Esquisses, vol. 27, no 2, été 2016

CollaborationLe facteur humain

Pavillon André-Gauthier du Centre Notre-Dame de la Rouge, Grenville-sur-la-Rouge, BGLA. Photo: BGLA/Yvon Lachance

La technologie a beau faciliter la collaboration multidisciplinaire, l’aspect humain demeure déterminant quand vient le temps de tirer parti de l’intelligence collective. 

Annick Poitras

 

« Voilà une question très rigolote ! » lance spontanément Yvon Lachance lorsqu’on lui demande comment la conception intégrée et les technologies influent sur la collaboration entre les professionnels dans son milieu de travail. « J’ai été aux premières loges de l’implantation des outils informatiques dans les bureaux d’architectes au début des années 1990 », raconte au bout du fil l’architecte principal et associé de la firme BGLA.

« À l’époque, les gens étaient très craintifs face aux potentielles répercussions de l’ordinateur sur les façons de travailler. Aujourd’hui, on revit les mêmes craintes envers les outils comme la modélisation des données du bâtiment (MDB). Or, la machine ne fonctionne pas toute seule, elle ne décide rien. Il y aura toujours un humain derrière. Et l’humain, lui, devra toujours savoir échanger et collaborer avec les autres. »

Cependant, qui dit collaboration et relations humaines dit aussi pluralité d’opinions, gestion d’ego et potentiels conflits !, signale Marie-Josée Lareau, consultante en innovation et coauteure d’une conférence sur la collaboration en entreprise créée dans le cadre du programme EMBA McGill-HEC Montréal. « Collaborer, c’est avant tout être d’accord pour être en désaccord », illustre-t-elle. Si les technologies simplifient le traitement et le partage de l’information, la collaboration entre êtres humains, elle, exigera toujours un investissement supplémentaire en temps et en énergie.

Or, les avantages de la collaboration l’emportent sur l’inconvénient que peut représenter la lourdeur du processus. « Seul, on avance plus vite. Mais ensemble, on va plus loin », résume Marie-Josée Lareau.

 

 

Un investissement payant

Une plus grande collaboration modifie en effet la « courbe d’efforts », témoigne l’architecte Vadim Siegel. « Pour s’entendre avec le client, les ingénieurs et les entrepreneurs sur une vision commune, on doit mettre plus d’énergie en début de projet. Mais à la fin, on épargne temps et argent. »

Assurément, mieux vaut savoir le plus tôt possible qu’une large colonne de soutien devra être placée ici, que les conduits de ventilation devront passer par là ou qu’on devra revoir la position d’un puits de lumière qui interfère avec celle d’un gicleur, raconte Yvon Lachance. Connaître et intégrer les impératifs techniques des ingénieurs et des entrepreneurs aide à éviter des « problèmes plates » et des quiproquos qui, autrement, devraient être réglés à grands frais en plein chantier.

Donc oui, au début, on aura plus de réunions, des délais supplémentaires et plus de décisions à prendre avec des personnes issues de diverses spécialités. Mais au-delà, la complémentarité des expertises permet de développer des produits plus riches et plus intéressants.

« Collaborer, c’est bien plus qu’un buzzword et c’est plus que de mettre des gens autour d’une table », explique Étienne Beaulieu, associé et consultant en développement organisationnel chez Grisvert, une firme montréalaise qui conseille les entreprises en innovation. « Les organisations constatent que le monde change de plus en plus vite et que, pour innover, trouver de nouvelles solutions et créer l’avenir, il faut faire les choses différemment. Mais l’avenir n’est pas dans l’esprit d’une seule personne ! D’où la nécessité de faire appel à l’intelligence collective. » ‘

La collaboration augmente l’adhésion à un projet et diminue la résistance au changement, a-t-il pu observer dans divers secteurs d’activité. « On le voit même à l’échelle de la société : il y a de plus en plus de consultations citoyennes dans le cadre de grands projets. L’inclusion de plusieurs visions est aujourd’hui considérée comme une valeur ajoutée. »

 

Le secret du succès

Alors, comment réussit-on cette fameuse collaboration ? Tout d’abord, il faut un leader, mais pas n’importe lequel, précise Marie-Josée Lareau. « Pour une collaboration fructueuse, il faut toujours un chef de projet qui fait le pont entre tous et qui a le pouvoir de trancher en cas d’avis divergents. C’est pourquoi ce leader doit avoir la confiance et le respect des autres, être capable d’écouter et de susciter des comportements productifs. Et puisque le revers de la collaboration, c’est que tout peut être la faute de quelqu’un d’autre, ce leader doit aussi être tenu de rendre des comptes en cas de problème. »

L’architecte est bien placé pour remplir cette fonction. Longtemps perçu comme le chef d’orchestre dirigeant de haut tout projet de construction, ce professionnel assume plutôt aujourd’hui un rôle de collaborateur pivot qui rallie d’autres experts autour de sa création. « Notre rôle change, mais comme l’architecte demeure le concepteur et l’instigateur du projet, il en reste le centre et assume un rôle de leader », explique Vadim Siegel.

 

Lier savoir-faire et savoir-être 

Une collaboration réussie repose aussi sur le choix des bons acteurs, c’est-à-dire un échantillon diversifié de personnes, explique Marie-Josée Lareau. « Si on ne croit pas à l’expertise des autres, la collaboration est vouée à l’échec. Mieux vaut alors ne pas collaborer du tout. » D’autant plus qu’en architecture, ce « mariage forcé » peut durer 1, 3, 5 voire 10 ans !, ajoute Vadim Siegel.

En mode collaboration, tous doivent faire preuve d’un certain savoir-être. « Autrement dit, il faut être capable de mettre de côté son ego et ses susceptibilités. Par exemple, un entrepreneur en construction peut très bien amener une idée qui fera évoluer celle de l’architecte et qui sera jugée bonne par le groupe », souligne Étienne Beaulieu.

Respect, écoute, ouverture d’esprit, intelligence émotionnelle... Mais est-ce donné à tous ? Non, selon Étienne Beaulieu, qui constate que le savoir-être est une qualité « à géométrie variable » chez les professionnels. « Les architectes et les ingénieurs, qui ont une formation très technique, sont moins exposés à ces notions que les professionnels des sciences humaines, dont la formation comporte par exemple plus de cours de leadership ou de communication. » À l’Ordre des architectes du Québec, Sébastien-Paul Desparois, directeur de la pratique professionnelle, précise que l’Ordre n’a pas encore établi de normes de pratique en matière de collaboration. « Ce savoir-être n’est pas dans notre cartographie de compétences actuelles. Mais ça s’en vient. La littérature confirme l’importance de la collaboration dans tous les domaines. »

 

Vive la technologie ?

Si la technologie permet plus que jamais de traiter, de synthétiser et de partager l’information rapidement, ces outils tendent aussi à nous éloigner les uns des autres, déplore entre autres l’architecte Vadim Siegel. « Depuis les courriels, par exemple, on passe notre temps à gérer 100 messages par jour et on se parle beaucoup moins. À mon avis, on est dans une impasse de « surcommunication » et cette distance entre nous nuit à la qualité des projets. »

Les relations humaines restent au cœur de la collaboration, et les négliger risque de miner la confiance des uns envers les autres, rappellent les spécialistes. Oubliez Skype : se réunir en personne régulièrement est essentiel, surtout aux moments clés de l’évolution du projet, quand la vision et les objectifs communs à tous doivent être mis (ou remis) sur la table pour maintenir le cap.

Et pour les petits bogues au quotidien ? « Rien ne vaut un bon vieux coup de téléphone plutôt qu’un courriel qui, au fond, n’est qu’un monologue, rappelle Yvon Lachance. Pour accomplir quelque chose et mener à bien un projet, il faudra toujours se parler. »



Pour collaborer comme un pro          

• Établir un objectif clair et partagé par tous dès le départ

• Écouter pour comprendre et non pour convaincre

• Faire preuve d’humilité

• Faire preuve d’empathie, c’est-à-dire se mettre dans les souliers de l’autre

• Garder l’esprit ouvert aux idées de l’autre

• Respecter l’expertise et le savoir de l’autre

• Communiquer ses idées clairement et avec concision afin de ménager ses interlocuteurs

 

Un projet est moins propice à la collaboration quand...

• Certaines parties prenantes, dont la haute direction, sont réticentes à collaborer

• Certains acteurs sont clairement en quête de pouvoir

• Le milieu professionnel est très compétitif et protège ses informations

• Les délais sont très serrés

• Le budget est à ce point limité qu’on n’a pas le temps de se réunir, de se consulter

 

En cas de conflit entre collaborateurs

• Dédramatiser la situation et s’exprimer en mettant l’émotivité de côté

• Utiliser les mots « recommandation » ou « rétroaction » plutôt que « critique »

• Consigner par écrit toute crainte émise par un expert afin qu’il se sente entendu et, surtout, protégé si les décideurs ignorent ses recommandations

 

Sources : Tous les spécialistes et architectes interviewés.