Esquisses, vol. 29, no 3, automne 2018

Sceau et signatureMode d'emploi

Signer ou sceller et signer des documents constituent des gestes fondamentaux pour l’architecte. C’est pourquoi il importe de les poser selon les règles déontologiques qui leur confèrent toute leur force et tout leur sens. Survol.

Louis Réjean Gagné*

L’architecte signe un document essentiellement pour trois motifs: en identifier l’auteur, le valider et en approuver le contenu. En apposant son sceau sur des plans ou sur un document, il en certifie l’authenticité et indique qu’ils sont complets et qu’ils correspondent aux fins auxquelles ils sont destinés.

Signer ou sceller et signer des documents ne sont pas que des possibilités: ce sont des devoirs. En effet, il est reconnu, en droit disciplinaire, que la présence du sceau et de la signature sur des plans et devis constitue la garantie que c’est bien l’architecte qui en a dirigé la conception du début à la fin et qu’il assume en plus la responsabilité de leur contenu.

Or, il n’est pas toujours évident de déterminer qui doit signer quoi, où et comment. Heureusement, on peut y arriver en se référant à des règles simples et logiques, issues de l’usage et confirmées par la déontologie.

 

Qui?

L’architecte qui signe ou qui scelle et signe un document est celui qui «en a une connaissance et une maîtrise globales» (Code de déontologie, art. 29). Autrement dit, c’est celui qui a préparé le document ou qui a dirigé et supervisé une autre personne l’ayant préparé. Il peut s’agir du chargé de projet ou du directeur de projet, qu’il soit patron ou employé.

Bien que l’usage, chez les architectes, veuille que les patrons scellent et signent, alors que les employés ne font que signer, les employés sont couverts en responsabilité par l’assurance du bureau. Ainsi, un employé chargé de projet peut très bien sceller et signer des plans. D’ailleurs, le seul statut de patron ne permet pas de signer ou de sceller et signer un document si on n’a pas suivi le développement du projet. Un doute? Posez-vous ces questions: qui connaît le dossier à fond? Qui a dirigé (organisé) et supervisé (contrôlé) le travail? Qui pourrait répondre aux questions en cas de litige?

Signature conjointe

Il peut arriver que plusieurs architectes – un patron et son employé par exemple – aient la responsabilité de la conception ou de la préparation d’un document et qu’ils aient dirigé et supervisé le travail. Dans ce cas, il leur est possible de signer ou de sceller et signer conjointement un document.

Cela peut même être requis en cas d’association entre plusieurs bureaux ou de coentreprises. Il faut alors prévoir le partage des tâches dans la convention entre architectes, de même que la couverture adéquate en assurance responsabilité.

Plusieurs professionnels de différentes disciplines peuvent également signer conjointement un document. Ici, le principe de séparation prévaut, selon la discipline de chacun. Ainsi, pour les rapports d’expertise, il convient d’indiquer, en introduction par exemple, qui a fait quoi dans le rapport, voire de scinder ses parties selon le rédacteur, avant de les sceller et de les signer. En ce qui concerne les documents de conception, la bonne pratique consiste à préparer des plans et devis séparés, donc à sceller et signer séparément (voir «Dessins d’ingénieur: Rester dans ses plates-bandes»).

 

 

Où?

Sur tout document, il est utile de prévoir l’emplacement adéquat pour la signature et pour le sceau et la signature. Sur les dessins, cet emplacement figure habituellement dans le cartouche. Quant aux formulaires administratifs, qui sont souvent préparés par des tiers, bien que la plupart comportent des espaces à cet effet, il importe de s’assurer que les descriptions qui les jouxtent correspondent bien à ce qui est validé, approuvé et préparé.

Éviter la page couverture

Les cahiers des charges et les devis techniques suivent la même logique que les plans: l’architecte ne doit sceller et signer que les documents qu’il prépare ou dont il a dirigé la préparation (Code de déontologie, art. 29). Ainsi, même si cela constitue une pratique courante, il doit éviter de sceller et signer la page couverture des cahiers qu’il assemble, car celle-ci couvre souvent tout un lot de documents préparés par d’autres: documents d’appel d’offres, contrat de construction, études environnementales, devis techniques établis par divers spécialistes, etc. Le faire revient à affirmer qu’on en est l’auteur ou à tout le moins qu’on les valide et, donc, qu’on en prend la responsabilité.

Page des sceaux

La solution est de recourir à la section 00 01 07 – Page des sceaux du Répertoire normatif (MasterFormat). Cette page permet d’apposer sceau et signature dans un espace contenant la mention suivante, à côté du sceau: «Je certifie que les documents suivants ont été préparés par moi ou sous ma supervision directe». Il suffit ensuite d’énumérer les divisions ou les sections concernées. La page des sceaux peut être consolidée de manière à inclure ces mêmes éléments pour tous les concepteurs, selon les disciplines.

 

 

Quoi?

Ce que l’architecte doit signer:

• les avenants et les directives de modification;

• le certificat de paiement;

• le certificat d’achèvement substantiel;

• le certificat de fin des travaux.

Ce que l’architecte doit sceller et signer:

• les plans et devis d’exécution et le cahier des charges remis au maître de l’ouvrage ou à une municipalité lors d’une demande de permis ainsi qu’à toute autorité concernée;

• les documents émis pour les fins du contrat entre le maître de l’ouvrage et l’entrepreneur, ainsi que ceux liés à son administration, tels que les plans et devis émis pour construction et utilisés pour l’exécution des travaux sur le chantier ainsi que les addenda;

• les attestations d’avancement ou de conformité des travaux aux plans et devis ou au Code de construction (chapitre B-1.1, r. 2), et toute autre attestation qu’il délivre;

• les rapports d’expertise. (Code de déontologie, art. 30)

Ces instructions constituent des exigences minimales, car rien n’empêche un architecte de sceller un avenant, par exemple. 

 

Comment?

Il existe deux façons de signer et trois façons de sceller et signer un document (Code de déontologie, art. 33).

Pour signer:

• signature manuscrite;

• signature numérique.

Pour sceller et signer:

• sceau au tampon encreur et signature manuscrite;

• sceau reproduit et signature manuscrite;

• sceau et signature numériques.

En mode traditionnel

L’utilisation de la signature manuscrite et du sceau au tampon encreur ne demande pas d’explication. L’original est le document signé ou scellé et signé qui doit être conservé cinq ans au dossier (Règlement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux d’architectes) ou un peu plus, par précaution (voir «L’archivage des dossiers», Esquisses, vol. 21, no 2, été 2010, p. 42). Les originaux peuvent être imprimés en plusieurs exemplaires et distribués.

Une variante

L’utilisation du sceau reproduit doit suivre certaines règles. Celui-ci peut être photographié, photocopié ou numérisé, et l’image ainsi obtenue peut être copiée dans un document numérique, par exemple un PDF. Par la suite, le document imprimé doit être signé à la main, ce qui en fera l’original. L’architecte qui utilise ce procédé doit prendre les précautions nécessaires afin que les images de son sceau restent sous son contrôle et ne soient pas diffusées – il doit agir avec le même souci pour protéger son sceau tampon, d’ailleurs. Il est à noter que le sceau ne peut être redessiné, peu importe le procédé graphique ou le médium, et qu’un sceau redessiné est considéré comme faux.

En mode numérique

La signature numérique et le sceau et la signature numériques présentent des caractéristiques différentes, car l’original est un document virtuel.

La seule condition qui régit leur utilisation est qu’ils doivent être chiffrés, c’est-à-dire protégés par un mot de passe afin d’assurer l’intégrité des documents sur lesquels ils figurent. Ainsi, si le document virtuel est modifié, la signature est invalidée.

Tout logiciel muni d’une fonction permettant de chiffrer un document lors de l’insertion de la signature ou du sceau et de la signature satisfera les exigences réglementaires. Le procédé permet de générer un document PDF/A porteur d’un certificat attestant l’authenticité de la signature, en plus d’assurer une conservation à très long terme. Comme pour l’image du sceau, l’architecte doit prendre les mesures raisonnables pour empêcher toute autre personne d’utiliser sa signature et son sceau numériques.

Avec ces balises en tête, les architectes peuvent signer ou sceller et signer leurs documents dans les règles de l’art. En cas de doute, n’hésitez pas à contacter un inspecteur de l’OAQ.

* Louis Réjean Gagné est architecte et inspecteur principal à l’OAQ.

 

 

L'appel d'offres électronique

(ce segment a été corrigé le 26 septembre 2018)

Selon le Code de déontologie, les plans et devis émis pour soumission doivent être scellés et signés (article 30). Toutefois, lorsque ces plans et devis sont diffusés par voie électronique, sur SEAO par exemple, une version non scellée et signée doit être utilisée et inclure dans le cartouche la mention suivante : « Version conforme à la version originale scellée et signée en possession du maître de l’ouvrage».

La date sur le sceau ?

Il n’est pas requis d’ajouter la date sur le sceau, mais un document préparé par un architecte doit comporter une date d’émission et une mention des fins pour lesquelles il est préparé (Code de déontologie, art. 27 et 28).

La signature numérique : fonctions pratiques

La société Notarius, avec laquelle l’OAQ a noué un partenariat, offre des solutions en matière de signature numérique, mais il en existe d’autres. Il appartient à l’architecte qui utilise un procédé de chiffrement de s’assurer que celui-ci satisfait l’exigence d’intégrité. Ces solutions, de plus en plus courantes, comprennent maintenant des fonctions permettant la signature en lot, utile pour les cahiers comportant plusieurs pages de dessins, et les signatures par de multiples professionnels, utiles pour les formulaires d’administration des contrats tels que les avenants et les attestations de fin de travaux.

Pour plus de précisions

Consultez le Code de déontologie, à la section IV, Sceau et signature.