Outre la conception de plans, la surveillance de chantier fait partie des responsabilités pouvant être confiées à l’architecte. En assumant ce rôle, il ou elle sera généralement responsable de tenir les réunions de chantier et de rédiger les comptes rendus (ou procès-verbaux) afférents. Il est donc essentiel pour l’architecte de comprendre l’utilité de ces derniers et de déterminer les informations qu’ils doivent contenir.
Pourquoi s’en préoccuper ?
Alors que l’architecte dont le rôle se limite à la conception des plans ne sera responsable que des pertes résultant d’un défaut ou d’une erreur dans ceux-ci1, on présumera responsable de la perte de l’ouvrage survenant dans les cinq ans de la fin des travaux2 l’architecte ayant surveillé les travaux. Pour renverser cette présomption, l’architecte doit démontrer que cette perte ne résulte ni de ses plans ni d’un manquement dans la direction ou la surveillance des travaux.
D’un point de vue pratique, les comptes rendus facilitent la coordination entre les responsables du chantier, assurent le suivi de l’avancement des travaux et conservent une trace écrite des imprévus, des demandes de modifications ou d’ajouts ou des autres décisions prises par les divers intervenantes et intervenants en cours de chantier.
Les tribunaux reconnaissent d’ailleurs l’importance des comptes rendus de réunion, qualifiant ces écrits de véritables « aide-mémoires collectifs », particulièrement utiles lorsqu’il s’agit d’examiner la responsabilité des parties jouant un rôle dans les travaux3.
Ce que doit contenir un compte rendu
Spécificités de la première réunion
Le compte rendu de la première réunion de chantier se distingue des suivants puisqu’il permettra d’établir les bases du chantier.
Alors que les comptes rendus ultérieurs porteront principalement sur les suivis de travaux, les changements et la gestion des imprévus, celui de la première réunion sert à recenser les ressources humaines et matérielles disponibles, à définir les responsabilités de chaque intervenant ou intervenante, à préciser les objectifs du projet et à planifier les grandes étapes du projet.
Le premier compte rendu sert également à rappeler les règles du chantier, notamment en matière de sécurité de la main-d’œuvre ou de protection des lieux.
Indications introductives essentielles
Pour remplir son rôle d’« aide-mémoire collectif », le compte rendu doit contenir :
- la liste des personnes présentes ainsi que leur rôle et l’entreprise qu’elles représentent;
- la liste des personnes convoquées mais absentes;
- la date et le numéro du compte rendu afin d’en faciliter la consultation.
Après la réunion, il est essentiel de transmettre le compte rendu à l’ensemble des personnes qui y étaient conviées, y compris celles qui étaient absentes. Les personnes présentes seront en mesure d’attester de l’exactitude du document et de signaler les erreurs éventuelles. Quant aux personnes absentes, il est important de leur permettre de suivre les discussions et de réagir en cas d’incompréhension de certains points ou de désaccord sur certains d’entre eux.
Il est aussi fortement recommandé d’inclure au compte rendu une mention précisant que les destinataires disposent d’un délai (72 heures, par exemple) à partir de la réception du document pour transmettre leurs commentaires, à défaut de quoi il sera présumé complet et exact. L’architecte devrait conserver une preuve écrite de l’envoi et, idéalement, obtenir un accusé de réception.
Suivi des tâches réalisées
Le compte rendu doit permettre d’assurer un suivi des tâches accomplies depuis la dernière réunion et de faire une rétrospective de celles-ci.
Toute particularité concernant les travaux réalisés doit être consignée dans le compte rendu, particulièrement si elle requiert une ratification par le donneur d’ouvrage ou l’émission d’un ordre de changement par ce dernier. Il en va de même pour toutes divergences entre les intervenantes et intervenants du projet. Il est important de bien consigner la position de chacune des personnes.
Planification des tâches et des délais
Le compte rendu doit également inclure une planification claire des prochaines étapes à réaliser selon l’entrepreneur général. Cette planification peut être faite sous forme de liste, et les tâches à venir doivent être assignées aux entrepreneurs ou aux professionnels et professionnelles responsables de leur réalisation afin de prévenir tout enjeu d’imputabilité.
Points à surveiller
La réunion de chantier permet de discuter des problèmes rencontrés par les différents responsables sur le chantier. Le compte rendu doit en faire état et indiquer les solutions adoptées pour les résoudre. Si certains problèmes persistent, le compte rendu devra identifier les responsables de leur gestion ainsi que le délai prévu pour leur prise en charge.
Enregistrement de la réunion
Il est interdit pour un tiers d’enregistrer une conversation à laquelle il ne participe pas sans avoir l’autorisation d’au moins une des personnes présentes4. En revanche, une personne qui participe à la discussion peut légitimement l’enregistrer, sa simple participation permettant de conférer à l’enregistrement toute sa légalité.
Dans le contexte des réunions de chantier, une intervenante ou un intervenant pourrait légalement les enregistrer à l’aide d’un dispositif technologique, à moins d’une disposition contractuelle spécifique l’en empêchant. Par le fait même, un enregistrement, même réalisé à l’insu des autres, pourra être mis en preuve dans le cadre d’un litige potentiel puisqu’il s’agira d’une preuve légalement obtenue.
D’où l’importance, pour l’architecte, de s’exprimer avec clarté et en conformité avec ses obligations. Il ou elle doit veiller à choisir ses mots avec soin afin d’éviter toute déclaration pouvant être interprétée comme un aveu ou un engagement qui n’est pas prévu.
Si le compte rendu peut parfois être utilisé afin de résoudre de potentielles ambiguïtés, son rôle reste celui d’un « aide-mémoire ». L’architecte doit donc s’assurer que son contenu est fidèle aux discussions qui ont eu lieu.
En résumé
Le compte rendu de réunion joue donc un rôle clé pour assurer un suivi collectif du chantier et documenter les incidents survenus en cours de projet. Il constitue une ressource précieuse pour retracer les décisions et les actions.
Il ne remplace cependant pas les rapports de visite de l’architecte, qui doivent également être rédigés en parallèle pour attester de ses vérifications individuelles liées à la conformité des travaux avec les plans.
En combinant ces deux outils, l’architecte dispose d’une documentation solide pour démontrer la rigueur de sa surveillance des travaux et limiter sa responsabilité en cas de litige
1 Code civil du Québec, art. 2121.
2 Code civil du Québec, art. 2118.
3 Sœurs de Sainte-Marcelline c. Construction Paul H. Paré inc., 1997 CanLII 8951 (QC CS), par. 50.
4 Code criminel, L.R.C. 1985, c. C-46, art. n° 184.2.