Esquisses, vol. 28, no 4, hiver 2017-2018

Cessionnaire de dossiersPour la suite des choses

Nommer un cessionnaire de dossiers, c’est un peu comme faire un testament. Mieux vaut s’en occuper pendant qu’on est en pleine possession de ses moyens pour éviter des maux de tête à sa succession.

Par l’équipe de l’inspection professionnelle*

Il y a quelques années, un architecte est décédé subitement. Comme il n’avait pas nommé de cessionnaire de dossiers, le suivi de ses 20 projets en cours et la conservation de ses dossiers terminés étaient compromis. La succession a alors communiqué avec l’Ordre, qui a dû fournir un accompagnement pour trouver un architecte acceptant d’agir à titre de cessionnaire. Ces démarches auraient pu être évitées si l’architecte avait pris les arrangements de son vivant.

La pratique de nommer un cessionnaire de dossiers est peu courante, voire inexistante, au sein des firmes d’architecture détenues par un patron unique. La situation inquiète, puisque ces firmes représentent une nette majorité au tableau de l’Ordre, soit 67 %.

Pourtant, désigner un cessionnaire de dossier comporte des avantages. En cas d’interruption imprévue de votre pratique, cela permet de faciliter le transfert des dossiers par votre succession, d’assurer la continuité des contrats actifs et de conserver les dossiers selon la durée prescrite dans la réglementation, de sorte que les clients voient respecter leur droit d’y avoir accès.

Qui doit nommer un cessionnaire ?

Tous les architectes possédant une firme d’architecture sont touchés par cette question. Ceux qui pratiquent seuls sont cependant particulièrement vulnérables, étant donné qu’ils n’ont pas d’associé pouvant reprendre leurs dossiers de manière automatique. Ils doivent donc s’assurer de nommer un cessionnaire de dossiers le plus rapidement possible pour éviter que cette tâche incombe à leur succession. Notons que les architectes associés uniquement avec des non-architectes sont considérés comme pratiquant seuls.

Qu’est-ce qui doit être cédé ?

Comme le précise son article 1, le Règlement sur la cessation d’exercice s’applique à tout ce qui est propriété de la firme : dossiers, ordinateurs, mobilier, etc.

Qui peut être nommé comme cessionnaire ?

L’article 2 du règlement indique qu’un architecte, une université québécoise, Bibliothèque et Archives nationales du Québec ou toute personne ou tout organisme ayant fait l’objet de l’approbation du conseil d’administration de l’OAQ à cet égard peut agir à titre de cessionnaire. 

Notons qu’un non-architecte peut être nommé cessionnaire, mais seulement pour les dossiers inactifs. Les dossiers actifs doivent obligatoirement être cédés à un architecte.

Quel est le mandat du cessionnaire ?

Les articles 6, 7 et 8 du Règlement précisent clairement le mandat du cessionnaire de dossiers. En résumé, ce dernier doit émettre un avis relatif à sa prise de possession des dossiers et autres éléments visés dans l’article 1. Il peut procéder par l’entremise des journaux locaux ou contacter chaque client individuellement. Dans tous les cas, il doit faire parvenir une copie de cet avis au secrétaire de l’OAQ.

Le cessionnaire doit également prendre les mesures de conservation nécessaires à l’égard des éléments visés. Il doit enfin « respecter le droit d’une personne de prendre connaissance des documents qui la concernent dans tout dossier constitué à son sujet et d’obtenir copie de ces documents ».

Est-il obligatoire de nommer un cessionnaire ?

Bien qu’il soit fortement recommandé de le faire, le règlement n’oblige pas les architectes pratiquant seuls à désigner un cessionnaire de dossiers lorsqu’ils sont toujours en exercice. 

Par contre, selon l’article 3, un membre qui décide de cesser d’exercer définitivement doit transmettre à l’Ordre les coordonnées d’un cessionnaire dans les 30 jours suivant sa démission. La procédure est la même pour les architectes radiés et pour la succession des architectes décédés.

Et l’architecte à la retraite ?

Un architecte à la retraite peut conserver ses dossiers puisqu’il est toujours membre de l’Ordre.

Il est assujetti au règlement sur la cessation d’exercice s’il a effectué des projets dans les cinq années précédant la date de départ à la retraite indiquée au tableau de l’Ordre. Dans ce cas, il est soumis aux mêmes modalités que les architectes actifs en ce qui a trait à la transmission à l’Ordre des coordonnées d’un cessionnaire.

Que faire en cas d’inaptitude soudaine ?

Avant de céder ses dossiers, l’architecte devenu soudainement inapte ou la personne détenant le mandat d’inaptitude doit fournir à l’Ordre un avis confirmant cette nouvelle condition. L’architecte ou la personne détenant le mandat d’inaptitude devra alors nommer un cessionnaire.

En outre, il peut arriver qu’un architecte devenu inapte ne soit pas en mesure de déclarer son état. Le CA de l’Ordre peut alors ordonner qu’il subisse un examen médical, en vertu de l’article 48 du Code des professions.
 



Quelques ressources

· Règlement sur la cessation d’exercice d’un membre de l’Ordre des architectes du Québec

· Manuel canadien de pratique de l’architecture, chapitre 2.1.2, Planification de la succession (accessible au oaq.com, via l’espace réservé)

· Politique relative à la cession de dossiers et de plans à l’Ordre, entrée en vigueur le 2 septembre 2014 (peut être consultée sur demande)

· Modèle de convention entre un architecte et un cessionnaire. Ce document est accessible au oaq.com (section Pratiquer l’architecture, Outils pour l’architecte, Formulaires, Fin de pratique et réinscription au tableau). Il peut être rempli tel un formulaire et envoyé à l’adresse aidealapratique@oaq.com.

 

*Stéphanie Caron, inspectrice, Pierre d’Anjou, inspecteur, Louis Réjean Gagné, inspecteur, Christina Dorion-Racine, coordonnatrice de l’inspection professionnelle, Sébastien-Paul Desparois, directeur de la pratique professionnelle