Lorsque des personnes non membres de l’OAQ contribuent à des documents que vous devez signer et, selon le cas, sceller, vous avez l’obligation d’assurer leur direction en plus de détenir une connaissance et une maîtrise globales des documents. (Il est néanmoins entendu que vous remplirez l’obligation de connaissance et de maîtrise globales des documents si vous avez effectué une direction adéquate.) Vous devez aussi vous assurer que les documents sont complets pour les fins indiquées.
Cet aide-mémoire est un complément des Lignes directrices adoptées par le conseil d’administration de l’OAQ.
Recommandations
Préparer les activités de direction
- Déterminez un plan de travail. Voici des éléments qu’il pourrait contenir, à titre d’exemples :
- Les tâches que vous devez accomplir personnellement et celles qui peuvent être déléguées;
- Les membres de l’équipe de travail et leurs rôles;
- Les attentes et les objectifs à atteindre;
- L’horaire et la fréquence des rencontres de travail;
- Les moyens de communication;
- Les outils collaboratifs internes et externes;
- Les jalons critiques à atteindre;
- Les moyens de classement pour démontrer votre direction (voir l’encadré Laissez des traces, ci-dessous).
Pour en savoir plus, consultez le Manuel canadien de pratique de l’architecture (MCPA) – « Chapitre 5.3 : Gestion des communications »
- Expliquez votre obligation de direction à toutes les personnes qui collaboreront aux documents, par exemple lors de la réunion de démarrage du projet.
- Assurez-vous qu’elles comprennent votre rôle et les tâches qui vous incombent personnellement (voir le point A, sous Obligations, ci-dessous);
- Rappelez à l’équipe que vous devez avoir le contrôle et l’autorité en matière de :
- supervision du travail,
- délégation des tâches,
- décisions liées à la conception,
- intégration des décisions techniques liées à la préparation des documents;
- Conviez le client ou la cliente à cette rencontre, si nécessaire.
• Présentez le plan de travail à votre équipe et révisez-le à intervalles réguliers en fonction des développements du projet.
Obligations
A. Menez le processus intellectuel et matériel derrière le projet
- Effectuez vous-même les activités fondamentales relevant de l’exercice de l’architecture :
- La confirmation des enjeux propres au projet :
- Faites les vérifications et les recherches nécessaires en ce qui a trait aux enjeux,
- Ayez une vision globale des contraintes et des risques liés au projet (ex. : analyse du budget, particularités du site, contexte historique et réglementation applicable);
- La communication des directives, l’organisation et l’encadrement des tâches des membres de l’équipe tout au long du projet :
- Chapeautez et déléguez vous-même les tâches confiées à d’autres;
- Le processus de conception :
- Menez le processus : générez des idées, explorez différentes approches pour répondre aux objectifs du projet, établissez le parti architectural et contribuez activement à l’élaboration du concept (ex. : analyse du programme, synthèse des données, production d’esquisses, recherche de précédents);
- La communication avec le client ou la cliente tout au long du projet :
- l’explication de vos services,
- la conclusion de l’entente,
- la récolte et l’analyse de ses besoins,
- la remise des documents et les explications nécessaires à leur compréhension.
- La confirmation des enjeux propres au projet :
- Prenez les principales décisions et déterminez les orientations du projet du début à la fin.
- Contrôlez la réalisation du mandat du début à la fin (ex. : révision régulière de la portée du travail à réaliser, des livrables et des ressources à mobiliser pour atteindre les objectifs).
Pour en savoir plus, consultez le MCPA – « Chapitre 5.1 : Gestion d’un projet de conception » et l’annexe A – Liste de contrôle pour la gestion du projet d’architecture.
B. Exercez une supervision immédiate et continue
- Dirigez les personnes directement, sans intermédiaire, tout au long de leur contribution au projet.
- Donnez des consignes claires, précises et détaillées quant aux tâches à réaliser et aux objectifs à atteindre;
- Si vous travaillez à distance, documentez vos activités de direction (voir l’encadré Laissez des traces, ci-dessous).
- Effectuez personnellement un suivi serré des prestations de travail tout au long du projet.
- Ayez des échanges multiples et fréquents;
- Vérifiez le progrès, la qualité et la conformité du travail réalisé.
- Restez disponible pour répondre aux questions de manière explicite et avec célérité.
Abstenez-vous de signer et de sceller tout document qui a été commencé par une personne qui n’est pas membre de l’Ordre et qui n’a pas travaillé sous votre direction.
Pour en savoir plus, consultez les articles « Reconnaître le sceau de complaisance » et « Le sceau de complaisance : une collaboration mal avisée », Esquisses, été 2023.
C. Exercez votre autorité
- Assurez-vous que les personnes qui contribuent au projet vous sont subordonnées. Vous pouvez :
- les obliger à se conformer à vos directives;
- leur imposer des modalités quant à l’exécution des tâches et prendre les moyens nécessaires pour vous assurer de leur respect;
- conclure une entente écrite avec elles :
- Rédigez l’entente de manière qu’elle démontre que c’est vous qui retenez leurs services pour vous assister en échange d’une rémunération;
- mettre fin à leur prestation de travail si elles négligent de se soumettre à vos instructions.
Laissez des traces
Vous avez la responsabilité de démontrer votre direction du travail des personnes non membres de l’OAQ. Sans cette démonstration, vous pourriez vous faire reprocher d’avoir apposé une signature et un sceau de complaisance. Cela signifie qu’en plus des documents relatifs au dossier énumérés à l’article 2.01b du Règlement sur la tenue des dossiers, du registre et des bureaux d’architectes, vous devez aussi conserver :
- tous les échanges (ex. : courriels, messages texte, notes de réunion, etc.) avec les personnes sous votre direction;
- vos notes, avec la date, concernant le contenu des échanges verbaux avec les personnes sous votre direction;
- tous les documents produits par les personnes sous votre direction. Vous pouvez apposer vos initiales ou annoter ces documents pour démontrer que vous en avez pris connaissance;
- s’il y a lieu, un contrat écrit détaillant le mandat confié aux personnes non architectes et les modalités afférentes;
- s’il y a lieu, les documents relatifs au paiement des honoraires des personnes non architectes;
- le détail des actions effectuées par les personnes sous votre direction et, au besoin, des heures travaillées;
- les notes et documents qui démontrent que vous avez mené le processus intellectuel et matériel derrière le projet (par exemple, notes de suivi avec le client ou la cliente, contrat écrit, ébauches, croquis, analyses et études diverses préparées par vous, etc.).
Pour en savoir plus, consultez l’article « Documenter ses projets : laisser une trace », Esquisses, hiver 2018-2019.
Questions ou commentaires
Si vous avez des questions ou des commentaires à propos du contenu de cet article, veuillez communiquer avec le bureau de la syndique, à [email protected].