Depuis 2020, les architectes peuvent demander des avances d’honoraires à leur clientèle avant d’entamer leur prestation de services. Cependant, cette pratique est assujettie à des règles strictes. Survol.
Auparavant, les architectes ne pouvaient pas exiger des sommes d’argent avant de rendre leurs services professionnels. Le Code des professions permettait toutefois aux ordres professionnels d’autoriser cette pratique, à condition de prévoir un règlement à cet effet. L’OAQ s’est donc penché sur la question et a adopté, en avril 2020, le Règlement sur la détention de sommes par les architectes. Ce règlement vous permet de demander des avances d’honoraires sous certaines conditions.
Pourquoi demander des avances d’honoraires ?
Cette formalité a l’avantage de vous assurer du sérieux et de l’engagement du client, particulièrement dans le contexte d’un projet réalisé pour une personne ou une entreprise avec laquelle vous n’avez jamais fait affaire. Il se peut que formuler cette exigence au début de la relation d’affaires vous rende mal à l’aise. Cependant, clarifier les termes d’une entente dès le départ est une façon d’éviter les malentendus et de s’assurer que les deux parties sont sur la même longueur d’onde.
Pourquoi encadrer cette pratique ?
Le Règlement sur la détention de sommes par les architectes a pour but de limiter les risques pour la clientèle des architectes, et ce, d’une manière raisonnable et juste. En complément, un règlement sur l’indemnisation prévoit que l’Ordre se porte garant envers cette clientèle. Ainsi, l’Ordre doit verser une indemnité advenant qu’un ou une architecte utilise les sommes qui lui sont avancées pour des fins autres que celles qui étaient convenues.
Si vous prévoyez demander des avances d’honoraires, assurez-vous d’observer les cinq conditions prévues au règlement.
Les conditions à respecter
1. Montant maximal
Le montant d’avance d’honoraires ne peut excéder 10 000 $ par mandat. Il doit être déposé dans un compte bancaire ouvert à votre nom ou à celui de votre firme. Les dépôts de l’institution financière doivent être couverts par l’assurance-dépôt ou garantis en fonction des lois applicables. Il n’est pas nécessaire de recourir à un compte en fidéicommis.
2. Utilisation de la somme
La somme détenue doit être utilisée pour les fins convenues entre vous et votre client ou cliente. Elle peut servir à payer des dépenses prévues à l’avance (ex. : frais de déplacement vers un site, impression de documents, embauche d’une consultante en réglementation ou d’un maçon pour faire des ouvertures exploratoires). Elle peut aussi servir à payer les honoraires facturés. Toutefois, cette somme ne pourrait être utilisée pour percevoir des honoraires supplémentaires sans que ceux-ci aient été approuvés par le client ou la cliente.
Les modalités de déduction du montant reçu doivent être établies à l’avance, idéalement par écrit dans votre entente de services. Vous pouvez déterminer si le montant reçu en début de mandat sera déduit de votre première facture, de la facture finale ou de façon progressive sur plusieurs factures.
Dans tous les cas, le montant déposé ou le solde de celui-ci doit demeurer disponible en tout temps, et vous devriez être en mesure de rembourser le client ou la cliente le cas échéant.
3. Émission d’un reçu
Dès la réception de la somme d’argent, vous devez remettre un reçu au client ou à la cliente et en conserver une copie. Le reçu doit inclure les informations suivantes :
- Votre nom (ou celui de la firme) et vos coordonnées;
- Le numéro du reçu;
- Le nom et le numéro du dossier en question;
- Le nom du client ou de la cliente;
- La somme reçue;
- La date;
- La fin pour laquelle la somme est reçue (ex. : « dépôt de garantie à déduire de la dernière facture »);
- Votre signature ou celle d’une personne autorisée.
4. Tenue d’un registre
Vous devez tenir un registre à jour et y indiquer les détails de chaque transaction. Pour chaque somme reçue et débitée, il vous faut consigner les renseignements suivants :
- Le nom et le numéro du dossier en question;
- Le nom du client ou de la cliente;
- La somme reçue ou débitée;
- La date de réception ou du retrait de la somme;
- La fin pour laquelle la somme est reçue ou débitée;
- Le numéro du reçu transmis au client ou à la cliente, le cas échéant.
L’Ordre doit être en mesure de consulter ces données sur demande et de repérer toute somme détenue. Vous devez conserver ces renseignements au moins cinq ans après la fin de chaque mandat. Il en est de même pour les copies des reçus émis et les relevés bancaires.
Un exemple de registre de détention des sommes est accessible en format Excel dans votre Espace membre sous la rubrique > Références > Tenue de bureau.
5. Déclaration annuelle
Au moment du recensement annuel des membres de l’Ordre, vous devez déclarer vos demandes d’avances d’honoraires.
En résumé
Si vous souhaitez demander des avances d’honoraires, assurez-vous de le faire en conformité avec les cinq exigences du Règlement sur la détention de sommes par les architectes. Vous favoriserez ainsi un climat de confiance entre votre clientèle et vous.