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Signer ou sceller et signer des documents constituent des gestes fondamentaux pour l’architecte. C’est pourquoi il importe de les poser selon les règles déontologiques qui leur confèrent toute leur force et tout leur sens. Survol.

Dernière mise à jour : juin 2023

L’architecte signe un document essentiellement pour trois motifs : en identifier l’auteur, le valider et en approuver le contenu. En apposant son sceau sur des plans ou sur un document, il ou elle en certifie l’authenticité et indique qu’ils sont complets et qu’ils correspondent aux fins auxquelles ils sont destinés.

Signer ou sceller et signer des documents ne sont pas que des possibilités : ce sont des devoirs. En effet, il est reconnu, en droit disciplinaire, que la présence du sceau et de la signature sur des plans et devis constitue la garantie que c’est bien l’architecte qui en a dirigé la conception du début à la fin et qu’il ou elle assume en plus la responsabilité de leur contenu.

Or, il n’est pas toujours évident de déterminer qui doit signer quoi, où et comment. Heureusement, on peut y arriver en se référant à des règles simples et logiques, issues de l’usage et confirmées par la déontologie.

Qui?

L’architecte qui signe ou qui scelle et signe un document est l’architecte qui « en a une connaissance et une maîtrise globales » (Code de déontologie, art. 29). Autrement dit, c’est l’architecte qui a préparé le document ou qui a dirigé et supervisé une autre personne l’ayant préparé. Il peut s’agir du chargé de projet ou du directeur de projet, qu’il soit patron ou employé.

Bien que l’usage, chez les architectes, veuille que les patrons scellent et signent, alors que les employés ne font que signer, les employés sont couverts en responsabilité par l’assurance du bureau. Ainsi, un employé chargé de projet peut très bien sceller et signer des plans. D’ailleurs, le seul statut de patron ne permet pas de signer ou de sceller et signer un document si on n’a pas suivi le développement du projet. Un doute ? Posez-vous ces questions : qui connaît le dossier à fond ? Qui a dirigé (organisé) et supervisé (contrôlé) le travail ? Qui pourrait répondre aux questions en cas de litige ?

Signature conjointe

Il peut arriver que plusieurs architectes – un patron et son employé par exemple – aient la responsabilité de la conception ou de la préparation d’un document et qu’ils aient dirigé et supervisé le travail. Dans ce cas, il leur est possible de signer ou de sceller et signer conjointement un document.

Cela peut même être requis en cas d’association entre plusieurs bureaux ou de coentreprises. Il faut alors prévoir le partage des tâches dans la convention entre architectes, de même que la couverture adéquate en assurance responsabilité.

Plusieurs professionnels de différentes disciplines peuvent également signer conjointement un document. Ici, le principe de séparation prévaut, selon la discipline de chacun. Ainsi, pour les rapports d’expertise, il convient d’indiquer, en introduction par exemple, qui a fait quoi dans le rapport, voire de scinder ses parties selon le rédacteur, avant de les sceller et de les signer. En ce qui concerne les documents de conception, la bonne pratique consiste à préparer des plans et devis séparés, donc à sceller et signer séparément (voir « Dessins d’ingénieur : Rester dans ses plates-bandes »).

Où?

Sur tout document, il est utile de prévoir l’emplacement adéquat pour la signature et pour le sceau et la signature. Sur les dessins, cet emplacement figure habituellement dans le cartouche. Quant aux formulaires administratifs, qui sont souvent préparés par des tiers, bien que la plupart comportent des espaces à cet effet, il importe de s’assurer que les descriptions qui les jouxtent correspondent bien à ce qui est validé, approuvé et préparé.

Éviter la page couverture

Les cahiers des charges et les devis techniques suivent la même logique que les plans : l’architecte ne doit sceller et signer que les documents qu’il ou elle prépare ou dont il ou elle a dirigé la préparation (Code de déontologie, art. 29). Ainsi, même si cela constitue une pratique courante, l’architecte doit éviter de sceller et signer la page couverture des cahiers qu’il ou elle assemble, car celle-ci couvre souvent tout un lot de documents préparés par d’autres : documents d’appel d’offres, contrat de construction, études environnementales, devis techniques établis par divers spécialistes, etc. Le faire revient à affirmer qu’on en est l’auteur ou à tout le moins qu’on les valide et, donc, qu’on en prend la responsabilité.

Page des sceaux

La solution est de recourir à la section 00 01 07 – Page des sceaux du Répertoire normatif (MasterFormat). Cette page permet d’apposer sceau et signature dans un espace contenant la mention suivante, à côté du sceau : « Je certifie que les documents suivants ont été préparés par moi ou sous ma supervision directe ». Il suffit ensuite d’énumérer les divisions ou les sections concernées. La page des sceaux peut être consolidée de manière à inclure ces mêmes éléments pour tous les concepteurs, selon les disciplines.

Quoi?

Ce que l’architecte doit signer (Code de déontologie, art. 30. 1°) :

  • les formulaires des avenants et des directives de modification
  • le certificat de paiement
  • le certificat d’achèvement substantiel
  • le certificat de fin des travaux

Ce que l’architecte doit sceller et signer (Code de déontologie, art. 30. 2°) :

  • les plans et devis d’exécution et le cahier des charges remis au maître de l’ouvrage ou à une municipalité lors d’une demande de permis ainsi qu’à toute autorité concernée
  • les documents émis pour les fins du contrat entre le maître de l’ouvrage et l’entrepreneur, ainsi que ceux liés à son administration, tels que les plans et devis émis pour construction et utilisés pour l’exécution des travaux sur le chantier ainsi que les addenda
  • les attestations d’avancement ou de conformité des travaux aux plans et devis ou au Code de construction (chapitre B-1.1, r. 2), et toute autre attestation qu’il délivre
  • les rapports d’expertise

Ces instructions constituent des exigences minimales, car rien n’empêche un architecte de sceller un avenant, par exemple. 

Comment?

Il existe deux façons de signer et trois façons de sceller et signer un document (Code de déontologie, art. 33).

Pour signer :

  • signature manuscrite
  • signature numérique

Pour sceller et signer :

  • sceau au tampon encreur et signature manuscrite
  • sceau reproduit et signature manuscrite
  • sceau et signature numériques

En mode traditionnel

La signature manuscrite et le sceau au tampon encreur s’emploient pour les documents papier, peu importe comment ils ont été générés (à la main ou numériquement). Une fois signé (ou scellé et signé), un tel document est considéré comme l’original. Ce dernier peut être reproduit en plusieurs exemplaires, qui peuvent être distribués.

Une variante

Afin de gagner en efficacité lorsque des documents doivent être scellés, l’architecte peut utiliser une reproduction de l’empreinte de son sceau. L’utilisation d’une telle méthode doit suivre certaines règles :

Mode de reproduction

  • L’empreinte du sceau peut être photographiée, photocopiée ou numérisée.
  • Elle ne doit jamais être redessinée, peu importe le procédé graphique ou le médium, car une empreinte de sceau redessinée est considérée comme fausse.

Utilisation

  • La reproduction de l’empreinte du sceau peut être copiée dans un document numérique, par exemple dans AutoCAD ou sur un PDF.
  • Par la suite, le document doit être imprimé ET signé à la main, ce qui en fera l’original.
  • L’architecte qui utilise ce procédé doit prendre les précautions nécessaires afin que les images de son sceau restent sous son contrôle et ne soient pas diffusées – il lui faut agir avec le même souci pour protéger son sceau tampon, d’ailleurs.

En mode numérique

La signature numérique et le sceau et la signature numériques s’emploient dans le cas des documents virtuels.

Pour qu’un document signé numériquement soit conforme à la réglementation en vigueur, le processus de signature doit valider l’identité du ou de la signataire ET garantir l’intégrité du document pour le reste de son cycle de vie. De cette manière, si le document virtuel est modifié, la signature numérique sera invalidée.

L’OAQ a noué un partenariat avec le fournisseur de signatures numériques Notarius afin de permettre à ses membres d’utiliser un procédé conforme. Si des membres souhaitent utiliser un autre procédé, il leur appartient de démontrer que celui-ci répond aux exigences.

Comme pour le sceau tampon ou l’image du sceau, l’architecte doit prendre les mesures raisonnables pour empêcher toute autre personne d’utiliser sa signature et son sceau numériques. Il lui faut notamment protéger ses codes d’accès à la plateforme de signature.

Distinguer signature électronique et signature numérique

Contrairement à certaines informations véhiculées par le passé, l’apposition d’une image de sceau et d’une image de signature sur un document virtuel ne constitue pas une signature numérique, et ce, même si le document ainsi généré est protégé par un mot de passe ou autrement chiffré ou crypté. En effet, un tel procédé ne permet pas de confirmer que la signature a été apposée par l’architecte. De plus, n’importe qui pourrait modifier le document après coup, même s’il est signé et scellé, et rien ne permettrait alors de savoir que le document n’est plus valide.

Avec ces balises en tête, les architectes peuvent signer ou sceller et signer leurs documents dans les règles de l’art. En cas de doute, n’hésitez pas à communiquer avec un inspecteur ou une inspectrice de l’OAQ.

*Architecte, l’auteur a été inspecteur principal à l’OAQ de 2017 à 2019.

Pour consulter la règlementation 

Code de déontologie, section IV, Sceau et signature.