L’architecte qui ferme son bureau ne voit pas ses obligations professionnelles se conclure, notamment s’il ou elle demeure cessionnaire de ses dossiers. En matière de déontologie et de réglementation, l’architecte continue à assumer certains devoirs qui visent à assurer la protection du public et le respect des droits de la clientèle.
Devoir de diligence et de disponibilité
Conformément à l’article 22 du Code de déontologie des architectes, l’architecte doit faire preuve, dans l’exercice de sa profession, d’une disponibilité et d’une diligence raisonnables.
Cet article continue de s’appliquer même après la fermeture de la firme. Cela signifie que l’architecte, une fois son bureau fermé, a encore l’obligation de répondre à la clientèle dans un délai raisonnable lorsque des dossiers demeurent sous sa responsabilité.
Conservation des dossiers professionnels
L’article 2.03 du Règlement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux des architectes prévoit que les dossiers et registres « doivent être conservés pour une période minimale de cinq ans à partir de la date du dernier service rendu ou, lorsque le projet est réalisé, à partir de la date de la fin des travaux ».
L’architecte doit donc conserver ses dossiers pendant cette période afin de pouvoir répondre aux demandes d’un client et de lui transmettre tout document qui pourrait lui être utile. Une fois la période minimale de cinq ans écoulée, les dossiers peuvent être détruits de façon sécuritaire sans que l’architecte ait à en aviser le client.
Application du règlement sur la cessation d’exercice
Le Règlement sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des architectes du Québec s’applique au traitement des dossiers, des livres et des registres détenus lors de la cessation d’exercice de la profession, notamment lorsque celle-ci survient dans le cadre de l’exploitation d’une firme d’architecture.
Par exemple, selon l’article 3 de ce règlement, l’architecte doit aviser par poste recommandée le ou la secrétaire de l’Ordre de la date prévue de cessation d’exercice, et ce, dans les 30 jours précédant cette date. L’architecte doit aussi fournir les nom, adresse et numéro de téléphone du cessionnaire et transmettre au ou à la secrétaire une copie de la convention de cession.
Ce règlement ne s’applique pas lorsque l’architecte exerçait uniquement à titre de personne salariée.
Avis à la clientèle en cas de cessation définitive
En vertu de l’article 6 du Règlement, lorsqu’il y a cessation définitive d’exercice et qu’aucun cessionnaire de dossiers n’a été nommé, l’architecte devient cessionnaire de ses propres dossiers. Il lui faut alors informer sa clientèle dans les 30 jours suivant sa cessation d’exercice. Cela se fait de l’une des façons suivantes : par des avis écrits individuels ou par un avis publié dans un journal desservant la région où l’architecte exerçait sa profession.
L’avis doit notamment indiquer la date et le motif de la cessation d’exercice, les délais accordés à la clientèle pour reprendre les documents lui appartenant ou en demander le transfert ainsi que les coordonnées permettant de joindre l’architecte signataire de l’avis.
À noter : seuls les dossiers pour lesquels un service a été rendu depuis cinq ans ou moins – ou dont les travaux se sont terminés depuis cinq ans ou moins – sont visés par cette obligation.
Le respect de ces obligations vise à assurer la continuité des services professionnels et la protection du public, même après la fermeture d’une firme d’architecture.
Autres références utiles :