Esquisses, vol. 30, no 1, printemps 2019

La facturationTact et précision

Photo : Nik MacMillan, Unsplash

Vous envoyez une facture à un client après plusieurs heures de labeur acharné, mais celui-ci la juge excessive et refuse de la payer. Malheureusement, il est fréquent que les architectes se heurtent à cette situation. Comment l’éviter?

par Maude Hallé Saint-Cyr, inspectrice à l’OAQ

La facturation n’est pas une tâche à laquelle on s’attelle avec allégresse. Pourtant, cette corvée est un élément déterminant de la relation client. Voici quelques pistes pour vous assurer des paiements diligents.

Le contrat

Un client sera plus enclin à payer s’il y a été préparé. Cette préparation commence à l’étape du contrat: un mandat limpide et une procédure de facturation clairement décrite contribuent grandement à dissiper les malentendus. Inclure un modèle de facture au contrat permet au client de se familiariser avec les politiques de paiement ainsi qu’avec le format de la facture. N’oubliez pas que l’architecte a le devoir d’accompagner le client dans le processus architectural et de lui expliquer ses services et ses honoraires (Code de déontologie, articles 23 et 55). C’est particulièrement important si vous traitez avec un client néophyte.

Le contrat est aussi l’occasion de mettre la table concernant les honoraires non prévus à l’entente initiale et les frais afférents, comme les déplacements et les impressions. Profitez-en pour avertir le client des conséquences d’un non-paiement, comme en fait état le contrat type de l’Association des architectes en pratique privée du Québec. Les réticences d’un client en rapport avec les modalités de paiement d’un contrat peuvent laisser présager un conflit au moment de la facturation. Assurez-vous de mettre les choses au clair dès le début du projet.

La préparation

Il est surprenant de constater que certains architectes calculent encore leurs heures et le montant de leurs factures à la main. Si c’est votre cas, il est peut-être temps d’actualiser votre méthode. Demandez conseil à votre comptable ou munissez-vous d’un logiciel de facturation afin d’accélérer le traitement des données. Le temps que vous gagnerez rentabilisera assurément cet investissement.

Que vous facturiez de façon mensuelle ou par étapes de projet réalisées, faites-le de façon rigoureuse. Assurez-vous que vos employés remplissent leurs feuilles de temps tous les jours afin de pouvoir effectuer un suivi constant de l’évolution du projet. Cela vous évitera de perdre du temps à retracer l’information.

La collecte de données

Un logiciel de gestion des feuilles de temps est un outil précieux pour réunir les renseignements liés à un projet. Certains logiciels vont plus loin que la simple consignation des heures travaillées et vous permettent entre autres de comparer le temps estimé et le temps réellement consacré à un projet afin d’éviter les débordements. Votre logiciel devrait aussi pouvoir effectuer une analyse des données en fin de projet, ce qui vous permettra de mieux comprendre la répartition réelle des heures. Vous serez ainsi en mesure de bonifier votre offre de service pour les prochains projets.

Au-delà des solutions technologiques, toutefois, la meilleure gestion du temps se fait à la source, avec les personnes qui accomplissent le travail. Ainsi, il est recommandé de transmettre l’offre de service aux employés concernés afin qu’ils puissent arrimer leurs heures réelles aux estimations. En cas de dépassement anticipé, demandez-leur de vous aviser rapidement. Vous pourrez alors effectuer les ajustements nécessaires en amont de la facturation.

Le contenu de la facture

Une facture bien détaillée permet au client de s’assurer qu’il a bien reçu les services pour lesquels il va payer. Afin d’éviter que votre client tombe des nues en voyant un gros montant, subdivisez les tâches en sous-tâches et décrivez-les. Le niveau de détail des activités présentées doit faciliter le dialogue. Trop ou trop peu de détails risque de vous éloigner de l’objectif visé: la clarté.

La facture devrait préciser, entre autres, les dates des travaux réalisés, le nombre d’employés ayant effectué les tâches ainsi que leur fonction et leurs taux horaires respectifs, la date d’émission et la date limite pour le paiement. Incluez un état de compte qui indique ce que le client a déjà payé jusqu’ici. Révisez bien la facture avant de l’envoyer: une simple erreur de frappe pourrait vous faire perdre la confiance de votre client.

Tout cela peut sembler évident, pourtant, le mécontentement de clients par rapport à des factures floues, inexactes ou envoyées à des moments inopportuns donne souvent lieu à des conflits susceptibles de mener à un processus de conciliation.

La communication

La communication au sujet de la facture contribue à «faire passer la pilule». Avisez votre client avant de lui transmettre une première facture. Au moment de l’envoyer, profitez-en pour annexer les documents correspondant à la phase de projet facturée afin que le client reçoive ce pour quoi il va payer. Répondez rapidement et de façon courtoise à toute question portant sur la facture. Assurez-vous aussi de prévenir le client dès que vous réalisez que le prix sera plus élevé que prévu.

L’aspect visuel de la facture contribue également à la bonne communication. Différenciez les honoraires prévus au contrat des éléments facturés en sus ou des dépenses remboursables. Intégrez votre identité graphique à vos factures afin de renforcer votre image de marque.

Le paiement

S’il est facile pour le client de payer votre facture, il sera probablement plus enclin à le faire rapidement. Offrez différentes possibilités comme le virement, le paiement par carte ou le paiement en ligne en ayant recours à des logiciels tels que Square Cash ou FreshBooks.

Les factures impayées nuisent au bon fonctionnement de votre entreprise, alors ne les laissez pas traîner! Réfléchissez à la meilleure approche pour communiquer avec un client qui tarde à régler. Un appel courtois de votre part aura probablement plus d’impact qu’un rappel par courriel de votre comptable.

Travailler à l’amélioration de sa facturation peut demander de grands efforts, mais au final, c’est payant!

 

Merci à Louis Réjean Gagné, inspecteur principal et conciliateur à l’OAQ pour sa contribution à cet article.

 

En savoir plus

MCPA 2.1.4 – Administration financière

MCPA – Formulaire 2.1 – Note d’honoraires

IRACGuide aidant à déterminer les honoraires appropriés pour les services d’un architecte