Offres de services : petits mandats, grandes précautions

Vos offres de services font office de contrat lorsque vous acceptez de petits mandats ? Dans ce cas, assurez-vous de les rédiger avec rigueur afin de respecter vos obligations et de bien démarrer toute relation d’affaires.

Par Marie-Joëlle Larin-Lampron, architecte et inspectrice à l’OAQ

Bien que l’emploi de contrats types constitue un filet de sécurité, beaucoup d’architectes utilisent leurs offres de services pour formaliser les ententes avec leur clientèle dans le contexte de petits mandats. Or, procéder ainsi demande une certaine méthode, car les erreurs, les imprécisions et les oublis à cette étape de la relation client peuvent mener à des entorses déontologiques, à des déceptions, voire à des conflits. Voici les principes de base et quelques astuces pour ne rien laisser au hasard et gagner en efficacité.

Préparez-vous

Avant d’offrir vos services, effectuez une collecte des données relatives au projet ainsi qu’une une évaluation des risques. Consultez à cet effet l’article « Nouveaux mandats : Le test de la crédibilité ».

Ensuite, ayez à portée de la main les documents de référence nécessaires : modèle d’offre de services approprié, présentation de la firme, CV des membres du personnel, descriptions et images de réalisations comparables et données comptables de projets de même envergure pour l’évaluation des honoraires. Notez que la papeterie doit indiquer la date et le nom de la firme (Code de déontologie, article 28). Il est aussi recommandé d’inclure l’adresse du bureau ainsi que les autres coordonnées pertinentes.

Tirez parti de la forme

Utilisez un vocabulaire accessible et une syntaxe concise et claire. Divisez le contenu en rubriques (voir ci-dessous) et faites ressortir graphiquement les éléments importants pour faciliter la lecture. 

Gare aux fautes d’orthographe et autres erreurs ! La qualité du document et de la langue témoigne de votre professionnalisme. Révisez-vous à tête reposée et investissez dans un outil de correction fiable.

Les rubriques

Présentation de la firme

Donnez un aperçu de votre firme qui inclut son année de fondation, le nom des associés et associées, ses champs de pratique et sa vision. Vous pouvez aussi présenter des images de réalisations comparables au projet que vous convoitez, mais s’il s’agit de collaborations, n’oubliez pas d’indiquer les noms des autres firmes et architectes (Code de déontologie, articles 15 et 68; voir aussi l’article « Réalisations en consortium : reconnaître toutes les collaborations ». Notez que ces informations peuvent également figurer en annexe.

Description du mandat 

Démontrez votre compréhension du mandat de manière précise et complète afin d’établir un climat de confiance. Décrivez le type d’intervention, les objectifs à atteindre, le programme, le budget de construction. Personnalisez le tout en indiquant les coordonnées de la cliente ou du client.

Description des services

Décrivez vos services en détail afin de rassurer votre client et de lui démontrer leur valeur. Cette description peut ensuite être transmise à votre personnel pour établir le plan de travail au moment du démarrage.

Subdivisez les services selon les phases du projet. Pour chacune, indiquez le nombre de rencontres incluses, les types de documents et de dessins à réaliser, le format des plans et le nombre d’exemplaires à fournir. En règle générale, les cinq phases du projet sont :

• Esquisses
• Projet préliminaire
• Projet définitif
• Appel d’offres et négociation de contrat
• Construction et administration de contrat

Il est recommandé d’offrir vos services pour toutes les phases du projet. Préparez le client ou la cliente en tenant une rencontre d’introduction aux services de l’architecte et ouvrez le dialogue concernant les étapes clés du projet. Il ou elle refuse quand même certains services ? Précisez-le dans votre offre – à plus forte raison si elle sert de contrat. Prévenez aussi votre mandataire que les plans et devis ne devront pas être utilisés à d’autres fins que celles qui y sont indiquées. Par exemple, des plans pour permis ne peuvent pas être utilisés pour la construction (Code de déontologie, articles 29 et 35). Consultez à ce sujet l’article « Documents de construction incomplets : gare aux poursuites ! ».

Quant aux services supplémentaires, inscrivez seulement ceux que vous jugez nécessaires pour mener à bien le projet. Un aide-mémoire de ces services figure dans le Manuel canadien de pratique de l’architecture (MCPA), 3^e édition, chapitre 3.9, annexe B .

Honoraires

Le Code de déontologie est formel : l’architecte doit conclure une entente quant aux conditions de rémunération avant de fournir ses services (article 12). Présentez vos honoraires en fonction des phases du projet. Qu’il s’agisse de services inclus ou de services supplémentaires, assurez-vous d’en indiquer les taux horaires en fonction des titres des membres du personnel qui seront mis à contribution (stagiaire en architecture, designer, technologue, etc.). Précisez aussi la fréquence des paiements ainsi que tous les frais connexes facturables : taxes, déplacements, services d’impression, etc. Voir « Évaluer les honoraires : Des repères pour viser juste » et « Facturation : Tact et précision ».

Avances d’honoraires

Les avances d’honoraires sont maintenant autorisées jusqu’à concurrence de 10 000 $ en vertu du Règlement sur la détention de sommes par les architectes. Si vous en demandez, indiquez-le. Consultez la page « Lois et règlement » du site Web de l’OAQ ainsi que le modèle de registre de détention de sommes dans votre Espace membre.

Services exclus 

Prenez soin d’indiquer les services exclus. Par exemple, si vous gérez les modifications au contrat, mais pas les demandes de paiement, mentionnez-le. Autre exemple, si un promoteur s’attend à recevoir des images promotionnelles du projet, indiquez qu’il s’agit d’un service supplémentaire (avec honoraires en sus).  

Par ailleurs, bien que vous n’ayez pas l’obligation de fournir au client ou à la cliente les fichiers de travail originaux (ex. : fichiers AutoCAD ou Revit), il est sage de le préciser afin d’éviter les déceptions. Consultez à ce sujet l’article « Les plans “tel que construit” : Choisir ses mots ».

Échéancier de réalisation

Comme les honoraires, l’échéancier doit être subdivisé selon les phases du projet. Pour chacune, allouez un nombre de jours ou de semaines plutôt que de vous engager à respecter une date précise. Cela vous permet de tenir compte d’éléments indépendants de votre volonté tels que le calendrier de réunions du CCU ou les délais d’approbation de la municipalité. Enfin, n’oubliez pas que vous devez obtenir l’approbation du client ou de la cliente avant d’entamer une nouvelle phase des services (Code de déontologie, article 20).

Les aspects juridiques

Évitez d’inventer des conditions générales qui seraient en contradiction avec le Code de déontologie, telles que des clauses de rupture de mandat et de limitation de responsabilité (Code de déontologie, articles 17 et 25). Consultez une conseillère ou un conseiller juridique afin de rédiger des conditions générales appropriées à votre champ de pratique, puis joignez celles-ci à toutes vos offres de services lorsqu’elles font office de contrat. 

Il est par ailleurs d’usage de préciser les conditions d’utilisation ou de cession du droit d’auteur. L’annexe A du chapitre 6.4 du MCPA, 3^e édition ainsi que le site de l’Association des architectes en pratique privée du Québec (AAPPQ) fournissent quelques éléments de réflexion à ce sujet. Dans tous les cas, votre conseiller ou conseillère juridique pourra vous aider à rédiger une clause adaptée au projet et à votre pratique.

Conclure l’entente

Faites signer votre offre de services par la cliente ou le client, surtout si elle tient lieu de contrat. Soyez ferme, car pour qu’un contrat soit valide, la transaction doit comporter une offre et une acceptation claires et non équivoques (Code civil du Québec et Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information).

Après lui avoir transmis l’offre de services, communiquez avec le client ou la cliente pour lui offrir la possibilité de poser des questions et lui expliquer qu’il lui faut signer l’offre et vous la retourner pour que les services puissent débuter (Code de déontologie, article 12). Méfiez-vous tout de même d’une réponse trop rapide et proposez une rencontre si vous pensez que la personne n’a pas bien compris le document. Il est par ailleurs prudent d’indiquer une échéance à la validité de votre offre.

En somme, l’offre de services est un exercice qui exige professionnalisme et pédagogie. Lorsqu’elle est employée comme contrat, elle doit aussi assurer votre protection. Pour vous libérer l’esprit, pourquoi ne pas accompagner votre offre d’un contrat type de l’AAPPQ ? Vous bénéficierez ainsi du meilleur des deux mondes : une approche personnalisée et un contrat en béton ! 

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Merci à Luc Gélinas, architecte et formateur pour l’OAQ, de sa collaboration à la rédaction de cet article.

N.B. La version imprimée de cet article fait référence à l’édition antérieure du MCPA.