Esquisses, vol. 29, no 3, automne 2018

Documentation en entrepriseVers une bibliothèque numérique

Combien de fois avez-vous consulté les classeurs à anneaux de votre matériauthèque dans la dernière année? Si vous avez plutôt tendance à rechercher de la documentation en ligne – ou si c’est le réflexe de vos employés –, il est peut-être temps de vous doter d’une bibliothèque technique numérique. Voici comment.

Maude Hallé Saint-Cyr*

Bien que les bibliothèques papier soient encore monnaie courante dans les bureaux d’architectes, on observe actuellement une tendance, chez les fabricants, les organismes de réglementation et autres émetteurs d’information technique, à publier les textes de référence sur Internet. Si cette tendance se maintient, le Web deviendra la source la plus à jour de documentation technique.

Or, la facilité d’accès que suppose Internet vient avec quelques bémols: devant l’abondance des sources, comment savoir à laquelle se fier? Et comment classer toute cette documentation pour qu’elle soit facile à retrouver et à transmettre? Heureusement, il existe plusieurs ressources pour aider les architectes à constituer une bibliothèque technique virtuelle de qualité.

L’ORGANISATION

• La gestion des signets

Tout comme la bibliothèque réelle contient des livres, la bibliothèque virtuelle contient des signets (aussi appelés favoris) sous forme d’hyperliens. Une bonne manière d’accéder facilement à ces liens et de les rendre accessibles à tous les employés est d’utiliser un logiciel de gestion et de partage de signets, comme Zotero, Bookmark OS, Raindrop ou Bookmax. Ce type d’outils permet notamment de classer les signets par catégories, de retirer automatiquement les liens désuets, d’attribuer des mots clés et de prévisualiser des pages. Il est toutefois important de bien définir le protocole de nommage des sites et de déterminer quels utilisateurs peuvent modifier la banque de signets afin d’éviter que l’information se retrouve pêle-mêle.

Raymonde Champagne, bibliothécaire à la bibliothèque d’aménagement de l’Université de Montréal, suggère de nommer une personne responsable non seulement de la classification, mais aussi de la sélection des ressources. La documentation doit en effet provenir de sources fiables et vérifiées. Le fait d’avoir une personne responsable permet en outre d’éviter l’éparpillement et la perte de contrôle de la structure de classement. Il est par ailleurs possible de recourir à l’aide de spécialistes en bibliothéconomie ou en archivistique si on manque de temps.

• La structure de classement

L’organisation d’une bibliothèque virtuelle requiert l’adoption d’une structure claire, qui regroupe toutes les ressources et qui est accessible à tous les employés. Comme pour les bibliothèques papier, il est préférable d’utiliser un système de classification normalisé, tel que le Répertoire normatif (MasterFormat), pour l’information relative à la construction. Pour les autres liens, comme les sites spécialisés en architecture ou la réglementation, on peut adapter le système de classement des dossiers du bureau.

LE CONTENU

• La matériauthèque

La matériauthèque, soit la banque de signets concernant les produits fréquemment utilisés, constitue l’essentiel de la bibliothèque technique virtuelle. On peut bien sûr y inclure des liens vers des plateformes de matériauthèques déjà établies en ligne. Au Québec, quelques plateformes de ce genre ont vu le jour dans les dernières années dans la foulée d’ARCAT, l’équivalent américain.

L’une d’elles, Symotech, est née en 2014, à la suite d’un sondage mené auprès d’architectes, de designers et de représentants ayant fait état du besoin de regrouper l’information sur les produits de manière claire et visuelle. La documentation y prend l’apparence des anciens classeurs à anneaux («cartables»). La Matériautech et QUEBOX (produits verts) sont d’autres matériauthèques québécoises récemment constituées en ligne.

Michel Bouffard, directeur des opérations chez Symo, l’entreprise instigatrice de Symotech, estime qu’avec ce type de plateformes et d’autres sources offertes en ligne, il est réaliste d’envisager l’élimination presque complète des cartables de produits dans les bureaux d’architectes.

Attention toutefois: puisque ces plateformes sont gérées par des entreprises privées et que les fournisseurs de produits paient pour y figurer, il importe de les utiliser en complément d’autres sources.

• Les techniques de construction

Plusieurs documents concernant les techniques de construction recommandées sont désormais accessibles en ligne. Parmi les sources fiables, on trouve les sites gouvernementaux, paragouvernementaux et ceux des associations de métiers. Certains guides sont aussi consultables en ligne, notamment Construction de maison à ossature de bois – Canada de la SCHL. Novoclimat et Garantie de Construction Résidentielle offrent également en ligne des détails types testés en laboratoire pour les projets résidentiels.

• La banque réglementaire

Il est important d’avoir sous la main les versions à jour des règlements sur la pratique de l’architecture. Les liens vers des sites comme celui de LégisQuébec sont une bonne façon de s’en assurer. Bon à savoir: le site de l’OAQ répertorie les liens les plus utiles vers les lois et règlements.

• Les documents complémentaires

Les autres documents de référence pouvant être inclus dans la bibliothèque technique virtuelle comprennent les guides de bonnes pratiques (comme le Manuel canadien de pratique de l’architecture), les normes, les bases de données historiques, les calculateurs, les blogues et magazines sur l’architecture, les outils de recherche ou les tutoriels de logiciels. Pour gagner du temps, on peut puiser dans des banques de ressources en ligne déjà constituées, telles que les pages d’accueil des bibliothèques d’architecture des différentes universités du Québec, qui sont de véritables mines d’information. Marie-Christine Beaudry, bibliothécaire pour l’École de design de l’UQAM, rappelle aussi que la plupart des universités offrent des services de recherche d’information pour les diplômés.

Bien que faire du classement puisse paraître rebutant à bien des architectes, le fait de regrouper et d’organiser ses ressources techniques de façon à les retrouver en un rien de temps vaut son pesant d’or. Imaginez le rêve: une bibliothèque virtuelle si bien montée que vous pourriez consulter vos ressources techniques sur votre téléphone, à la terrasse d’un café!

*Maude Hallé Saint-Cyr est inspectrice à l’OAQ.

 

 

La sauvegarde de l’information

Lors de vos recherches sur le Web dans le contexte d’un projet, une fois que vous avez sélectionné un produit ou un détail ou consulté un règlement, assurez-vous de sauvegarder au dossier une copie PDF datée des pages ou fiches techniques en question. Si, par la suite, le document en ligne fait l’objet d’une mise à jour et que cela cause un questionnement ou un litige, vous aurez alors la preuve que vous avez consulté la version la plus à jour en cours de projet.