Dans le cadre de ses fonctions, l’architecte doit souvent rédiger des devis. Non seulement ces documents incluent des renseignements techniques, mais ils intègrent également, de façon courante, des renseignements d’ordre administratif. Cet article se concentre sur ce second type d’informations.
Les documents administratifs présents dans les devis de construction se divisent généralement en deux grandes catégories, soit les documents d’appel d’offres et les conditions générales ainsi que les exigences générales.
- Documents d’appel d’offres et conditions générales Ces documents, souvent préparés par le donneur d’ouvrage et son service juridique, regroupent les exigences relatives aux appels d’offres et aux obligations contractuelles générales des parties. Ces éléments sont normalement classés dans la Division 00 du répertoire normatif (MasterFormatMD). On y trouve généralement :
- les instructions à l’intention des soumissionnaires;
- les formulaires de soumission;
- les conditions générales et, le cas échéant, les conditions supplémentaires;
- l’exemplaire vierge du contrat que les parties seraient éventuellement tenues de signer.
- Exigences générales Les exigences générales se trouvent dans la Division 01 du répertoire normatif et couvrent les dispositions administratives nécessaires au bon déroulement d’un projet de construction. Elles établissent également les bases techniques générales communes à toutes les sections techniques des devis (Divisions 02 à 49 du répertoire normatif), permettant d’éviter les répétitions dans les sections subséquentes.
Le rôle de l’architecte
Bien que la préparation des documents d’appel d’offres relève souvent du donneur d’ouvrage, l’architecte a tout intérêt à les examiner attentivement pour bien les comprendre et en tenir compte dans sa rédaction des exigences générales. En cas d’ambiguïtés ou d’incohérences, l’architecte devrait recommander à son client ou à sa cliente de les faire clarifier avec l’assistance de son service juridique. Parmi les points à vérifier figurent notamment :
- les définitions ambiguës (par exemple, la distinction entre « fin des travaux » et « réception provisoire »);
- le rôle et les responsabilités de l’architecte, en comparaison des stipulations de son contrat de services professionnels;
- les exigences concernant les équivalences;
- l’ordre de préséance des documents.
Si certaines clauses des documents d’appel d’offres ou des conditions générales risquent d’avoir un effet sur ses tâches, l’architecte a avantage à en aviser immédiatement son client ou sa cliente par écrit pour qu’il ou elle procède aux ajustements nécessaires. Il est utile de rappeler au donneur d’ouvrage que des clauses claires et précises diminuent le risque de réclamation à son encontre.
Les exigences générales sont quant à elles normalement rédigées par l’architecte. Elles doivent être conçues pour répondre aux besoins spécifiques du projet et fournir un cadre clair pour la réalisation des travaux.
Les exigences générales comprennent des éléments tels que :
- le sommaire et la planification des travaux;
- la documentation à soumettre (incluant notamment le calendrier des travaux, les dessins d’atelier, les fiches techniques, les échantillons, les rapports et certificats, le plan de gestion des déchets);
- les exigences de qualité et les exigences relatives aux produits;
- les aménagements et les mesures de contrôle provisoires (incluant notamment l’accès au chantier, les écrans de protection et les échafaudages);
- les exigences en ce qui a trait à l’exécution des travaux (incluant notamment les travaux de percement et de scellement);
- les documents de clôture de contrat (incluant notamment les manuels d’entretien et d’opération, les documents conformes à l’exécution, les garanties et les cautionnements);
- les procédures pour les essais, les démonstrations et la formation.
En outre, l’architecte doit veiller à ce que les exigences générales facilitent ses activités de surveillance et de coordination. Cette section doit être rédigée de manière précise pour éviter les malentendus, tout en restant cohérente avec les conditions générales de l’appel d’offres. Il est important de rappeler au donneur d’ouvrage qu’il doit, avec l’aide de son service juridique, coordonner les exigences générales avec les documents d’appel d’offres et les conditions générales. C’est le client ou la cliente qui lance un appel d’offres et qui ultimement octroie un contrat dont l’exécution sera en partie dictée par ces dispositions.
Répondre aux attentes sans compromettre son rôle
Pour collaborer efficacement avec le donneur d’ouvrage tout en se protégeant, l’architecte devrait suivre ces principes :
Aider le donneur d’ouvrage sans se nuire
L’architecte peut faire des recommandations sur les documents administratifs au donneur d’ouvrage, mais c’est à ce dernier que revient la décision d’inclure ou non une clause. L’architecte devrait suggérer la participation du service juridique du donneur d’ouvrage en tout temps et insister pour que tous ses apports aux clauses contractuelles soient avalisés par ce service.
Faire preuve de vigilance
Il est impératif de lire attentivement les documents reçus, d’identifier les incohérences et de signaler tout élément potentiellement préjudiciable.
Arrimer les clauses
Les exigences générales peuvent varier d’un dossier à l’autre, alors les relire pour qu’elles reflètent les besoins du projet à être réalisé a une grande importance. Il faut éviter de prendre un modèle de clauses sans faire les adaptations nécessaires.
Compléter les documents au besoin
Si des exigences spécifiques au projet sont nécessaires pour assurer un suivi efficace, il convient d’en suggérer l’ajout dans des conditions générales supplémentaires, ou les ajouter dans la Division 01, après entente avec le donneur d’ouvrage et son service juridique.
S’outiller pour prévenir les réclamations
En s’investissant activement dans la rédaction et la coordination des documents administratifs, l’architecte réduit considérablement les risques de malentendus, de conflits contractuels et de dépassements de coûts ou de délais. Chaque document soigneusement préparé et coordonné renforce la clarté des attentes entre les parties prenantes et limite les zones d’ambiguïté qui pourraient donner lieu à des réclamations. Cette rigueur contribue directement à une gestion proactive des risques, ce qui favorise non seulement la réussite des projets, mais aussi la protection de la responsabilité professionnelle de l’architecte.