finalement, l’architecte devrait utiliser des tableaux de suivi pour les questions-réponses, les dessins d’atelier, les échantillons à recevoir et les modifications au contrat (instructions supplémentaires, propositions de modification, directives et avenants de modification).
Le compte-rendu de réunion de chantier devrait traiter des aspects administratifs tels que :
Le calendrier des travaux
La gestion des coûts de construction
La gestion des parties prenantes
Les risques d’exécution au chantier
Les parties occupées de l’immeuble par rapport à la zone de construction, etc.
Pour plus d’informations, consultez les fiches, « Le rapport de visite de chantier : rigueur et discipline » et « Réunion de démarrage : comment partir du bon pied » et son modèle d’ordre du jour.
Le chapitre 6.6 du Manuel canadien de pratique de l’architecture (MCPA) et le formulaire modèle proposé au chapitre 6.8 (formulaire 3.1).
La « Liste de contrôle – Ordre du jour suggéré pour la réunion préparatoire aux travaux » proposée par le MCPA.