Politique de protection des renseignements personnels

Cette politique concerne les personnes qui ont un lien avec l’Ordre des architectes du Québec (ci-après « l’Ordre »), que ce soit à titre de membre, de candidat·e à la profession, d’employé·e, de collaborateur·trice ou de personne du public ayant fait appel aux services de l’Ordre. 

L’Ordre réglemente la profession d’architecte au Québec. Il est régi notamment par le Code des professions, RLRQ, c. C -26 et par la Loi sur les architectes, RLRQ, c. A-21.

L’Ordre reconnaît l’importance de la confidentialité et des renseignements personnels sensibles qu’il obtient dans le cadre de l’exercice de ses fonctions de surveillance et de contrôle de l’exercice de la profession. Les renseignements personnels sont recueillis, utilisés, divulgués et conservés conformément au Code civil du Québec, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c. P -39.1, à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, RLRQc. A-2.1, et au Code des professions (ci-après les «  Lois  »).

Par renseignement personnel, les Lois entendent tout renseignement permettant d’identifier une personne. Cela inclut entre autres ses nom, adresse, adresse de courriel, numéro de téléphone, genre, renseignements bancaires, renseignements quant à l’emploi, à la santé ou autres.

Cette politique décrit les principes et les pratiques que l’Ordre suit dans le traitement des renseignements personnels. Elle s’applique à toutes les directions de l’Ordre, dont celle du fonds d’assurance responsabilité professionnelle (ci-après le « Fonds ») ainsi qu’à toute personne fournissant des services au nom de l’Ordre.

L’Ordre surveille et contrôle la profession d’architecte dans l’intérêt du public en encourageant ses membres à adopter une norme élevée de conduite professionnelle et éthique.

L’Ordre s’engage à s’acquitter de toutes les exigences relatives à la protection, à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et à la conservation des renseignements personnels en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et des politiques et procédures de l’Ordre établies en adéquation avec cette dernière.

L’Ordre s’assure également de mettre en place des mesures de sécurité raisonnables contre des risques tels que l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification ou la destruction non autorisés de tout renseignement personnel sous sa garde et son contrôle.

À cet égard, le Comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels et le responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels doivent s’assurer que l’Ordre a mis en place des politiques et des pratiques appropriées pour protéger les renseignements personnels dont l’Ordre a la garde et le contrôle. Ils ont aussi la responsabilité d’assurer la conformité de ces politiques et processus aux exigences des Lois et des autres lois applicables.

Afin de remplir adéquatement sa mission de protection du public, l’Ordre doit recueillir plusieurs types de renseignements personnels. La collecte peut se faire par différents moyens tels que formulaire électronique, courriel, demande écrite ou orale, etc. Dans tous les cas, les renseignements que l’Ordre collecte et conserve sont protégés selon les bonnes pratiques en vigueur dans l’industrie des technologies de l’information. De plus, le personnel de l’Ordre est tenu de respecter les politiques en vigueur de gestion documentaire et de protection des renseignements personnels ainsi que le Code d’éthique de l’Ordre. En outre, l’Ordre prend des mesures pour s’assurer que les renseignements personnels qu’il recueille sont adéquats, pertinents, non excessifs et utilisés à des fins limitées.

Voici les différents types de renseignements personnels que l’Ordre peut collecter (il est important de noter que l’Ordre ne conserve pas les numéros de carte de crédit lors des paiements effectués en ligne ou au téléphone) :

Candidat·e·s à la profession d’architecte ou à la réinscription au tableau de l’Ordre : nom, coordonnées, genre, date de naissance, lieu de naissance, preuve de connaissance de la langue française, copie du passeport, certificat de bonne conduite, numéro de carte de crédit afin de procéder au paiement de la demande d’inscription. Le cas échéant : rapports de stage, résultats de l’Examen des architectes du Canada (ExAC), confirmation d’appartenance à un autre ordre professionnel, diplôme, certificat du Conseil canadien de certification en architecture (CCCA), curriculum vitae et preuve d’assurance responsabilité professionnelle. Le personnel de l’admission et celui de l’administration ont accès à ces renseignements. Le comité d’admission a également accès à certains renseignements nécessaires à ses fonctions ;

Membres inscrit·e·s au tableau de l’Ordre : nom, adresse professionnelle et personnelle, lieu d’emploi, courriel professionnel, courriel personnel, renseignements liés à la formation continue, numéro de carte de crédit afin de procéder au paiement des renouvellements annuels ou à l’inscription à des évènements de l’Ordre. Le cas échéant, l’Ordre recueille aussi les renseignements relatifs au dossier judiciaire et au ou à la cessionnaire ou gardien·ne provisoire des dossiers. Les équipes de l’admission, de la pratique professionnelle et de l’administration ont accès à ces renseignements. Le personnel du bureau de la syndique a aussi accès à certains renseignements nécessaires à ses fonctions ;

Membres soumis·e·s à une inspection : renseignements relatifs à la pratique professionnelle. Le personnel de l’inspection, le comité d’inspection professionnelle et le comité sur le contrôle de l’exercice de la profession ont accès à ces renseignements ;

Membres faisant l’objet d’une enquête disciplinaire : renseignements pertinents à l’enquête ou en lien avec une plainte. Le personnel du bureau de la syndique, le comité de révision et le conseil de discipline ont accès à ces renseignements ;

Personnes assurées par le Fonds : coordonnées professionnelles, informations bancaires, ainsi que tout renseignement en lien avec la police d’assurance. D’autres renseignements en lien avec les réclamations et les sinistres peuvent être recueillis, le cas échéant. Le personnel du Fonds a accès à ces informations. Le comité de décision en assurance peut également avoir accès à certains renseignements nécessaires à ses fonctions ;

Personnes ayant déposé une réclamation contre le Fonds ou personnes assurées par le Fonds : toute information relative à la réclamation tels que la demande, le contrat, les informations relatives au bâtiment et les dommages encourus. Seule la direction du Fonds d’assurances a accès à ces informations ;

Personnes du public : nom et coordonnées qui permettent à l’Ordre de les contacter. L’Ordre pourrait également recueillir des renseignements sur des membres du public concernant des dossiers juridiques durant une enquête ou une inspection de la pratique d’un·e architecte ou dans le cadre d’une enquête en exercice illégal de la profession d’architecte. Le personnel du service affecté au traitement de la demande a accès à ces renseignements ;

Candidat·e·s à un poste affiché par l’Ordre : éléments reliés au processus de recrutement (curriculum vitae, lettre de motivation, renseignements en lien avec l’entrevue, lettres de recommandation, résultats de tests psychométriques). Le personnel de l’administration affecté au recrutement et le ou la gestionnaire du service responsable ont accès à ces renseignements ;

Membres du personnel de l’Ordre : informations bancaires et personnelles requises pour le versement de la paie, évaluations annuelles et, le cas échéant, plaintes et les avis disciplinaires. D’autres renseignements en lien avec le dossier de santé et sécurité, le contrat de travail et le volet rémunération peuvent être collectés. Le personnel de l’administration a accès à ces renseignements ;

Membres d’un comité, d’un groupe de travail ou du conseil d’administration de l’Ordre : informations bancaires et personnelles requises pour le versement de la paie et le remboursement du compte de frais. Seul le personnel de l’administration a accès à ces renseignements. L’Ordre recueille et conserve aussi les lettres de motivation et les renseignements relatifs au parcours professionnel lors du dépôt d’une candidature ;

Candidat·e·s au programme de mentorat : lettres de motivation et renseignements relatifs au parcours professionnel. L’Ordre recueille également le numéro de carte de crédit des candidat·e·s sélectionné·e·s pour le paiement des frais d’inscription ainsi que des renseignements sur le déroulement de leur expérience. Le ou la responsable de la coordination du programme de mentorat a accès à ces renseignements.

En plus de ce qui précède, d’autres comités rattachés aux services de l’Ordre, ainsi que des expert·e·s, des consultant·e·s ou des fournisseurs de services peuvent avoir accès à certains renseignements nécessaires à leurs fonctions.

L’Ordre utilise et conserve des renseignements personnels afin de s’acquitter de ses fonctions de surveillance et de contrôle de la profession d’architecte au Québec. Ces fonctions comprennent notamment :

L’Ordre considère que le consentement d’une personne à la cueillette, à l’utilisation ou à la divulgation de ses renseignements personnels sera valablement fourni :

Dans certains cas, l’Ordre peut recueillir des renseignements personnels sur une personne sans son consentement, conformément à toute loi ou tout règlement le permettant.

L’Ordre peut divulguer des renseignements personnels pour se conformer à toute ordonnance du tribunal, loi ou procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, pour faire respecter ou appliquer ses conditions d’utilisation et autres accords ou s’il croit que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de l’Ordre ou d’autres personnes. Cela comprend l’échange de renseignements avec d’autres entreprises et organisations à des fins de protection contre la fraude.

Dans l’exercice de ses fonctions de surveillance et de contrôle de la profession, l’Ordre traite des renseignements couverts par le secret professionnel ou qui sont autrement confidentiels entre les membres et leur clientèle. Lorsque l’Ordre obtient des renseignements confidentiels d’un·e membre, il s’acquitte de toutes les obligations que l’architecte aurait à l’égard de ces renseignements, sous réserve des Lois. Lorsque les renseignements confidentiels sont également des renseignements personnels, l’Ordre demeure également lié par ses obligations en vertu des Lois à l’égard de ces renseignements personnels.

Exceptionnellement, l’Ordre peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel qu’il détient sur cette personne ou un renseignement concernant une société visée au chapitre VI.3 du Code des professions ou un autre groupe professionnel :

L’Ordre peut transmettre les renseignements personnels qu’il collecte ou qui lui sont fournis selon l’une ou l’autre des manières décrites dans la présente politiqueà des fournisseurs de services et d’autres tiers qu’il utilise pour soutenir son organisation, tels que ses fournisseurs de services informatiques et de logiciels et les consultant·e·s embauché·e·s pour l’examen des architectes du Canada. Certains renseignements peuvent être transmis à des expert·e·s, avocat·e·s et des sténographes dans le cadre des activités de l’Ordre. Ces tiers sont contractuellement obligés de conserver les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles l’Ordre les divulgue et de les traiter selon les normes énoncées dans la présente politiqueet conformément aux Lois.

Les renseignements personnels recueillis par l’Ordre sont traités et stockés selon les bonnes pratiques en vigueur dans l’industrie. Dans l’éventualité où l’Ordre devait, dans l’exercice de ses fonctions, transmettre des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, il ne le fera que s’il peut s’assurer que les renseignements en question seront adéquatement protégés, notamment en considérant leur caractère sensible, la finalité de leur utilisation, les mesures de protection prévues et le régime juridique de l’État ou de la province où ces renseignements seront communiqués. Une telle transmission sera soumise aux ententes contractuelles appropriées afin d’assurer cette protection adéquate. De plus, le consentement de la personne concernée sera demandé.

L’Ordre ne vend pas de renseignements personnels à des tiers.

Cette politique s’applique aux renseignements que l’Ordre recueille, utilise ou divulgue sur les membres du public et les utilisateur·trice·s de son site Web.

Le site Web de l’Ordre utilise des fichiers témoins. Le fichier témoin est un petit fichier texte sauvegardé sur le disque dur de l’ordinateur de l’utilisateur·trice. Il est complètement inoffensif et ne peut contenir de virus. Les fichiers témoins sont utilisés pour deux raisons :

Les données demeurent entièrement anonymes et n’ont pour but que d’améliorer le site de l’Ordre en fonction des besoins de ses visiteur·euse·s.

Le site peut inclure des modules d’extension (plug-ins) ou des liens vers des sites Web tiers, des services, des réseaux sociaux ou des applications. Activer ces connexions ou cliquer sur ces liens peut permettre à des tiers de collecter ou d’avoir accès à des renseignements concernant les visiteur·euse·s du site de l’Ordre. Il est important de noter que ces tiers ont leurs propres politiques de confidentialité et que l’Ordre n’est aucunement responsable de ces politiques. L’Ordre ne contrôle pas ces sites tiers et encourage les utilisateur·trice·s à lire la politique de confidentialité de chaque site.

Toute personne utilisant le site Web de l’Ordre accepte les conditions de la présente politique. Toute modification de cette politique sera publiée sur la présente page.

La sécurité des renseignements personnels est très importante pour l’Ordre. Ce dernier a mis en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger ces renseignements contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. L’Ordre a pris des mesures pour que ces renseignements ne soient accessibles qu’aux membres de son personnel qui en ont absolument besoin dans le cadre de leurs fonctions.

Les personnes qui travaillent pour l’Ordre ou en son nom doivent :

Notons que la manière dont l’Ordre communique avec une personne ou un organisme peut être influencée par les circonstances et la confidentialité de renseignements personnels.

Les sous-traitant·e·s ayant accès aux renseignements personnels dont l’Ordre a la garde ou le contrôle sont informé·e·s de la présente politique de protection des renseignements personnels et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Ces sous-traitant·e·s doivent s’engager à se conformer aux politiques et processus ainsi qu’aux Lois avant d’entreprendre leur mandat pour l’Ordre.

Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission ou de stockage n’est sûre à 100 % ou à l’abri d’une erreur. Par conséquent, l’Ordre ne peut malheureusement pas garantir une sécurité absolue. Toute personne ayant des raisons de croire que son interaction avec l’Ordre n’est plus sécurisée (par exemple si elle craint que les renseignements d’identification d’un compte soient compromis), peut contacter le responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels ([email protected]). Si l’Ordre a connaissance d’une brèche de sécurité touchant des renseignements personnels, il en informera la personne concernée et avisera aussi les autorités compétentes dès que possible, conformément aux Lois.

Sauf si les Lois ou la réglementation applicable l’autorisent ou l’exigent, l’Ordre ne conservera des renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles il les a collectés, y compris aux fins de satisfaire les exigences légales, comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales et réglementaires appropriées.

Dans certaines circonstances, l’Ordre peut anonymiser des renseignements personnels afin qu’on ne puisse les associer à des personnes. L’Ordre se réserve le droit d’utiliser ces données anonymes et dépersonnalisées à des fins légitimes, sans autre préavis ni consentement des personnes concernées.

Si l’Ordre utilise des renseignements personnels pour prendre une décision qui touche directement une personne, il conservera ces renseignements pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont recueillis et selon le calendrier de conservation de l’Ordre. Une fois que l’Ordre a utilisé ces renseignements, les personnes concernées peuvent y avoir accès selon les modalités prévues par les Lois.

Il est important que les renseignements personnels que l’Ordre détient soient exacts et à jour. Les personnes concernées doivent tenir l’Ordre informé en cas de changements. Selon les Lois, une personne a le droit de demander l’accès aux renseignements personnels détenus par l’Ordre et de les corriger.

Si l’on souhaite examiner, vérifier, corriger ou retirer son consentement à l’utilisation de renseignements personnels, on doit en faire la demande par écrit au responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels ([email protected]). La demande doit fournir suffisamment de détails pour permettre à l’Ordre de la traiter. L’Ordre répondra dans les 20 jours, à moins qu’il ne prolonge le délai autorisé par les Lois. L’Ordre peut exiger des frais raisonnables pour accorder à une personne l’accès à ses renseignements personnels. Aucuns frais ne sont facturés pour une demande de correction. L’Ordre avise la personne de tous les frais applicables avant de traiter la demande.

L’Ordre ne peut pas accepter une demande de modification de renseignements s’il pense que celle-ci enfreindrait une loi ou une exigence légale ou entraînerait des renseignements incorrects.

L’Ordre peut demander des renseignements spécifiques pour l’aider à confirmer l’identité d’une personne et son droit d’accès, pour lui fournir les renseignements personnels qu’il détient à son sujet ou pour apporter les modifications demandées. Les Lois applicables peuvent autoriser ou obliger l’Ordre à refuser à une personne l’accès à tout ou à une partie des renseignements personnels qu’il détient à son sujet. L’Ordre peut avoir détruit, effacé ou anonymisé des renseignements personnels conformément à ses obligations et pratiques en matière de conservation des dossiers. Si l’Ordre ne peut pas accorder à une personne l’accès à ses renseignements personnels, il l’informera des raisons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire.

L’Ordre donnera accès aux renseignements personnels sous réserve des exceptions énoncées dans la législation applicable en matière d’accès aux documents et de protection des renseignements personnels.

Lorsqu’une personne a donné son consentement à la collecte, à l’utilisation et au transfert de ses renseignements personnels, elle peut avoir le droit de retirer ce consentement dans certaines circonstances. Pour retirer un consentement, contacter l’Ordre à [email protected]. 

Il est important de noter qu’un retrait du consentement peut entraîner une impossibilité pour l’Ordre de fournir certains services. Les conséquences d’un retrait du consentement seront expliquées à la personne concernée afin de l’aider à prendre sa décision.

L’Ordre a pour politique de publier toutes les modifications qu’il apporte à sa politique de protection des renseignements personnels. À cette fin, la date de la dernière révision de la politique est indiquée sur la page couverture du présent document. Si l’Ordre apporte des modifications importantes à la manière dont il traite les renseignements personnels, il en avisera les personnes concernées à l’adresse de courriel principale qu’il a dans ses dossiers.

Chaque personne est responsable de s’assurer que cette adresse de courriel est à jour et active, et de visiter périodiquement le site de l’Ordre et de prendre connaissance de la présente politique pour vérifier tout changement.

Pour tout commentaire, question ou demande concernant la politique de protection des renseignements personnels et les pratiques de confidentialité de l’Ordre, écrire à : [email protected].

L’Ordre a mis en place des procédures pour traiter les plaintes et les demandes de renseignements concernant son utilisation des renseignements personnels, son respect de la présente politique et des Lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Toute personne insatisfaite de la façon dont l’Ordre a traité ses renseignements personnels peut déposer une plainte auprès de l’Ordre. La plainte fera l’objet d’une enquête du responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’Ordre, qui déterminera si le traitement des renseignements personnels est conforme aux politiques, protocoles et pratiques de l’Ordre et à toute autre loi applicable. Le responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels fera tous les efforts raisonnables pour résoudre la plainte. La personne plaignante sera informée du progrès ou du résultat de l’enquête dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou à la fin du délai additionnel nécessaire pour terminer l’enquête.

On peut également s’adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec. Une plainte peut être déposée par écrit auprès de la Commission en consultant la page suivante : www.cai.gouv.qc.ca/diffusion-de- linformation/services-et-formulaires/. L’Ordre suggère toutefois de contacter d’abord le responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.