Le processus de conciliation de comptes d’honoraires

En cas de mésentente concernant des honoraires d’architecte, les clients et les clientes peuvent se tourner vers le service de conciliation offert par l’Ordre. En plus d’être gratuit, ce service se révèle plus rapide, moins coûteux et plus simple que les recours devant les tribunaux.

Personne ne souhaite cela, mais il peut arriver qu’une cliente ou qu’un client et son architecte ne s’entendent pas sur le montant d’une ou de plusieurs factures d’honoraires.
La conciliation est alors le premier moyen à leur disposition pour dénouer l’impasse. Ce processus, qui repose sur le dialogue, peut éviter de coûteuses démarches juridiques.

C’est le client ou la cliente de l’architecte qui doit effectuer la demande de conciliation, dans un délai de 120 jours après avoir reçu le compte d’honoraires contesté. Il est possible de contester plusieurs comptes d’honoraires lors d’une même conciliation pourvu que tous les comptes contestés aient été reçus dans les 120 jours de la demande de conciliation. La cliente ou le client n’a qu’à remplir le formulaire en ligne et y joindre le ou les comptes contestés ainsi que le contrat de service.

À la réception de la demande, l’Ordre avise l’architecte en cause et nomme un conciliateur ou une conciliatrice. Cette personne communique ensuite avec chacune des parties pour s’informer des circonstances du différend, coordonner la séance de conciliation, expliquer son déroulement et répondre aux questions.

L’architecte ne peut pas effectuer de demande de conciliation. En revanche, son code de déontologie l’oblige à épuiser tous les moyens mis à sa disposition pour obtenir le paiement de ses honoraires avant d’engager des procédures judiciaires. La conciliation en fait partie. L’architecte a donc avantage à informer sa clientèle de l’existence de ce service.

Le conciliateur ou la conciliatrice est une personne impartiale dont la mission est d’aider les parties à trouver une entente. Toutefois, son rôle n’est ni de fournir une opinion juridique ni de protéger les droits des parties.

La conciliatrice ou le conciliateur communiquera avec chacune des parties séparément pour discuter du différend et du processus de conciliation, pour répondre aux questions et pour obtenir leurs disponibilités afin de fixer la rencontre de conciliation.

Normalement, la séance de conciliation se tient par visioconférence. Si les parties y consentent, la rencontre peut avoir lieu en personne aux bureaux de l’Ordre. Chaque partie peut être accompagnée d’un maximum de deux personnes. En principe, ces dernières ne peuvent pas intervenir à moins que le conciliateur ou la conciliatrice n’en décide autrement. Les avocats∙es ne peuvent faire de représentations lors d’une conciliation, ils∙elles ne peuvent qu’assister ou conseiller leur client ou cliente. La séance de conciliation dure un maximum de cinq heures.

Si les parties parviennent à une entente, la conciliatrice ou le conciliateur la consigne par écrit dans un document qui doit être validé et signé par les parties. Cette entente est définitive et exécutoire (les parties sont tenues de la respecter).

Si aucune entente n’a pu être conclue, le conciliateur ou la conciliatrice transmet aux parties un rapport sur le différend. Le client ou la cliente a alors 15 jours suivant la réception de ce rapport pour faire une demande d’arbitrage.

En l’absence de collaboration de la part de l’architecte, la conciliatrice ou le conciliateur peut conclure que la conciliation n’a pas conduit à une entente et présenter un rapport à cet effet. La cliente ou le client peut alors faire une demande d’arbitrage.

Si c’est plutôt le client ou la cliente qui refuse ou néglige de collaborer, le conciliateur ou la conciliatrice peut mettre un terme au processus en informant les parties par courriel.
Dans un tel cas, la cliente ou le client ne pourra pas recourir à l’arbitrage, et les parties devront régler leur différend à leurs frais par l’entremise des tribunaux ou de services de conciliation privés.

Que vous soyez architecte, client ou cliente, nous vous invitons à consulter nos conseils pour vous préparer à la conciliation.

L’OAQ offre le service de conciliation en vertu du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des membres de l’Ordre professionnel des architectes du Québec.