Esquisses, vol. 29, no 4, hiver 2018-2019

Documenter ses projetsLaisser une trace

Photo : rawpixel, Unsplash

Courriels, textos, conversations téléphoniques... Quelles traces de vos communications conservez-vous pour un projet ? Faire preuve de rigueur dans ce domaine peut vous aider à désamorcer des conflits et à éviter des litiges.

Maude Hallé Saint-Cyr*

Sur un chantier, un client vous fait remarquer que la couleur d’un matériau installé n’est pas celle qu’il avait choisie. Vous êtes pourtant certain qu’elle correspond à son choix final. Heureusement, vous en avez gardé une trace écrite et vous l’avez classée de manière à la retrouver facilement. Vous êtes donc en mesure de démontrer hors de tout doute que vous n’avez pas commis d’erreur... Non ? Ce qui suit pourrait vous éclairer.

Bien documenter ses projets peut sembler évident. Pourtant, lors de l’inspection, on note souvent que les architectes négligent cet aspect de la pratique. Prévoir du temps dans votre horaire pour consigner l’information vous rendra plus efficace si un conflit vous oblige à replonger dans un projet archivé. Voici quelques balises. 

 

Payant d’être « ramasseux »

L’article 2.01 du Règlement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux des architectes indique les éléments obligatoires à inclure dans un dossier d’architecture. Par contre, vous pouvez prendre des notes, à la main ou sur votre ordinateur, à titre de références personnelles. Ces notes vous serviront de repères en cas de discussion sur les évènements passés – changements d’idée du client, doutes quant à la facturation, questions sur les choix de matériaux au chantier –, pourvu qu’elles soient dûment nommées et datées. 

Puisque l’architecte est tenu d’avoir une connaissance suffisante des faits et d’être raisonnablement certain d’une solution préconisée (Code de déontologie, article 16), il doit entre autres s’assurer de conserver la documentation qui a mené aux choix architecturaux au cours du projet, par exemple les fiches techniques, les communications avec les représentants en matériaux, le choix du client, les demandes de changement, les approbations d’équivalence, etc. Dans cette optique, le règlement cité ci-dessus stipule que le dossier d’un projet d’architecture doit aussi comprendre « la copie de tout échange de correspondance ». Voici quelques recommandations à cet égard.

• Contrat

L’élément de communication le plus crucial à conserver dans un dossier est le contrat conclu avec le client. En cas de conflit, ce sera le premier élément consulté, rappelle Marie-Pierre Bédard, analyste au Fonds des architectes. Il est recommandé de conserver en plus tous les échanges avec le client au sujet de cette entente. Une entente bien conçue et bien détaillée permet d’éviter de multiples pourparlers en cours de projet.  

• Courriels

Lorsque, avec le client, vous prenez une décision ayant un impact sur le projet, il est crucial de lui transmettre une confirmation par écrit afin de conserver une trace au dossier, rappelle Marie-Pierre Bédard. Établissez un protocole pour que vos courriels soient accessibles à vos collègues en cas d’absence prolongée de votre part. Au lieu de multiplier les courriels avec copies conformes, créez des boîtes de courriel partagées par les membres de votre équipe de projet. Tout le monde connaîtra ainsi les derniers développements en temps réel. Une fois le mandat terminé, assurez-vous que les courriels sont archivés dans le dossier du projet afin qu’il soit facile de les retrouver.

• Textos

Comme les textos ne constituent pas un mode de transmission officiel, il est préférable d’établir un protocole de communication par courriel. Toutefois, si vous souhaitez archiver vos textos, il existe des logiciels qui permettent de le faire.

Selon Carl Laplante, technicien informatique chez Code 3, les propriétaires d’iPhone peuvent effectuer des sauvegardes simples avec iTunes. Quant aux utilisateurs d’Android, ils ont la possibilité de relier les messages envoyés de leur téléphone à leur compte Gmail avec l’application SMS Backup & Restore. Les textos s’ajoutent ainsi à leur boîte courriel, où ils sont marqués d’une étiquette. D’autres logiciels payants, comme iMazing, présentent des options de sauvegarde plus variées et des solutions pour entreprises. 

• Conversations 

Une conversation ne laisse pas de traces. Par contre, vous pouvez prendre des notes, à la main ou sur votre ordinateur, à titre de références personnelles. Ces notes vous serviront de repères en cas de discussion sur les évènements passés – changements d’idée du client, doutes quant à la facturation, questions sur les choix de matériaux au chantier –, pourvu qu’elles soient dûment nommées et datées.

Certains bureaux utilisent un système de prise de notes standardisé, par exemple sous la forme d’un chiffrier qui permet de classer les données par intervenant contacté : le client, l’entrepreneur, la ville, les fournisseurs, les ingénieurs et les autres parties prenantes. Il est judicieux de placer ce fichier de notes dans le dossier informatique du projet afin que tous les employés concernés y aient accès. 

• Procès-verbaux

Même sous une forme sommaire, les procès-verbaux sont une bonne façon de colliger les décisions prises en groupe et de s’assurer que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde. L’aide-mémoire « Préparation d’une réunion » à la section 2.1.6 du Manuel canadien de pratique de l’architecture peut vous aider à planifier vos rencontres. 

• Échanges de plans

Toutes les versions de plans transmises entre les parties prenantes devraient être conservées. Cela inclut les plans pour coordination avec les ingénieurs, le client, la ville, l’entrepreneur et les pigistes. Si vous utilisez un site de partage FTP ou nuagique, assurez-vous de prévoir des sauvegardes régulières pour ne pas perdre d’information.

• Numérisation

Un système de classement peut être entièrement informatisé si vous numérisez les originaux papier. Pour plus d’information, consultez le Guide des bonnes pratiques de numérisation des documents accessible sur le site de l’OAQ. Pour les documents que vous signez numériquement, il est recommandé d’utiliser un logiciel doté d’une fonction de chiffrement afin d’éviter toute contrefaçon. (voir « Sceau et signature : Mode d’emploi », Esquisses, vol. 29, no 3)

• Consigner le temps passé à chaque tâche

Une saisie rigoureuse des heures travaillées peut aider à retracer la chronologie d’un projet en cas de conflit. Des logiciels comme Harvest ou Senomix vous permettent de faire des recherches dans les heures consacrées à un projet afin de démontrer à votre client les démarches que vous avez effectuées. Dans la facture transmise au client, il est utile de préciser la nature des tâches correspondant aux heures travaillées. En cas de conflit, cette trace écrite servira de base de discussion. 

L’architecte Luc Gélinas, qui travaille surtout dans le secteur résidentiel, confirme que la facturation est un sujet sensible, particulièrement avec les clients néophytes. Il recommande de se mettre à la place du client avant de lui envoyer une facture afin de prévoir sa réaction. Pour désamorcer les malentendus, la facture doit être claire, détaillée, en lien avec l’offre de services et ne doit contenir aucune erreur (Code de déontologie, article 55).

Il y a toujours des imprévus dans un projet, mais intégrer ces bonnes habitudes dans l’organisation de votre bureau vous permettra de les gérer plus sereinement. 

* Maude Hallé Saint-Cyr est inspectrice à l’OAQ.