Réunion de démarrage : comment partir du bon pied

Lors d’une réunion de démarrage des travaux, l’architecte doit affirmer son leadership et se présenter comme étant celui ou celle qui mène le jeu. Voici quelques conseils pour entreprendre cette étape du projet avec succès.

Par Chantier | Chantier

La réunion de démarrage des travaux sert à clarifier les rôles des parties prenantes, à aborder les enjeux et les risques du projet et à parcourir les clauses administratives contractuelles telles que l’accès au chantier, les heures de travail, l’échéancier de construction, les nuisances sonores, la facturation, etc. Elle sert aussi à présenter celles et ceux qui participeront à la construction et aux activités de surveillance de chantier. Sa tenue est essentielle, peu importe l’ampleur du projet !

Le rôle de l’architecte

L’architecte a habituellement pour rôle d’animer ces réunions et de s’assurer que tous les éléments nécessaires au démarrage du chantier et à son administration ont été traités. Il lui faut aussi veiller à ce que chacune des personnes présentes puisse exprimer ses préoccu­pations. Selon Gaétan Ouellette, architecte et formateur pour l’OAQ, les firmes d’architecture doivent aider les novices à s’approprier ce rôle : « Souvent, l’architecte se voit comme un participant au lieu de l’animateur. Quand un intervenant n’est pas interpellé, il peut rester les bras croisés et écouter alors qu’il détient des informations cruciales […] Même si on ne connaît pas les gens, on va devoir travailler avec eux pendant 10 à 12 mois. C’est comme un mariage obligé : on doit trouver une manière de faire connaissance et de relever leurs forces et leurs faiblesses. » Finalement, c’est l’architecte qui doit s’assurer que l’ensemble des intervenants et intervenantes communiquent entre eux.

Se préparer

Pour être en mesure de créer cette synergie, l’architecte doit être crédible et établir un climat de confiance. D’où l’importance de bien se préparer. Il est recommandé, par exemple, de consulter le résultat de l’ouverture des soumissions afin d’avoir une idée de l’état d’esprit de l’entre­preneur; s’il y a un grand écart entre sa soumission et les autres, il est possible qu’il entame le chantier de manière agressive pour « récupérer » des sommes. « Cette réunion doit permettre de jauger ces éléments-là. Il faut détecter les pièges », prévient Gaétan Ouellette.

Pour vous préparer en conséquence, vous devrez :

• réviser le contrat du client ou de la cliente, les conditions générales et le résultat des soumissions;
• réviser votre mandat de surveillance et votre plan de surveillance;
• visiter le site du projet (par exemple pour vérifier s’il y a eu des modifications depuis la visite initiale);
• connaître les autres professionnelles ou professionnels qui feront de la surveillance et étudier, si cela est possible, leurs offres de services (notamment pour vous assurer que leur expérience correspond à celle qui a été promise et savoir quel est leur pouvoir décisionnel);
• consulter l’équipe de conception pour souligner les enjeux techniques et conceptuels et réfléchir à des scénarios différents au cas où l’entrepreneur soulèverait des questions concernant la faisabilité d’un détail ou la disponibilité ou le coût d’un matériau, par exemple;
• vous assurer d’être à jour dans la correspondance.

Finalement, n’oubliez pas de transmettre l’ordre du jour suffisamment à l’avance afin que les parties prenantes aient le temps de le consulter avant la réunion. Assurez-vous aussi de prévoir suffisamment de temps pour pouvoir traiter tous les points à l’ordre du jour.

Favoriser l’esprit d’équipe

Les personnes présentes doivent partager des intérêts et des objectifs communs. Une stratégie pour y parvenir consiste à effectuer un tour de table afin que chacune indique ce qui constitue pour elle les enjeux particuliers du projet.

L’architecte doit alors faire preuve d’humilité, car il peut arriver que les questions d’ingénierie, par exemple, prennent le dessus. « La solution n’est pas toujours dans les mains de l’architecte. Le client pourrait, au bout du compte, aller à l’encontre de la direction générale du projet. On est à la merci de plusieurs personnes », rappelle Gaétan Ouellette.

Il faut faire preuve de souplesse et favoriser l’échange : offrir des délais suffisants pour l’examen des documents, s’enquérir des préférences de tout le monde quant aux mécanismes de communication, solliciter les commentaires sur les stratégies discutées, etc. Évitez également de rejeter ou de minimiser les nouveaux sujets de discussion proposés. Inscrivez-les plutôt à l’ordre du jour de la prochaine réunion.

Par ailleurs, l’entrepreneur doit sentir que l’équipe professionnelle le soutient dans ses efforts et qu’elle est unie, fiable et disponible. Ainsi, gardez-vous de prendre l’un ou l’une de ses membres « en défaut » devant l’assemblée (ex. : exprimer un désaccord, souligner une erreur aux docu­ments, etc.) et reportez cette discussion.

L’équipe ne doit pas voir les réunions de chantier comme une corvée, mais plutôt comme des séances de travail nécessaires et efficaces !

Établir des limites

L’architecte ne doit pas outrepasser les limites de ses responsabilités sous prétexte que l’entrepreneur n’est pas prêt ou que l’équipe professionnelle n’est pas à jour dans sa documentation. Gaétan Ouellette n’hésite pas à présenter ses documents de suivi de chantier pendant la réunion, mais prend soin de tout remballer par la suite ! Il conseille d’ailleurs aux architectes de se créer une version personnelle des documents de suivi de chantier afin de pouvoir les comparer avec ceux des autres (ex. : tableaux de suivi des avenants de modification). Il s’agit de s’assurer que tout le monde dispose des mêmes paramètres, mais sans faire le travail à leur place.

Gaétan Ouellette souligne aussi combien il est important de clarifier la chaîne de communication et de préciser que l’équipe professionnelle ne fera pas la coordination des sous-traitants de l’entrepreneur, une tendance qu’il remar­que dans le milieu : « Le plombier a une question ? Ce n’est pas à nous de répon­dre ! » Dans le même ordre d’idées, il n’est pas acceptable que n’importe qui de l’équipe cliente se présente sur le chantier et donne des instructions. De plus, il faut établir clairement que toutes les instruc­tions et les demandes de changements doivent passer par l’architecte.

L’architecte doit aussi rappeler les devoirs et obligations contractuelles relatives à l’entrepreneur et au client ou à la cliente. Vous avez le droit de refuser des documents non datés ou non identifiés, tout comme les réunions improvisées (ex. : l’entrepreneur souhaite négocier le prix d’une demande de changement pendant votre inspection de toiture). « La réunion de démarrage sert à établir toutes ces balises », indique Gaétan Ouellette.

Petits projets

Lors de petits projets, il peut arriver que l’architecte ait un mandat de surveillance plus limité (ex. : sans administration de contrat). Voici quelques astuces pour garder le contrôle malgré tout :

• L’entrepreneur a commencé les travaux avant la réunion de démarrage de chantier ? Envoyez toutes les indications critiques par courriel : calendrier des travaux, mesures de protection temporaires, obtention du cautionnement d’exécution, etc. Lors de la réunion de démarrage, tentez de comprendre le motif de cet empressement.
• Faites un état des lieux et prenez des photos des conditions du chantier avant l’arrivée de l’entrepreneur.
• Documentez tout ce que vous pouvez et photographiez les matériaux livrés sur le chantier. Vous constatez que les fenêtres livrées ne correspondent pas à celles spécifiées aux plans et devis ? Vous pourrez dénoncer la situation dans une lettre adressée au client ou à la cliente et à l’entrepreneur, de sorte que vous profiterez d’une meilleure protection advenant un litige à ce sujet.

Même sur les petits chantiers, vous avez intérêt à rappeler à l’entrepreneur ses responsabilités (ex. : assurances, caution, mesures de sécurité) et à discuter des enjeux techniques et des risques relatifs au projet. En effet, même si vous avez un mandat de surveillance limité et que vous n’êtes pas directement responsable du chantier, c’est vers vous que le client ou la cliente se tournera en cas de bris de la relation de confiance avec l’entrepreneur ou en cas d’insatisfaction quant à la qualité de l’exécution.

Quelle que soit la taille du chantier, établir votre leadership dès la réunion de démarrage aidera tout le monde à apporter sa pierre à l’édifice !